Consejos: preparación final antes de ir a una exposición

Preparación justo antes de ir al sitio

Hiciste tu lista de verificación y verificaste dos veces que todo estuviera ordenado y lo reconfirmaste con tus proveedores. Revisé el calendario y me aseguré de que esté actualizado y tenga todo listo para funcionar. Ahora utilice esta lista para recordar otras cosas que desea haber logrado:

• Verifique el dinero y que se hayan pagado todas las facturas.
• Comprueba que has pedido lo necesario:
  • Fortaleza
  • Instalaciones de telecomunicaciones
  • Equipo
  • Limpieza de las gradas
  • Seguro
  • Muebles
  • Espectáculos florales
  • Abastecimiento
• Verifique e informe a las personas adecuadas sobre los arreglos de viaje, alojamiento en hotel y salas de reuniones que haya reservado.
• Si algún orador representa a su empresa en cualquiera de las sesiones, asegúrese de que tenga reservas de viaje y hotel y que hayan sido confirmadas. Compruebe que se les haya enviado información sobre la sesión del seminario, incluidos los horarios de las sesiones, los planos de las salas de conferencias y los diseños de las exposiciones.
• Asegúrese de que el personal que asistirá y ayudará haya recibido los detalles de la exposición, incluido su stand y el número de sala. Necesitarán saber qué días y horarios asistirán y cuándo se reunirán, y necesitarán un plan de presentación.
• Realice una llamada telefónica o una reunión con todos los asistentes para repasar el cronograma del espectáculo y lo que se espera de su participación.
• Asegúrese de que todo el personal comprenda las metas y objetivos que desea alcanzar en esta exposición.
• Prepare al personal: asegúrese de que tengan un conocimiento profundo de su empresa y sus productos y servicios, tanto actuales como nuevos, y también de que conozcan las tendencias relevantes del mercado y la competencia para que puedan hablar de manera efectiva con los clientes potenciales.
• Realice la capacitación previa requerida del personal y asegúrese de que estén familiarizados con cualquier equipo, demostración o presentación que necesitarán usar o consultar.
• Gestionar el proceso de recopilación de leads y asignar personal en la oficina central para realizar el seguimiento adecuado lo antes posible después de que se hayan generado.
• Haga un inventario y empaquete los artículos que se llevarán a la feria, como literatura, formularios de obsequio y clientes potenciales, así como equipos, software y existencias. A menudo, estos pueden ser entregados en la feria por los constructores de stands o mediante los servicios de una empresa de transporte. Si expone en un país no perteneciente a la UE, asegúrese de haber completado los formularios de aduana correctos para el despacho de aduana y el reingreso a su país.
• Confirme que los bienes hayan llegado y que todos los contratistas estén según lo programado.
• Verifique que haya enviado credenciales o pases según sea necesario.
• Elabora un manual de exposición con toda la información sobre la exposición y la participación de tu empresa, así como el contacto y nombres de los proveedores.
• Planee viajar durante la construcción del stand para asegurarse de que todo funcione según lo programado y que esté allí para supervisar la construcción del stand. Haz una foto del stand antes de la inauguración de la exposición.

El próximo consejo del blog será la logística en vivo en el sitio.