Consejos para la gestión de eventos: cómo evitar errores

Sabemos lo que es. Su evento está a la vuelta de la esquina y es absolutamente necesario filmarlo. ¡Perfectamente! Quizás estés buscando algo simple asesoramiento en gestión de eventos ¿Eso garantizará que todo vaya sobre ruedas? Después de todo, si todo va bien, su evento dará grandes frutos con nuevos clientes y una mayor lealtad a la marca. Pero ¿qué puede pasar si las cosas van mal?

Además, en la gestión de eventos, las cosas tienden a desmoronarse si no capturas todas las partes móviles. ¿Recuerdas el caos absoluto que fue el Fyre Festival? La parte móvil de la que estamos hablando depende de muchos factores que deben moverse sin problemas. Pero no te preocupes, el equipo de Jawbone te respalda. Hemos reunido algunos consejos importantes para ayudarle a evitar algunos de los más comunes. errores en la gestión de eventos.

CONSEJO 1 PARA LA GESTIÓN DE EVENTOS: SEGUIR HABLANDO

Uno de los mayores errores que cometen las empresas de gestión de eventos es nNo comunicar claramente y eficazmente. La mala comunicación puede resultar en falta de atención a los detalles, mala organización, mala sincronización (o retraso) y, quizás peor, completos malentendidos y falta de juicio.

Puede parecer obvio, pero planificar un evento exitoso comienza con una comunicación adecuada y clara. Y esto debería aplicarse a sus equipos de eventos internos y externos, como vendedores y proveedores. Debe comunicar exactamente quién hace qué y cuándo, y luego verificar tres veces y hacer que los equipos confirmen que están a bordo y tan comprometidos con el éxito como usted. Como puedes ver, esto se reduce a tener claros los roles y responsabilidades, lo que puede aclarar las acciones y hacer que los equipos sean responsables de todas sus tareas específicas.

Instrucciones claras y concisas Junto con información detallada, pueden resultar útiles si desea evitar conflictos y crear una mejor gestión general del tiempo. Es por eso que recomendamos tener un gerente de proyecto dedicado para ayudar Formula tareas claramente y delega en consecuencia.. Cuando todos los involucrados sepan qué se espera de ellos, así como cuáles son sus cronogramas de entrega, su evento seguramente tendrá un gran comienzo. Las tareas se completarán a tiempo y usted estará sentando las bases para el éxito del evento mucho antes de que llegue el día.

Por supuesto, el evento más importante a menudo puede significar que sea más difícil asegurarse de que todos estén en sintonía. Pero no importa el tamaño, ni si es para público o gestión de eventos corporativos, desea asegurarse de tener sus canales y procesos de comunicación encerados. Utilice software de gestión de eventos para facilitar la comunicación con un equipo grande.

TIPO 2 PARA GESTIÓN DE EVENTOS: AUMENTO PERSONAL

Ningún evento puede funcionar como un espectáculo único. Subestimar la escala de un gran evento tampoco es un camino que se pueda recorrer solo (o en equipo). Tratar con más participantes de los que su personal puede manejar puede generar un caos con el que realmente no desea lidiar.

Aunque a menudo puede resultar tentador ahorrar presupuesto con menos personal, si las cosas se ponen difíciles, querrás tener esas manos extra. Siempre asegúrese de tener más personal del necesario – o contar con personal que sea lo suficientemente versátil en lo que están trabajando como para poder rotar sus funciones si es necesario. De esta manera, tendrás la mano extra que necesitas si la suerte decide lanzarte una bola curva.

Recuerde, el personal también es solo humano. Y la vida real nos sucede a los humanos. No olvide que cosas como enfermedades y emergencias familiares son muy reales y pueden dejarlo en apuros. No cometa el error de carecer de personal suficiente, prepárese siempre más que mal.

CONSEJO 3 PARA LA GESTIÓN DE EVENTOS: RESPALDA TU PLAN

Has leído bien. Incluso los eventos mejor planificados pueden ser víctimas de ellos. problemas imprevistos. En realidad, «problemas imprevistos» es sólo un término elegante para referirse a lo que nos depara la vida. Por eso es crucial estar mejor preparado para cada escenario posible con un buen pensamiento. Planes de Contingencia para cuando las cosas no salen según lo planeado.

