Presentamos el registro de sesiones de Webex Events: simplificar el seguimiento de asistencia y mejorar la experiencia del evento

Ya sea para cumplir con restricciones de capacidad, garantizar controles de seguridad y acceso o registrar la asistencia para otorgar créditos de educación continua (CEU), los organizadores de eventos necesitan la capacidad de realizar un seguimiento de la asistencia durante las sesiones del evento.

Nos complace presentar la función Registro de sesión de Webex Events, que brinda a los planificadores de eventos la capacidad de hacer todo lo anterior y más.

El lanzamiento de este producto más reciente permite a los organizadores de eventos registrar a los asistentes dentro y fuera de las sesiones para:

• Premio CEU
• Comunicaciones de seguimiento personalizadas con los asistentes a la sesión.
• Permitir o denegar a los asistentes el acceso a una sesión
• Sigue la popularidad de las sesiones.
• Seguimiento y gestión de regalos o distribución de alimentos

Obtenga más información sobre cómo esta nueva característica fácil de usar mejora la experiencia del evento para los asistentes y reduce la carga para los organizadores del evento.

El poder del registro de sesión: manténgase informado y mantenga el control

Session Check-in brinda a los organizadores de eventos un proceso de registro de asistencia eficiente y fluido.

Seguimiento de asistencia

Con el registro de sesiones de Webex Events, los organizadores de eventos obtienen la capacidad de realizar un seguimiento y administrar la asistencia a las sesiones a lo largo de sus eventos, lo cual es crucial para otorgar CEU y garantizar que estén presentes los asistentes adecuados.

Durante los check-ins ocupados, cuando el planificador no puede permitirse el lujo de irse, puede cambiar el estado del check-in directamente desde sus teléfonos si ocurre un error.

El seguimiento preciso de la asistencia en cada sesión permite al organizador del evento o al anfitrión de la sesión adaptar la comunicación posterior al evento a los asistentes a la sesión. Pueden enviar un correo electrónico de agradecimiento, una encuesta o recursos adicionales relacionados con el contenido de la sesión.

Control de acceso y seguridad

A veces, los organizadores de eventos necesitan establecer un control de acceso en sesiones específicas debido a restricciones de capacidad del lugar o al nivel de credencial que una persona ha comprado. El registro de sesiones de Webex Events proporciona a los planificadores una funcionalidad de control de acceso para garantizar que los asistentes solo puedan acceder a las sesiones a las que están autorizados y evitar el acceso no autorizado o la entrada accidental.

El planificador establece el control de acceso en función de «pistas» o «agenda personal». Debajo pistas, los asistentes pueden acceder según el recorrido del evento especificado, que a menudo coincide con su nivel de credencial. Con agenda personal configuración, solo los asistentes que hayan agregado la sesión a su agenda o a quienes se les haya asignado la sesión a través de la función Agendas preestablecidas de Webex Events pueden asistir. Si a un participante escaneado no se le permite ingresar a la sesión, la aplicación se detendrá y mostrará una advertencia, lo que permitirá al usuario tomar las acciones apropiadas.

Análisis e información en tiempo real

El registro de sesión de Webex Events proporciona a los planificadores de eventos información en tiempo real sobre el estado de registro de los asistentes. Pueden ver la lista de asistentes que han realizado el check-in, realizar un seguimiento de su historial de check-in y realizar cambios en el estado de check-in directamente desde su dispositivo móvil. Esta función ayuda a los planificadores a mantenerse actualizados y solucionar cualquier problema o error con prontitud.

Consejo profesional: Los organizadores también pueden crear «sesiones» ocultas para la distribución de alimentos y la recogida de regalos. Esto convierte el registro de sesión en un rastreador de inventario y eficiencia.

Aproveche las funciones móviles para un check-in sin problemas

La función de registro de sesión de Webex Events está disponible en la misma aplicación de iOS que los planificadores de eventos ya utilizan para la impresión de credenciales en el sitio, lo que crea una experiencia unificada. Los planificadores pueden registrar cómodamente a los asistentes para las sesiones usando su iPhone o iPad simplemente seleccionando la sesión a la que desean registrarse y luego escaneando los códigos QR de los asistentes a medida que ingresan.

Si un asistente no tiene su credencial, los organizadores pueden buscarlo y comprobarlo por nombre, correo electrónico, empresa o cargo. Esta flexibilidad mejora el proceso de check-in y mejora la eficiencia general.

Capacite a los planificadores con control y personalización

Las funciones complementarias de la plataforma Webex Events permiten a los usuarios personalizar la experiencia de registro de sesiones para beneficiar tanto a los planificadores de eventos como a los asistentes al evento.

