Cómo elegir el proveedor de tecnología de eventos adecuado para su asociación: 16 preguntas esenciales para los proveedores

Elegir la mejor tecnología de eventos para su asociación es crucial para crear eventos y reuniones atractivos para sus miembros. Pero con tantos proveedores diferentes en el mercado, tratar de entender todas las opciones a menudo puede resultar abrumador.

Es por eso que hacer las preguntas correctas desde el principio es esencial para encontrar un proveedor que se alinee con las metas y objetivos de su programa de eventos.

¿Busca orientación para elegir el proveedor de tecnología para eventos de su asociación? Esta guía le brinda 16 preguntas clave para hacer a proveedores potenciales, lo que le permitirá encontrar el socio perfecto y la mejor plataforma de eventos para su asociación.

La importancia de organizar bien el evento

Ofrecer una experiencia excepcional a los asistentes es vital. Los eventos desempeñan un papel clave a la hora de involucrar a sus miembros, generar ingresos y lograr los objetivos de la organización. Pero los asistentes se han vuelto más intencionales acerca de cómo emplean su tiempo, lo que requiere que las asociaciones creen experiencias aún más memorables que motiven la participación.

La buena noticia es que la tecnología de eventos adecuada puede permitirle ofrecer mejores experiencias de eventos, aumentar la participación de los miembrosy lograr tus objetivos generales.

16 preguntas clave para hacer a los proveedores de tecnología de eventos

En la fase de planificación, es importante observar de cerca los objetivos de su evento y comprender qué esperan obtener las diferentes partes interesadas con su participación.

La tecnología de eventos se ha vuelto indispensable para dar una impresión profesional a sus miembros y ofrecer valor a sus patrocinadores y expositores. Al hacer las preguntas correctas a los proveedores de tecnología para eventos, podrá navegar el proceso con confianza y tomar una decisión informada.

¿Quiere más consejos sobre cómo evaluar a los proveedores de tecnología para eventos? Descargue ahora la Guía del comprador de tecnología para eventos para asociaciones.

1. ¿Puede su plataforma de eventos ayudarme a lograr [specific goal]?

Comience por identificar los objetivos específicos que desea lograr, como aumentar la participación de los miembros, generar más ingresos a partir de eventos o ayudar a los miembros a obtener créditos CE. Los tipos de eventos que realice determinarán qué características y capacidades necesita de un proveedor de tecnología para eventos. Pregunte al proveedor cómo su solución puede abordar directamente sus necesidades.

2. ¿Este producto está diseñado para eventos de asociaciones como el mío?

No todas las soluciones de tecnología para eventos son iguales. Algunos pueden estar diseñados para industrias o formatos de eventos específicos. Asegúrese de que el producto del proveedor sea lo suficientemente flexible para satisfacer los requisitos de sus reuniones y eventos.

3. ¿Puede compartir estudios de casos de organizaciones similares que utilicen este producto?

Los estudios de casos proporcionan información valiosa sobre cómo se implementó la solución en eventos similares y los resultados obtenidos. También pueden ayudarlo a convencer a otras partes interesadas del valor de la tecnología y ayudarlo a aprobar su presupuesto. Pídale al proveedor que comparta estudios de casos relevantes o historias de clientes para que pueda comprender mejor las capacidades del producto y su impacto potencial.

4. ¿Se integrará la plataforma con mis herramientas existentes?

Es probable que su asociación utilice software de gestión de asociaciones (AMS) o una herramienta CRM.
Elegir un software de gestión de eventos que se integre perfectamente con su pila de tecnología existente facilita la gestión de los datos de su evento y crea una experiencia coherente para los asistentes. Pregunte acerca de las integraciones no disponibles del proveedor y su capacidad para facilitar integraciones personalizadas y los costos asociados.

5. ¿Cómo puede ayudarme la plataforma a promocionar mis eventos y registrar asistentes?

El primer paso para organizar eventos de asociación exitosos es lograr que sus miembros (¡y miembros potenciales!) se entusiasmen por registrarse y asistir. Esto significa que necesita un sitio web de eventos atractivo que anime a los miembros a registrarse, atraiga a los no miembros a registrarse y les facilite hacerlo con la solución de registro adecuada.

Los formularios de registro personalizables son cruciales para capturar datos relevantes de los asistentes y acomodar diferentes tipos de asistentes, especialmente para eventos grandes con una variedad de asistentes (por ejemplo, miembros, no miembros, patrocinadores, expositores y oradores). Conozca las capacidades de inscripción del proveedor, incluidas las opciones de pago y las posibles tarifas de procesamiento.

6. ¿Cómo asistir a la plataforma?

Asegúrese de que la plataforma del evento sea de fácil acceso para todos sus miembros y asistentes. Pregunte sobre los dispositivos, aplicaciones y navegadores web compatibles, así como sobre las limitaciones en la cantidad de administradores o usuarios.

Asegúrese de comprender cómo los asistentes pueden acceder a la plataforma y qué dispositivos son compatibles (es decir, iPhone, Android, tableta, computadora portátil).

Los eventos ofrecen una valiosa oportunidad para generar ingresos gratuitos para su asociación. Pregunte sobre las capacidades de la plataforma para promocionar a sus patrocinadores y socios. Por ejemplo, ¿admite anuncios publicitarios? ¿Pueden sus empresas patrocinadoras crear perfiles sólidos?

