Reuniones y eventos durante el Covid-19
Decir que 2020 causó estragos en la industria de reuniones y eventos en vivo es quedarse corto. Con esto en mente, y para comprender mejor cómo nos ha impactado el COVID-19, recientemente realizamos una encuesta para verificar nuestra base de clientes y nuestra red nacional de veteranos de la industria. Nuestra intención era capturar sus ideas e iniciar un diálogo sobre nuestro estado actual y ver dónde y cómo nuestros pares de la industria ven las reuniones y eventos en vivo versus virtuales a medida que nos acercamos al 2021.
¿Cómo van las reuniones y eventos en este momento?
Cuando se les preguntó cómo están gestionando los eventos los profesionales de reuniones en este momento, la abrumadora mayoría, el 64,29%, respondió prácticamente, con un modelo híbrido muy por detrás con un 14,29%. Sólo el 1,79% compartió que sus reuniones se llevan a cabo en vivo y en persona. No es una gran sorpresa, sin embargo, es interesante notar que la segunda respuesta más alta, que fue del 19,64%, afirmó que sus eventos fueron cancelados y que no estaba sucediendo nada en ese momento. Evidentemente, sin duda un signo de suerte de los tiempos.
¿Cuáles son los mayores obstáculos para planificar eventos en vivo?
-
El asistente tiene miedo de participar en persona.
51,74%
-
Restricciones de la empresa
58,93%
-
Restricciones gubernamentales
48,21%
-
Incapacidad para proteger a los asistentes de la exposición al virus
57,14%
-
Miedo a viajar
51,79%
-
Presupuesto
10,71%
Para comprender mejor cuáles eran los motivos, hicimos una pregunta de seguimiento sobre cuál era el mayor obstáculo para planificar eventos en persona en este momento. Estas respuestas fueron interesantes porque mostraron claramente la incertidumbre sobre «cómo» pueden ocurrir eventos en vivo de manera segura. En orden de preocupación estaban la consideración del miedo de los asistentes a participar en persona, la respuesta de su empresa al COVD-19 que restringe la planificación de eventos en vivo, el miedo de no poder proteger a los asistentes contra el contagio del virus, las preocupaciones sobre los viajes aéreos para para asistir, tratando de navegar las restricciones gubernamentales en constante cambio administradas por cada estado. Y por último, la que, sinceramente, siempre ha sido una de las principales consideraciones a la hora de planificar cualquier tipo de evento, fue el presupuesto. ¿Imagina eso? ¡El todopoderoso dólar ocupó el último lugar en esta categoría!
¿Cuándo volverán los eventos en persona?
Nuestra siguiente pregunta de la encuesta es una sobre la que estábamos muy interesados en aprender más. Si bien nos sentimos alentados en nuestro intento de mantenernos informados sobre las tendencias actuales, la fabricación exitosa de una vacuna y las previsiones económicas futuras, le preguntamos, en función de su conocimiento actual y su percepción del futuro, cuándo prevé el regreso de su organización a las actividades presenciales. cara, eventos en vivo? Un sorprendente 69,64% de los encuestados respondieron el tercer o cuarto trimestre de 2021. Los trimestres uno y dos de 2021 quedaron en segundo lugar con un 14,29 %, y un 12,50 % informó que su organización solo planificará eventos virtuales en el futuro previsible. Empatados en la parte inferior con un 1,79%, los eventos personales nunca se detienen y la organización ya no planificará reuniones ni eventos.
- 69,64% dice Q3 o Q4 de 2021
- 14,29% dice Q1 o Q2 de 2021
- 12,50% ve persistencia virtual
¿Qué precauciones se aplican actualmente en los eventos?
Cuando se les preguntó qué precauciones de seguridad estaban tomando actualmente nuestros encuestados para eventos en persona, las respuestas incluyeron:
- 46,43% Desinfectante de manos
- 48,21% Distancia social
- 46,43% Mascarillas
- 12,50% Protectores faciales
- 5,36% Batas protectoras
- 12,50% Guantes protectores
- 10,71% Otros
¿Desaparecerán los eventos en vivo?
Los eventos cara a cara y en vivo seguirán siendo una experiencia muy necesaria y valiosa en nuestra industria. Ya sean conferencias, talleres, simposios, conferencias, eventos deportivos, conciertos o teatro, existen razones de peso para reunirse y reunirse en persona, que incluyen:
- La anticipación de encontrarse cara a cara en un espacio físico es emocionante
- Más concentración, menos distracciones al asistir a un evento en persona
- Más inversión por el tiempo y esfuerzo realizado para asistir a un evento en vivo
- Oportunidades de networking y la capacidad de causar una buena impresión a otros asistentes.