Bloqueo de sesiones y modo quiosco

A veces, los organizadores de eventos quieren permitir que los asistentes se registren ellos mismos en una sesión, o pueden contratar contratistas para facilitar el registro de la sesión. La inclusión de un modo quiosco brinda a los planificadores de eventos un control total sobre la experiencia de registro de los asistentes. Los organizadores pueden bloquear dispositivos específicos para determinadas sesiones, lo que permite el registro automático de los asistentes y limita el acceso a los contratistas, para que solo vean lo que necesitan.

Bloquear cada dispositivo solo para sesiones específicas garantiza que los asistentes y el personal solo puedan acceder a lo que sea relevante para ellos. El control específico de la sesión sobre el recuento de asistencia, los perfiles de los participantes y la visibilidad de la descripción de la sesión y el cambio del modo de registro entre el registro de entrada y el de salida brinda a los organizadores un control preciso para cada sesión.

Marca e identidad visual

Cuando se trata de eventos, el uso de una marca cohesiva a lo largo de la experiencia sumerge a los asistentes, garantiza la coherencia y refuerza la identidad visual del evento. El registro de sesiones de Webex Events permite a los planificadores personalizar la combinación de colores y cargar imágenes de fondo en la aplicación. La misma combinación de colores o imagen de fondo establecida en la plataforma se aplicará tanto al evento como a la sesión de check-in.

Capacidad de uso sin conexión

A veces, la conexión a Internet del salón de eventos es irregular, especialmente cuando cientos de asistentes inician sesión en la misma red. El registro de sesión de Webex Events ofrece funcionalidad fuera de línea, lo que permite a los organizadores de eventos realizar registros incluso cuando sus dispositivos no están conectados a Internet. El sistema sincronizará automáticamente los datos una vez que el dispositivo se vuelva a conectar. Esta característica garantiza un seguimiento de asistencia ininterrumpido.

Mejore la eficiencia y el conocimiento con las funciones de la plataforma

Para una gestión integral de las sesiones, se han realizado cambios en la plataforma para admitir la funcionalidad de registro de sesiones de Webex Events para que los planificadores puedan personalizar fácilmente su experiencia de usuario y realizar un seguimiento de las métricas.

Listado de sesiones y asistencia

A través de listados de sesiones y asistencia, los organizadores pueden acceder a los detalles de las sesiones, administrar lugares y realizar un seguimiento de las métricas de asistencia para mejorar la planificación y los informes. La lista de sesiones incluye columnas para el estado de registro, el recuento de asistencia, la ubicación y la agenda a la que pertenece la sesión. Cualquier edición de la ubicación se sincronizará con los mapas en la aplicación del evento.

Las métricas de asistencia también están disponibles por sesión y muestran cuántos asistentes se registran en la sesión, así como la capacidad restante y la capacidad total de la sesión. Esto mantiene informados a los organizadores y les permite realizar ajustes sobre la marcha según sea necesario. Por ejemplo, en el caso de una sesión llena, puede optar por realizar la misma sesión nuevamente más tarde ese mismo día.

Configuración de sesión y modos de registro

La configuración de la sesión es donde el organizador establece límites de capacidad y control de acceso. Ya sea para imponer una hora estricta de finalización de la sesión o debido a algo inesperado, los planificadores necesitan la capacidad de impedir rápidamente que los asistentes se retiren. Al editar una sesión en la plataforma Webex Events, el planificador puede identificar y cambiar el estado actual de una sesión. El planificador también tiene control total sobre el modo de registro de la sesión.

Además, los organizadores del evento pueden ajustar la experiencia de registro, eligiendo si mostrar una página de bienvenida o redirigir a una página de confirmación después de que el asistente haya realizado el check-out.

Lista de participantes de la sesión y métricas.

La lista de asistentes a la sesión permite al planificador realizar un seguimiento del estado de registro de los asistentes asignados a la sesión o que han agregado la sesión a su agenda personal.

La lista también brinda a los planificadores la posibilidad de cambiar el estado de los participantes entre check-in, check-out y no check-in. Esto resulta especialmente útil para corregir registros incorrectos o agregar asistentes que ingresaron a la sesión sin finalizar la sesión.

Después del evento, los planificadores obtienen acceso a los registros de asistencia de sus sesiones a través de varios informes de Excel. Pueden aprovechar estos informes para comprender el rendimiento de sus sesiones y prepararse para eventos futuros. Estas métricas también ayudan a guiar las campañas de marketing específicas al brindar información sobre los intereses de los asistentes en función de su asistencia a la sesión.

Revolucione el proceso de registro de su sesión

Al utilizar el registro de sesión de Webex Events, los organizadores mejoran sus flujos de trabajo y simplifican el proceso de registro para los asistentes. Desde seguimiento de asistencia y controles de acceso hasta marca y métricas, el producto ofrece todo lo que los organizadores de eventos necesitan para brindar una experiencia moderna y al mismo tiempo obtener beneficios en el backend.

Para obtener una solución revolucionaria que agilice las operaciones, aumente la satisfacción de los asistentes e impulse el éxito del evento, pruebe Webex Events Session Check-in.