Explore cómo la plataforma puede facilitar los patrocinios, por ejemplo, a través de oportunidades adicionales de exposición de la marca o una mayor disponibilidad de contenido, y con qué facilidad puede ayudarle a demostrar el retorno de la inversión del patrocinador.

¿O esta plataforma ofrece herramientas adicionales que puede revender a sus expositores y patrocinadores? Muchas asociaciones ofrecen Exhibitor Lead Capture para obtener ingresos sin tarifas y compensar el costo de ejecución de sus eventos.

8. ¿Qué funciones de interacción y networking ofrecen?

Las funciones interactivas como el chat en vivo, las preguntas y respuestas anónimas, las encuestas y las fuentes de actividades pueden mejorar significativamente la participación de los asistentes y aumentar las oportunidades de establecer contactos. Evaluar las características del compromiso con los proveedores y asegurarse de que puedan respaldar los objetivos del evento.

9. ¿Qué tan fácil de usar es la plataforma?

Una plataforma fácil de usar es esencial para garantizar altas tasas de adopción entre los asistentes. Pregunte sobre el carácter intuitivo de la plataforma y evalúe usted mismo su interfaz de usuario para decidir qué tan pronunciada será la curva de aprendizaje para los diferentes grupos de asistentes.

10. ¿Su plataforma apoya la participación continua de los miembros?

Es probable que uno de los objetivos de su evento aumente la retención de miembros. Debe preguntar a los posibles proveedores de tecnología para eventos si su plataforma se puede utilizar para impulsar la participación de los miembros en el tiempo de inactividad entre eventos grandes. Descubra cómo puede utilizar su plataforma durante todo el año para continuar brindando valor a los miembros, mantenerlos interesados ​​y promover su conferencia anual para no tener que comenzar su marketing desde cero cada año.

Por ejemplo, ¿puede la plataforma ayudarle a impulsar la participación de los miembros ofreciendo un lugar persistente para establecer contactos y aprender? ¿Puedes usarlo para alojar videos, transmitir sesiones interactivas en vivo y eventos de capacitación o networking más pequeños?

11. ¿Su plataforma cumple con los estándares de seguridad de datos?

La seguridad y la privacidad de los datos deben ser una prioridad máxima a la hora de gestionar la información de los asistentes. Pregunte al proveedor sobre las medidas de seguridad y el cumplimiento de estándares de la industria como SOC 2.

12. ¿Cómo puedo proteger mi contenido?

Si planea compartir contenido o recursos valiosos a través de la plataforma del evento, es esencial comprender las medidas de protección de contenido del proveedor, como controles de acceso, contraseñas o requisitos de inicio de sesión.

13. ¿Cómo funcionan sus precios?

Los modelos de precios de tecnología para eventos varían de un proveedor a otro y pueden basarse en la cantidad de usuarios o la cantidad de eventos. Algunos proveedores pueden ofrecer precios de suscripción o cobrar una tarifa adicional por funciones adicionales. Asegúrese de descubrir los complementos para poder estar seguro de que los precios del vendedor se ajustan a su presupuesto y requisitos.

14. ¿Ofrecen algún servicio adicional?

Muchos proveedores ofrecen servicios adicionales para su plataforma de eventos, como soporte directo a los asistentes, diseño gráfico, gestión de datos o producción de eventos. Pregunta por estos servicios y sus costos asociados, ya que pueden ayudar a aliviar la carga de trabajo de tu equipo.

15. ¿Qué tipo de apoyo ofrecen y cuándo está disponible?

La atención al cliente confiable es crucial, especialmente durante su evento. Pregunte sobre los canales de soporte del proveedor (chat, correo electrónico, teléfono), horarios de disponibilidad y cualquier capacitación o recurso adicional que ofrezca.

“Yo diría que el mayor beneficio de usar EventMobi es el soporte. [Our EventMobi Event Specialist] él estaba realmente bien informado y era rápido. La mayoría de las cosas son urgentes si algo sale mal, y ella estuvo allí en todo momento. También fue un gran recurso para ideas creativas sobre cómo utilizar mejor la aplicación para lograr los objetivos de nuestro evento”.

— Rachel Lyon, Gerente de Conferencias y Eventos, CSAE

16. ¿Qué hay en su hoja de ruta de desarrollo de productos?

La tecnología evoluciona rápidamente y usted querrá asegurarse de que el proveedor esté comprometido con la mejora y la innovación continuas. Pregunte sobre su hoja de ruta de desarrollo de productos y sobre las próximas funciones o mejoras que podrían beneficiar a su evento.

Elegir un proveedor de tecnología para eventos no debería ser abrumador

La tecnología de su evento puede afectar significativamente el resultado de su evento. Asociarse con el proveedor de tecnología para eventos adecuado le permite crear la experiencia adecuada para los asistentes, desde el momento en que se registran hasta cómo participan en las sesiones o interactúan con el contenido posterior al evento. Al hacer las preguntas esenciales enumeradas anteriormente, obtendrá información valiosa sobre las capacidades, características y adecuación general de cada proveedor a las metas y objetivos de su evento.

Si está buscando un proveedor de tecnología para eventos que pueda respaldar los objetivos de su organización para su programa de eventos, póngase en contacto para obtener más información sobre si EventMobi es la plataforma de eventos adecuada para usted.

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