Verificación final para que el expositor la revise antes de ir a la feria
Preparación justo antes de ir al sitio
Hiciste tu lista de verificación y verificaste dos veces que todo estuviera ordenado y lo reconfirmaste con tus proveedores. Revisé el calendario y me aseguré de que esté actualizado y tenga todo listo para funcionar. Ahora utilice esta lista para recordar otras cosas que desea haber logrado:
- Verifique el dinero y que se hayan pagado todas las facturas.
- Comprueba que has pedido lo necesario:
- Fortaleza
- Instalaciones de telecomunicaciones
- Equipo
- Limpieza de las gradas
- Seguro
- Muebles
- Espectáculos florales
- Abastecimiento
- Verifique e informe a las personas adecuadas sobre los arreglos de viaje, alojamiento en hotel y salas de reuniones que haya reservado.
- Si algún orador representa a su empresa en cualquiera de las sesiones, asegúrese de que tenga reservas de viaje y hotel y que hayan sido confirmadas. Verifique que se les haya enviado la información de las sesiones del seminario, incluidos los horarios de las sesiones, los planos de las salas de conferencias y los diseños de las exposiciones.
- Asegúrese de que se hayan enviado los detalles de la exposición al personal que asistirá y ayudará, incluido el número de su stand y de la sala. Necesitarán saber qué días y horarios asistirán y cuándo se reunirán, y necesitarán un plan de presentación.
- Realice una llamada telefónica o una reunión con todos los asistentes para repasar el cronograma del espectáculo y lo que se espera de su participación.
- Asegúrese de que todo el personal comprenda las metas y objetivos que desea alcanzar en esta exposición.
- Prepare al personal: asegúrese de que tengan un conocimiento profundo de su empresa y sus productos y servicios, tanto actuales como nuevos, y también de que conozcan las tendencias relevantes del mercado y la competencia para que puedan hablar de manera efectiva con los clientes potenciales.
- Realice la capacitación previa requerida del personal y asegúrese de que estén familiarizados con cualquier equipo, demostración o presentación que necesitarán usar o consultar.
- Gestionar el proceso de recopilación de leads y asignar personal en la oficina central para realizar el seguimiento adecuado lo antes posible después de que se hayan generado.
- Haga un inventario y empaquete los artículos que se llevarán a la feria, como literatura, formularios de obsequio y clientes potenciales, así como equipos, software y existencias. A menudo, estos pueden ser entregados en la feria por los constructores de stands o mediante los servicios de una empresa de transporte. Si expone en un país no perteneciente a la UE, asegúrese de haber completado los formularios de aduana correctos para el despacho de aduana y el reingreso a su país.
- Confirme que los bienes hayan llegado y que todos los contratistas estén según lo programado.
- Verifique que haya enviado credenciales o pases según sea necesario.
- Elabora un manual de exposición con toda la información sobre la exposición y la participación de tu empresa, así como el contacto y nombres de los proveedores.
- Planee viajar durante la construcción del stand para asegurarse de que todo funcione según lo programado y de que esté allí para supervisar la construcción del stand. Haz una foto del stand antes de la inauguración de la exposición.
- Verifique por última vez todos los arreglos de viaje/alojamiento y la información para llegar a la exposición a tiempo para la construcción.