La tendencia del concepto Ciudad de 15 minutos en la planificación de eventos

El concepto de ciudad de 15 minutos es la mayor tendencia en este momento en la industria de eventos. Se refiere a la creación de entornos urbanos donde los residentes puedan acceder a sus necesidades esenciales a 15 minutos a pie o en bicicleta desde sus hogares.

Esta tendencia está ganando popularidad a medida que más personas buscan:

1. Reducir su huella de carbono
2. Mejora su bienestar general.
3. Tener un compromiso comunitario más profundo

Si bien el concepto se aplica a la vida privada, también tiene una gran influencia en la industria de eventos.

Así es cómo:

Colabora con empresas locales

Compre bienes y servicios de empresas locales. Esto ayudará a los organizadores del evento a garantizar que el evento refleje las necesidades e intereses de la comunidad local donde se lleva a cabo y apoye su desarrollo económico y social.

Trabajar con empresas locales puede acortar la cadena de suministro, reducir los costos de transporte y minimizar la huella de carbono del evento al reducir la distancia que deben recorrer los bienes y servicios.

Ofrezca actividades cercanas para que los asistentes exploren durante el tiempo de inactividad o después del evento.

Anime a los asistentes a aprovechar los alrededores explorando a pie o en bicicleta. A menudo, los asistentes pasan todo el evento en el interior, perdiendo la oportunidad de experimentar el área local.

Anime activamente a los asistentes a explorar brindándoles suficiente tiempo de inactividad y recomendándoles negocios y atracciones cercanas. Organiza visitas guiadas o grupos de caminata para promover la actividad física y facilitar el networking entre los asistentes.

Elija lugares y ubicaciones que sean fácilmente accesibles a pie, en bicicleta o en transporte público.

Elija lugares que se encuentren a poca distancia entre sí a pie, en bicicleta o en transporte público, idealmente no más de 15 minutos. Esto no sólo reduce la huella de carbono del evento, sino que también beneficia a los asistentes al minimizar el tiempo necesario para viajar entre lugares.

Al reducir la necesidad de que los asistentes viajen largas distancias entre los lugares del evento, esto puede ayudar a aliviar el estrés y la fatiga que pueden surgir del viaje y contribuir a su bienestar general.

Estudio de caso: Talento X, Dublín

El evento Talent X organizado por Christina Pilz, directora de operaciones y comunicación de 27Names, se centró en el concepto de ciudades de 15 minutos y fue impulsado por dos factores principales.

• Presentar la ética y los valores de 27Names, que incluyen un compromiso con el medio ambiente, la sociedad y el gobierno corporativo.
• Mantenerse dentro del presupuesto y hacer que el evento sea lo más económico posible, para garantizar la accesibilidad para todas sus agencias.

Christina investigó muchos hoteles en Dublín y finalmente decidió trabajar con Wren Urban Nest, que es el hotel más sostenible de Dublín y el primer hotel con emisiones netas de carbono en Irlanda. Una vez elegido el hotel, diseñó un programa que fuera completamente transitable, con todas las reuniones y actividades teniendo lugar a una distancia de 15 minutos a pie del hotel, ¡y varios lugares incluso a menos de 5 minutos!

Además, trabajó con la agencia Verve Live para obtener recomendaciones locales y celebró parte de las reuniones en su espacio tipo loft único y escondido.

Otro lugar de encuentro fue Three Storey, donde almorzaron en el restaurante del hotel, eliminando así la necesidad de desplazarse.

Para su actividad nocturna del día 1, tuvieron una lección privada de danza irlandesa y una actuación musical. Trajeron a los músicos y bailarines (en un pub local cerca del hotel) en lugar de que el grupo tuviera que viajar a otro destino.

«Es sorprendente la cantidad de lugares únicos y variados que hay disponibles a poca distancia si dedicas un poco más de tiempo a investigar un poco o pedir recomendaciones a los lugareños».

Hicieron arreglos para que una de las comidas fuera proporcionada por un restaurante cercano, que está a sólo unos cientos de metros del lugar de reunión. Esta decisión apoyó al comercio local y también ayudó a reducir la huella de carbono del evento al reducir la necesidad de transporte. La comida se entregó en bicicleta, lo que redujo aún más el impacto del evento en el medio ambiente.

La única vez que utilizaron transporte motorizado fue durante un recorrido por la ciudad con Viking Splash, pero caminaron hacia y desde el punto de recogida y devolución.

La respuesta recibida por parte de los participantes fue muy positiva. Como resultado, continuarán planificando con el enfoque de ciudades de 15 minutos para futuras reuniones, y ya está en marcha para la próxima reunión de Tallin.

Al alinear el evento con sus valores y mantenerlo dentro del presupuesto, 27Names pudo demostrar su compromiso con la sostenibilidad y la accesibilidad sin dejar de brindar una experiencia de evento de alta calidad.

Foto de : Dublin city centre
Crédito: Lucian Petronel Potlong, Canva