Descarga de cerebros para profesionales de eventos

¿Es usted un profesional de eventos que lucha por mantenerse organizado? Si este es el caso, no estás solo. Con tantas tareas y plazos, la desorganización es un fastidio incluso para los profesionales más experimentados.

¿Estás constantemente saltando entre proyectos urgentes y cosas que crees que deberías hacer? ¿O mente con post-its mentales? Si es así, no le está haciendo ningún favor a su negocio ni a su salud mental.

Dejando a un lado los factores externos, no podemos esperar que nuestro cerebro contenga todos los hilos de pensamiento reunidos y las ideas fragmentadas con las que nos enfrentamos todos los días. Es fundamental incorporar una estrategia como el volcado de cerebros en su rutina para organizar sus pensamientos, completar proyectos a tiempo y hacer que su negocio siga avanzando.

Dado que la temporada navideña y las primeras semanas del nuevo año pueden ser muy estresantes para los profesionales de eventos, he desarrollado esta guía para ayudarle a despejar su mente sin perder de vista su objetivo.

En la primera parte de esta serie, lo guiaré a través del concepto de volcado de cerebros y cómo identificar sus factores estresantes y desafíos individuales utilizando este enfoque. Estén atentos a la siguiente parte, donde discutiremos cómo comenzar a resolver problemas y elaborar estrategias con los resultados de su primer volcado de cerebros.

Una vez que haya utilizado un volcado de ideas para identificar tareas, Planning Pod ofrece una solución fácil de usar. herramientas de gestión de tareas y proyectos para que puedas seguirlos y asegurarte de que se completen a tiempo.

¿Qué es el dumping de cerebros?

Brain Dumping pretende ser una estrategia de escritura de 10 a 15 minutos para organizar su vida profesional y personal. Puedes optar por escribir gratis expresando tus pensamientos en una aplicación o diario para tomar notas. O puede adoptar una estructura deliberada que fomente el flujo de sus ideas. A medida que continúas volcando ideas, puedes refinar el formato para adaptarlo a lo que funcione mejor para ti.

Cuando estás enterrado bajo una montaña de estrés y ansiedad, puede resultar difícil rastrear tus sentimientos hasta sus causas exactas. Cuando se arme con la estrategia adecuada, comprenderá mejor sus desafíos y tomará medidas para superarlos.

El volcado de cerebros es mi enfoque favorito para la resolución de problemas, con aplicaciones tanto comerciales como de salud mental. Seamos realistas: los profesionales de eventos se enfrentan a mucha presión (los estudios demuestran que es la sexta carrera más estresante) y no puedes darte el lujo de no priorizar tu bienestar. Pero aquí está el lado positivo… independientemente de su papel en la industria de eventos, el Brain Dumping tiene beneficios innegables debido a su flexibilidad.

1. Encuentra una plataforma digital para tu cerebro.

Debido a que esta estrategia es beneficiosa para trazar su lista de tareas pendientes y los plazos, recomendamos registrar sus volcados de cerebro digitalmente en lugar de en papel. Puede resultar tentador limitarse a escribir una revista, pero las alternativas en línea ofrecen importantes beneficios.

Las plataformas digitales le permiten tener volcados de cerebros y listas de tareas pendientes a su alcance mientras hace menos papeleo y escribe menos en general. Te sorprenderá saber cuánto más productivo y relajado te sentirás después de organizar tus pensamientos de esta manera.

El uso de una plataforma digital también facilita la búsqueda de sus pensamientos (no es tan fácil de hacer con un diario en papel).

Si utiliza software empresarial, verifique si tiene una herramienta de notas que le permita agregarlas fácilmente sobre la marcha. Si no incluye esta herramienta, también puede descargar aplicaciones de volcado de cerebro o aplicaciones de productividad desde la App Store.

CONSEJO PRO: Si ya usas Módulo de planificación, puede realizar un seguimiento de los volcados de cerebro en nuestra herramienta Hojas de trabajo e incluso crear plantillas en el formato que desee para ahorrar tiempo. Dado que nuestra plataforma es compatible con dispositivos móviles, puede completar su lluvia de ideas desde cualquier dispositivo móvil, ya sea Android, iPhone o iPad.

Cualquiera que sea la herramienta que utilice, es fundamental mantener todos sus volcados de cerebro en un solo lugar para realizar un seguimiento de su progreso a lo largo del tiempo.

2. Elige una hora del día.

Especialmente para los principiantes, es fundamental seguir un horario para desarrollar un hábito. Aunque puedes hacer tantas ideas como quieras, los estudios de casos muestran que es mejor adoptarlo como una práctica diaria. Si cada día es demasiado, intente reservar un tiempo una o dos veces por semana.

