La comunicación es la parte más importante de una conferencia.

La comunicación es la parte más importante de una conferencia. Tienes muchos detalles que planificar y no todos los planes se realizan, a menudo sin que sea culpa tuya. Es posible que un orador no pueda asistir a la conferencia, lo que provocará un cambio de horario de último minuto. Puede haber un problema técnico, o incluso un problema importante que provoque que una habitación o parte de un hotel no esté disponible, lo que lleva a cambiar las asignaciones de habitaciones.

En el pasado no había manera de que la gente estuviera informada de estos cambios si ocurrían en el último minuto o incluso justo cuando comenzaba la conferencia. Había que informar a la gente cómo se veían. Esto genera confusión y frustración, lo que lleva a que la gente regrese a casa quejándose de que la conferencia no estuvo bien organizada. Esto no augura nada bueno para la asistencia futura a los próximos eventos.

Vivimos en un mundo de comunicaciones instantáneas. Tenemos redes sociales, aplicaciones conectadas, blogs (como este). Tenemos mensajes, mensajes de Facebook. Tenemos FaceTime, instantáneas, tweets y todo tipo de formas de ponernos en contacto con la gente. No hay excusa para que sus inscritos no puedan ser informados sobre los cambios en los planes u horarios a medida que ocurren.

Cuando se trata de cambios, especialmente de último minuto, no hay garantía de que la gente no se sienta frustrada. Como organizador de la conferencia, es su trabajo adelantarse a estos desastres de último momento e introducir los cambios en la conferencia de una manera que no parezca que hubo ninguna interrupción. A sus invitados les debe parecer que no importa cuán grande sea el problema al que se enfrenta, usted lo ha planificado y lo tiene bajo control. Todos sabemos que no es posible planificar todas las contingencias, pero se puede solucionar cualquier cosa con los canales de comunicación adecuados.

Nuestro sistema de registro PNV permite enviar mensajes y correos electrónicos a todos los inscritos y participantes, ya sea antes del evento o incluso durante el mismo. Mantenga a todos informados a medida que las cosas cambian y progresan. Incluso si hay cambios de última hora, tus invitados agradecerán el esfuerzo de ponerte en contacto con ellos para informarles de lo sucedido. Una comunicación adecuada permite a las personas saber que no tienen que apresurarse para llegar a donde quieren ir, o que pueden necesitar llegar a su destino un poco antes de lo esperado. Estas son cosas que la gente no quiere escuchar porque parece dispuesta a participar.

La comunicación es una gran parte del proceso de planificación y registro. A través de la aplicación móvil del evento, sus invitados se conectarán con usted de maneras que eran tan difíciles que eran casi imposibles incluso hace unos años. A medida que avanza la tecnología, también lo hace la industria de planificación de eventos y conferencias. A medida que se crean más y más formas de comunicación, más opciones tenemos para integrar en nuestros procesos, brindando a nuestros clientes una mejor experiencia, una mejor oportunidad para aprender y prepararlos para el éxito total en su evento actual y en todos los eventos siguientes. Buscando. planificar en el futuro.

Para obtener más información, comuníquese con Pat en: 212-534-3052 o envíe un correo electrónico a Pat al pahaesy@pnventerprises.com