Durante la fase de planificación y el proceso de lluvia de ideas, realizar una evaluación de riesgos. Piense en diferentes resultados, como excesos presupuestarios, averías técnicas, problemas con la madre naturaleza, problemas de catering o cualquier otra cosa que pueda impedirle obtener los mejores resultados del evento. Una vez que haya establecido el riesgos y posibles escenariosy encontré todos los eslabones débiles, es hora de idear los próximos planes.

Tener un plan de respaldo sobre diferentes aspectos de su evento le brindará tranquilidad y permitirá que su equipo «mantenga la calma y continúe» si algo sucede ese día. Asegúrese de que todos estos planes se comuniquen al personal y a los proveedores con suficiente antelación para que el lanzamiento se realice sin problemas si sucede algo.

CONSEJO 4 PARA LA GESTIÓN DE EVENTOS: PROMOCIÓN POR CÓMO

Una de las tendencias en gestión de eventos que hemos notado es que los planificadores tienden a quedar tan atrapados en la planificación que se olvidan de la importancia del marketing (o peor aún, solo lo comercializan en el último minuto). Retrasar la comercialización del evento. Dejará algo de tiempo para que la gente lo sepa, corra la voz y asista. El momento recomendado para empezar a comercializar un evento, es al menos tres o cuatro meses antes del evento. Y ya sea un evento corporativo, un evento social o un evento de estilo de vida, siempre todo se reduce a un plan de marketing sólido.

Piense si tiene sentido tener un un sitio web con una página dedicada al evento o campaña, o si tiene más sentido crear una página en su sitio o canales sociales existentes. ¿Dónde escuchará la gente su mensaje alto y claro? De cualquier manera, necesitarás un lugar al que dirigir a quienes quieran saber más sobre el evento. Tu puedes incluso agregar un formulario de registro para ayudarle a reunir cuántas personas están interesadas en asistir. Incluya ubicación, hora, propósito, información de contacto y enlaces de redes sociales con hashtags. Al final del día, todo contribuirá a contar una historia de éxito.

Otras formas de pensar en promocionar un evento es a través de comunicados de prensa, campañas promocionadas en las redes sociales, anuncios dirigidos o marketing por correo electrónico – depende de lo que funcionará para su marca y evento. No tiene sentido celebrar el evento si no se puede conseguir la suficiente cantidad de público adecuado para asistir y disfrutarlo.

CONSEJO 5 PARA LA GESTIÓN DE EVENTOS: MANTÉN EL IMPULSO

Los organizadores de eventos a menudo cometen el error de el evento termina una vez que se cierran las puertas. La verdad es que tu evento sólo termina cuando la gente deja de hablar de ello. Mantenga viva la energía del evento compartiendo imágenes en las redes sociales y disfrute administrador de la comunidad que pueden seguir hashtags, responder y compartir imágenes de invitados. Hacer esto a menudo puede ser una forma de generar más negocios o incluso vender sus servicios y productos. ¡Es lo que haces con él!

Evaluar el éxito del evento.y anote las mejoras que se podrían haber realizado. Incluso puede enviar correos electrónicos de seguimiento a los asistentes para mantener el interés y recopilar comentarios para su próximo evento.

CONSEJO 6 PARA LA GESTIÓN DE EVENTOS: ELIJA EL SOCIO ADECUADO

Los eventos pueden ser desafiantes (créanos, lo sabemos). No importa el tamaño o el alcance, pueden resultar estresantes para una marca. Por eso es necesario elegir el socio adecuado. Con la empresa de gestión de eventos adecuada, puede estar seguro de que se cubrirá cada pequeño detalle. En Jawbone, nos mantenemos en la cima tendencias en gestión de eventospara que puedas sentarte y dejarnos ocuparnos de ello.

Así que si estás buscando servicios de gestión de eventos en Sudáfrica, Estamos aquí para ayudar. Póngase en contacto con el equipo de Jawbone para descubrir cómo podemos cumplir realmente