No importa qué horario establezca, asegúrese de que sea uno que pueda cumplir de manera realista.

3. Encuentra un lugar para escribir sin distracciones.

Elija un lugar tranquilo como su oficina, dormitorio, cafetería o incluso su automóvil. Es posible que le resulte útil escuchar música o ruido blanco mientras escribe, así que asegúrese de llevar unos auriculares si realiza este ejercicio en público (pero evite distracciones como la meditación guiada o los podcasts).

CONSEJO PROFESIONAL: construye un lista de reproducción de volcado de cerebros o utilice una aplicación móvil para encontrar una lista de reproducción de escritura prediseñada.

4. ¡Pon un cronómetro y empieza a escribir!

Tu primera descarga de cerebros probablemente será la más larga. No se preocupe: cuanto más a menudo haga una lluvia de ideas, menos tendrá que escribir cada vez. Y no te preocupes por la organización en este momento; Nos ocuparemos de eso más tarde.

Entonces, ¿cómo sabes por dónde empezar? Te recomiendo que empieces enumerando las emociones que sientes, como estrés, excitación, miedo o alegría. A partir de ahí, enumere los proyectos y los grandes objetivos que debe completar y obtenga más detalles a medida que avanza. Creo que esta es la forma más fácil de plasmar todo lo que tienes en mente en papel sin perder mucho tiempo volviendo atrás para agregar detalles perdidos.

Escriba sus pensamientos en viñetas y, si es necesario, agregue una oración debajo de cada uno. Si piensas en otro detalle para agregar más adelante, vuelve a rodearlo para incluirlo allí.

Identificación de factores estresantes y tareas

¡Felicitaciones por completar su primer volcado de cerebros! Recomiendo tomar un breve descanso mental antes de volver a tu lista. Cuando te sientas renovado, es hora de empezar a organizar lo que has escrito:

• Cortar la pelusa. Recuerde esto: no es necesario que complete todas las tareas que surgen de un volcado de cerebros. De hecho, es común descubrir que a través de este ejercicio te estás aferrando a expectativas poco realistas. A menos que crea que algún día podrá realizar legítimamente cada una de estas tareas, continúe y elimine las que le parezcan poco prácticas. O cree una lista separada en algún lugar de «objetivos futuros» en caso de que quiera revisarlos más adelante.
• Decide en qué categorías se incluyen tus tareas. Es posible que tenga diferentes categorías para diferentes volcados de cerebro, pero la mayoría de sus tareas probablemente encajen en una de estas 4: Trabajo, Personal, Hogar y Diligencias. Escríbalos en la parte superior de su lista.
• Empiece a categorizar. Desde aquí, es fácil copiar y pegar las viñetas en las categorías designadas. Si estás escribiendo en un diario, te recomiendo que utilices bolígrafos de colores o resaltadores para etiquetar cada elemento.

Ahora está listo para el siguiente paso en la organización de sus tareas. Agregue cuatro nuevas categorías al principio de su lista, de la siguiente manera:

• Urgente y Crítico: Tareas de alta prioridad previstas para las próximas semanas.
• Crítico pero no urgente: Tareas de alta prioridad que pueden no tener una fecha límite o pueden realizarse más tarde.
• Urgente pero no crítico: Cosas como las redes sociales y responder a correos electrónicos de no clientes que son urgentes pero no importantes.
• No urgente ni crítico: Las tareas que terminan aquí se pueden agregar a su lista maestra de tareas para completarlas eventualmente o eliminarlas por completo.

Ahora puedes migrar todas tus tareas a estas categorías dedicadas. Una vez que haya completado esto, su lista de tareas pendientes debería parecer mucho más manejable.

CONSEJO PROFESIONAL: Si está utilizando Planning Pod, ahora es el momento de tomar cualquier tarea de cliente que haya creado y agregarla a la herramienta Tareas pendientes en su evento respectivo.

Parte 2: Crear una estrategia

Ahora que hemos enumerado nuestros factores estresantes y eliminado cualquier tarea relacionada con el cliente, es hora de quitar las capas y desarrollar una estrategia para abordar lo que queda. Estén atentos a la parte 2, donde explicaremos cómo convertir estos desafíos en oportunidades.

Planning Pod es una plataforma de gestión de eventos para profesionales de bodas, coordinadores de eventos y más. ¿Querer aprender más? Vea cómo nos comparamos con Planificador de pasillos y Honeybook.