Abordar un tema similar con esto es la consideración de si aquellos en nuestra industria ven los eventos virtuales como capaces de replicar todos esos mismos aspectos importantes de un evento en persona. Un impactante 82,14% respondió un rotundo NO, mientras que el 17,86% cree que puede y lo hace. Cuando se les preguntó por las razones por las que un evento virtual no se puede comparar con un evento en vivo, la falta de interacción humana y la persona con la capacidad de establecer contactos fueron las mejores razones.
¿Qué problemas surgen al asistir a eventos virtuales?
Cuando surgió la pregunta, ¿qué desafíos enfrenta al pasar de la planificación de eventos en persona a eventos virtuales?, las respuestas abarcaron toda la gama, incluyendo:
Adaptación a la pandemia
Los eventos virtuales no son nuevos. Durante años hemos utilizado varios tipos de tecnología para reuniones, incluidos seminarios web, llamadas telefónicas digitales y transmisiones por satélite; sin embargo, ahora tuvimos que aprender a adaptarnos para albergar casi cualquier tipo de evento de esta manera. La pandemia ha aumentado la necesidad de expansión en el campo de la tecnología online. Las empresas de tecnología de eventos han saltado al llamado a transformar e impulsar lo que antes eran capaces de ofrecer a nuestra industria a lo que hoy se demanda y demanda.
Esta constatación es evidente en nuestra encuesta cuando se nos preguntó si la navegación hacia eventos virtuales justificaba más, menos o el mismo número de eventos que en 2019. Los números hablaban por sí solos. La cohorte más grande, el 37,50%, afirma gestionar menos reuniones en este momento. El 23,21% respondió que el número de sus reuniones y eventos no ha cambiado y sigue siendo el mismo, y el 17,86% dijo que ahora están gestionando más eventos que el año pasado.
¿Qué plataformas utilizan los planificadores de reuniones?
Hemos escuchado sus nombres antes, algunos más que otros, pero en los últimos ocho meses se han convertido en sinónimos tan importantes para la producción de un evento como el contenido del evento en sí. ¿Qué plataforma tecnológica para eventos deberíamos utilizar? ¿Qué funcionará mejor para el tipo de evento que se organiza? En el puesto número uno, como proveedor de plataforma digital preferido para eventos virtuales, se encuentra Zoom con un 50%. La facilidad de uso fue la razón principal por la que muchos encuestados eligen esta plataforma. A continuación en orden se encuentran muchas otras respuestas, incluidas WebEx, Google Meet, Connex y muchas más.
¿Qué está pasando con los presupuestos?
En esta época de Covid-19, ha demostrado ser aún más importante que antes considerar los factores de costo involucrados en la planificación de una reunión, ya sea virtual o en persona. Los profesionales de eventos se ven obligados a encontrar formas de ahorrar dinero, especialmente cuando tienen que lidiar con presupuestos minuciosos. En nuestra encuesta, preguntamos si el paso de eventos en vivo a eventos virtuales había aumentado o disminuido su presupuesto de planificación de eventos, el 66,67% respondió que sus presupuestos habían disminuido significativamente mientras que solo el 18,52% afirmó que no había ningún cambio.
La buena noticia es que los eventos virtuales parecen ser más rentables y proporcionan mayores ahorros. Estos ahorros se reflejan en la eliminación de los costos del lugar, la organización y distribución de eventos, el catering, el alquiler de equipos audiovisuales, los costos de viaje, el alojamiento en hoteles y más. El desafío inicial de los planificadores es examinar toda la información en la web para determinar la mejor plataforma tecnológica, los costos asociados en función de los requisitos del evento y luego establecer el costo del marketing para promocionarlo.
Terminando
Finalmente, y en una nota más personal, esperamos que el mundo vuelva a tener cierto sentido de lo que sabíamos que era, aunque creo que cambiaremos para siempre, saldremos de esto. No importa la agitación que esta pandemia nos esté causando en nuestra vida personal y profesional y en nuestro mundo, hay una cosa con la que podemos contar… habrá cambios, nos adaptaremos y volveremos mejores y más saludables. . Mientras tanto, podemos consolarnos sabiendo que hay algo que podemos hacer, incluso si todo eso es esperar.
La publicación Reuniones y eventos durante Covid-19 apareció por primera vez en GCG Event Partners.
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