Lo que se debe y no se debe hacer en la organización de eventos – Event-ure

Planificar un evento no es una tarea fácil. Hay empresas de catering que contratar, planos de asientos que planificar y, lo más importante, anfitriones que apaciguar. Como planificador de eventos, es importante mantener un aire de profesionalismo al planificar una fiesta. Existen reglas no escritas que todo coordinador de eventos debe seguir para celebrar la noche de la temporada. Estas son algunas de las cosas más importantes a tener en cuenta al planificar un gran evento.

Qué hacer

Haga un presupuesto con cuidado. La mayoría de los organizadores de eventos tienen una cantidad determinada de dinero que pueden gastar en una fiesta. Es importante mantenerse dentro de este presupuesto, y la mejor manera de hacerlo es asignando efectivo para gastos esenciales como el alquiler del lugar, el catering y el equipo de sonido. Elaborar un presupuesto sólido garantiza que no terminarás gastando demasiado en un área y descuidando otra.

Manténgase al día. Crear un cronograma es importante para establecer un presupuesto en las primeras etapas del proceso de planificación del partido. Los coordinadores de eventos deben elaborar un plan diario que describa lo que planean lograr y hacer todo lo posible para cumplir con este cronograma. Es una buena idea dejar algo de margen para reservas urgentes en caso de que las cosas no salgan según lo planeado.

Examina a tu equipo. A menudo, los organizadores de eventos no trabajan solos. Quienes trabajan como jefes de equipo deben asegurarse de que su número dos sea creativo, trabajador y confiable. Elegir el comité de planificación de eventos adecuado es una de las claves para que cualquier evento sea un éxito.

no lo hagas

Supérate a ti mismo. Es importante no intentar hacerlo todo usted mismo, ya que esto sólo provocará estrés innecesario y un rendimiento laboral deficiente. En lugar de microgestión, los coordinadores de eventos deben confiar en que su equipo se encargará de parte del trabajo pesado. También debes tener en cuenta que incluso cuando le das todo a un evento, aún así no puedes complacer a todos.

Apresurar las cosas. Si bien es importante cumplir con el cronograma, los organizadores de eventos también deben tener cuidado de no apresurarse en decisiones importantes como elegir un lugar o una empresa de catering. En lugar de optar por la primera opción disponible, tómate el tiempo de investigar opciones locales para encontrar el mejor servicio al precio más bajo.

Olvídese del papeleo. Es una buena idea que los coordinadores de eventos se aseguren de ahorrar en todo el papeleo. Debe hacer copias de cualquier contrato con sus clientes y solicitar confirmaciones de todos los proveedores, vendedores y servicios que contrate. También es una buena idea guardar los recibos para fines presupuestarios.

Al planificar una fiesta, existen reglas importantes a seguir y errores comunes que se deben evitar para que su evento sea un éxito. Familiarizarse con estas reglas de etiqueta no escritas puede ayudarle a hacer realidad sus visiones de una velada perfecta.