Etherlive – Expertos en tecnología de eventos » Covid-19: ¿el catalizador de cambio definitivo?

Si hay algo positivo desde el punto de vista empresarial en la actual pandemia de coronavirus, y aquí me estoy agarrando a un clavo ardiendo, es que normalmente nunca tienes la oportunidad de frenar tu negocio, dar un paso atrás y mirar cada aspecto.

El sector empresarial centrado en nuestros eventos se detuvo de la noche a la mañana, ya que entramos en el período de mayor actividad del año. Meses de planificación, formación de recursos y compra de equipos se detuvieron. Con cada evento cancelado en el futuro previsible, no tuvimos más remedio que despedir personal y colocar los eventos como parte del negocio en una ubicación temporal.

Una vez que superamos el shock inicial, nos dimos cuenta de que, aunque se nos presentó inesperadamente, había una oportunidad de reevaluar aspectos clave de nuestro negocio (estructura, sistemas, equipos, roles y responsabilidades e incluso nuestras áreas de enfoque) sin el desafío. de hacerlo en paralelo mientras se explota el negocio al máximo como suele ocurrir en esta época del año.

En la situación actual, el viejo dicho «la necesidad es la madre de la invención» nunca ha sido más cierto, especialmente cuando se trata de reducir costos recurrentes, crear soluciones a algunos de los desafíos que enfrentan nuestros clientes de eventos cuando regresan e identificar nuevas oportunidades de ingresos. .

Optimizar

Para nosotros internamente, esto nos ha llevado a pasar a un nuevo CRM transformador y un sistema de gestión del trabajo que no sólo es más rentable sino que integra aún más sistemas clave como informes presupuestarios, requisitos, gestión de equipos y gestión de recursos, junto con un enlace direccional a nuestro sistema contable. Esto ha reducido el trabajo duplicado, proporciona un sistema único de registro y nos permite brindar a los autónomos externos acceso a información clave de una manera mucho mejor.

Intentar realizar este cambio normalmente habría sido increíblemente difícil mientras se manejaba el negocio al 100 % con cientos de puestos de trabajo a mitad de camino. Este cambio inicial también nos permitirá desarrollar funciones más automatizadas en torno a nuestro nuevo ‘núcleo’, que nos ayudará a registrar, gestionar, monitorear, informar y compartir información de manera efectiva tanto internamente como con nuestros clientes.

También tuvimos tiempo para observar nuestra organización y considerar qué necesitamos planificar para seguir adelante, no solo por el impacto del coronavirus sino también en general a medida que el negocio madura y se desarrolla. Es muy fácil seguir haciendo lo que solía hacer porque «siempre ha sido así» cuando en realidad las cosas han cambiado y evolucionado. Con tantas oportunidades para automatizar tareas y flujos de trabajo, los roles del personal se pueden redefinir para satisfacer las necesidades futuras.

Nueva tecnología

Mantenemos muchos equipos de alquiler y gestionar su vida es importante desde el punto de vista técnico y de costes. Es hora de evaluar la hoja de ruta técnica y decidir dónde invertir. Normalmente, esto es más un proceso evolutivo, pero con la brecha impuesta puede ser más revolucionario, mirando hacia el futuro, hacia donde queremos estar.

En términos más generales, la pandemia está impulsando cambios que probablemente se volverán permanentes. Por ejemplo, en el sector de eventos el paso a la tecnología sin efectivo/sin contacto ha sido más lento que en el comercio minorista por varias razones, en parte porque el efectivo se consideraba fácil y en cantidades conocidas y sin dinero se consideraba más complejo. El coronavirus ha cambiado esto y el efectivo ya no es atractivo, y el futuro parece 100% sin contacto. El cliente ahora espera un sistema sin contacto en cualquier lugar, lo que genera diferentes requisitos para la entrega en eventos.

De manera similar, la «trazabilidad» se ha convertido en un gran tema para que los eventos puedan demostrar que tienen el control de quiénes asistieron, cuándo estuvieron allí y posiblemente incluso con quién estaban cerca. Esto requiere vincular varios sistemas (emisión de entradas, escaneo de entradas y salidas, ubicación en el sitio e informes históricos) de una manera que hasta hace poco se habría considerado una invasión de la privacidad, pero que ahora puede ser un requisito para que se lleve a cabo el evento.

Nuevas direcciones

Para muchas empresas de eventos, la gran sorpresa de todo esto ha sido darse cuenta de que todo su modelo de negocio gira en torno a que las personas estén físicamente juntas. Trabajamos en muchos segmentos de eventos diferentes: festivales, deportes, exposiciones, conferencias, ferias comerciales, etc. pero todos requieren asistentes físicos, algo que nadie esperaba que pudiera eliminarse tan rápida y completamente.

Se ha hablado mucho sobre el giro hacia los eventos virtuales y, aunque los eventos virtuales desempeñarán un papel más importante en el futuro, no reemplazarán el deseo de las personas de reunirse y compartir experiencias comunes en persona. Con el tiempo, estoy seguro de que veremos mucho más en torno a eventos híbridos, mezclando un elemento físico y virtual para ampliar las audiencias y también proporcionar cierta mitigación de riesgos para lo que podría ser un ciclo continuo de restricciones.

Eventos de todo tipo (música, deportes, deportes electrónicos, cultura, etc.) para muchos son una parte clave del bienestar mental, un tema que necesita mucha más atención. El sector de eventos tiene un papel que desempeñar en la recuperación y he escuchado excelentes debates sobre el uso de eventos para volver a unir a las comunidades, desde pequeños eventos locales hasta eventos globales distribuidos vinculados a torneos deportivos. Nuevos formatos y enfoques que probablemente no se habrían considerado antes de que ocurriera la situación actual.

Para empresas como la nuestra que, hasta la fecha, han prestado predominantemente servicios para eventos físicos, el gran debate gira en torno a la mitigación de riesgos y la diversificación en el futuro. No nos alejamos de los eventos físicos, continuamos introduciendo servicios adicionales para ayudar a la operación de eventos en el nuevo entorno, pero esto se combina con un mayor enfoque en servicios paralelos que dependen menos de la colección física.

El coronavirus ha afectado especialmente a la industria de los eventos, pero son estas presiones las que impulsan la innovación y durante los próximos dos años podríamos ver algunos disruptores interesantes a medida que todos trazamos un nuevo rumbo.