El futuro de la planificación de viajes en grupo es ahora

Publicado originalmente por Leisure Group Travel como parte de su Titanes del turismo serie.

Tim Flors, director de atención al cliente de Groups360, comparte sus puntos de vista sobre la industria de viajes grupales y cómo las reservas de hoteles grupales están evolucionando para los organizadores de reuniones y eventos.

En las primeras etapas de las plataformas de viajes en línea, los hoteleros expresaron reservas sobre mostrar sus habitaciones en línea. Se inclinaron por los métodos tradicionales: invitados potenciales que llamaban para reservar alojamiento o espacio para eventos directamente. Ahora, con la proliferación de la comodidad digital, la idea de llamar a un hotel para reservar una habitación individual parece anticuada.

Sin embargo, un sector importante, el de las reservas hoteleras del grupo, se ha quedado atrás en esta transformación digital. Debido a la complejidad de las reservas de grupos, los hoteles temían perder el control. Pero el cambio está en el aire. Plataformas como GroupSync™ son pioneras en un enfoque centralizado para reservas de grupos, reuniones y eventos.

Si bien los eventos a gran escala tienen requisitos específicos y multifacéticos, hay un aumento notable entre los grupos corporativos y de entretenimiento más pequeños que favorecen los procesos simplificados. Esta tendencia se ve dentro del sector SMERFE: grupos sociales, militares, educativos, religiosos, fraternales y étnicos.

Para ellos, los procedimientos de reserva rápidos y sencillos tienen un valor inestimable.

Para ilustrar la magnitud, consideremos el nicho de deportes y viajes en equipo. Según Sports ETA, las noches de viajeros deportivos individuales aumentaron un 86,0% interanual en 2021, alcanzando un máximo de 66,5 millones de noches de alojamiento. Sorprendentemente, este segmento resiliente ha persistido incluso en medio de los desafíos de la pandemia.

LOS VIAJEROS SE HAN AJUSTADO A CIERTAS COMODIDADES

Los coordinadores de estos grupos de ocio anticipan la comodidad con la que han crecido los viajeros individuales. Con muchas de estas reservas para eventos personales, la capacidad de reserva 24 horas al día, 7 días a la semana es muy importante, eliminando las limitaciones del horario de oficina estándar o la espera de propuestas largas. Las estadísticas de GroupSync revelan:

• El 37% de los organizadores prefiere reservar fuera del horario comercial habitual
• Un importante 74% de todas las reservas incluyen menos de 25 habitaciones en temporada alta.
• El 89% de las reservas alcanzan su punto máximo con menos de 50 habitaciones

De media, estos planificadores consiguen unas 13 habitaciones. Quieren acceso inmediato a la reserva, complementado con imágenes e información real del hotel.

Aquí radica el quid de la cuestión: estos coordinadores están motivados por la comodidad y la confianza de que su elección de hotel se alinea con las necesidades de su grupo.

Si bien estos grupos más pequeños son numerosos, vale la pena señalar la importancia de las reservas para grupos más grandes. Históricamente, los hoteles han perseguido con entusiasmo a grupos más grandes. Aunque representan alrededor del 20% de las transacciones, aportan un enorme 80% de los ingresos. Esta participación desproporcionada en los ingresos resalta el papel fundamental que desempeñan estos grandes grupos en la rentabilidad de la industria hotelera.

TENDENCIAS EN RESERVAS DE GRUPOS ONLINE

Otras tendencias progresivas en las reservas de grupos online incluyen:

• Ventanas de reserva reducidas: debido a factores como las repercusiones de la pandemia y los cambios económicos, los planificadores muestran una tendencia a finalizar las reservas más cerca de las fechas del evento.
• Reuniones compactas y periódicas: estas reuniones, a menudo localizadas, resaltan el creciente atractivo de los hoteles de aeropuerto como ubicaciones privilegiadas. Con el paradigma del trabajo remoto, es factible que los equipos lleguen en avión, celebren su reunión y se vayan, todo con la máxima eficiencia.
• Integración de IA en reservas grupales: innovadores como GroupSync están aprovechando el potencial de la IA para refinar el recorrido del usuario, desde sugerencias de hoteles personalizadas hasta un procedimiento de búsqueda y reserva más intuitivo.

La función de reserva instantánea de GroupSync ha sido fundamental para impulsar estas tendencias durante el año pasado. Con su mercado en expansión, se anticipa que a finales del primer trimestre de 2024 GroupSync ofrecerá reservas instantáneas en 30.000 hoteles, además de los 200.000 existentes a los que se puede acceder a través de la RFP.

En definitiva, el sector de los viajes en grupo está viviendo un cambio crucial. Con avances como las reservas grupales instantáneas y la atracción sostenida de mayores ingresos grupales, tanto los coordinadores de grupos de ocio como los hoteleros se beneficiarán enormemente de esta revolución digital.

Haga clic aquí para ver 5 ejemplos en los que la reserva grupal instantánea tiene mucho sentido.