Audiovisual independiente o «interno»: ¿cuál gana?

Buenos audiovisuales y producción: los héroes anónimos de los acontecimientos. Cuando las cosas van según lo planeado, sus jefes/clientes y la audiencia nunca se darán cuenta del impacto que tienen cosas como la iluminación, el sonido, el flujo de eventos y cientos de otros pequeños detalles de la producción. Sin embargo, cuando una o más de estas cosas no funcionan, la impresión general de su evento puede pasar de «¡Guau!» para ‘meh’.

Lugares como hoteles y centros de conferencias generalmente ofrecen una opción interna para eventos y producción audiovisual. Hemos tenido varios clientes que han seguido este camino, sólo para venir a nosotros en estado de pánico durante el evento o para el próximo evento prometiendo no volver a utilizar la opción interna nunca más. No estamos sugiriendo que no existan buenas opciones internas. Pero existen razones sustanciales para contratar su propia empresa audiovisual/de producción de eventos independiente y, como mínimo, examinar el equipo interno y compararlo con las opciones independientes disponibles.

Nota IMPORTANTE: NO es necesario que utilice los servicios de producción y AV internos. A menudo, asegurar el lugar es una tarea temprana en el proceso de planificación del evento y es posible que aún no estés pensando en quién se encargará de la producción audiovisual y del evento. Pero ten cuidado: ¡tu lugar es! Desafortunadamente, algunos de nuestros clientes aprendieron esta lección de la mejor manera solo después de que se firmaron los contratos de las instalaciones. Es un duro despertar descubrir que tienes que pagar una tarifa de «descorche» de hasta el 40% (!!!) al proveedor interno simplemente porque quieres utilizar el mejor equipo para el trabajo. Antes de firmar el contrato de plaza: aquí están 10 cosas para intercambiar con un lugarincluida la capacidad de trabajar con sus proveedores preferidos.

Trabajar con el equipo interno del lugar me terminó costando, tanto económicamente como en estrés. Tuve que gestionar todo demasiado de cerca y aún así se cometieron errores. Necesito un socio que trabaje conmigo repetidamente, que conozca mi estilo y que pueda ser realmente creativo en todos los lugares; alguien que sepa que cumplirá siempre.

–Samara Halterman, directora de marketing, tecnología de software colaborativo

Y ahora, sin más preámbulos, el Cinco razones principales para trabajar como autónomo (también puedes descargar esto PDF de una página una comparación de independiente vs. interno):

#1 – Dedicación: Su empresa de producción/AV independiente (al menos en AVT) tiene al menos un experto audiovisual y un director de proyecto dedicado a su evento a tiempo completo. El personal audiovisual interno probablemente trabajará en varios eventos en el lugar al mismo tiempo. En caso de falla del equipo en otro lugar, es posible que se les retire de la reunión. ¿Y qué pasa con tu director de proyecto? ¿Tendrá uno o su evento lo organizará alguien del departamento de ventas que quizás no comprenda realmente las necesidades y los resultados de su evento? ¿Se distraerán con un espectáculo más grande o con 10 más pequeños? ¿Qué tal esas llamadas telefónicas de medianoche cuando te das cuenta de que necesitas cambiar algo antes de que comience el espectáculo a las 7 a.m.? Independientemente del camino que tomes, asegúrate de no quedarte colgado y de recibir la atención que necesitas durante el espectáculo.

#2 – Costo – en dólares o valor: Por lo general, obtendrás más por tu inversión con una empresa de producción de eventos independiente. El costo por sí solo no debería ser el factor decisivo, pero la realidad es que el ROI del evento es más importante que nunca en estos días.

En su mayor parte, la opción «interna» que ofrece un lugar es en realidad un proveedor preferido. Cuando este es el caso, el vendedor suele pagar una comisión considerable (hasta un 30-50%) al lugar. Esto puede llevar a una de dos cosas:

1 – Precios exorbitantes: los márgenes se transfieren a usted, el cliente final, y a menudo incluyen un “Cargo por servicio” o algo similar que está integrado en los modelos de ventas de la industria hotelera.

2 – Trabajo menos calificado y equipos de menor calidad: es necesario mantener los márgenes; Si el costo para usted es razonable en comparación con el de los vendedores independientes, es probable que se compense en otras áreas. Por lo general, a los técnicos contratados se les paga una tarifa sustancialmente más baja, y todos sabemos cuánto se apropia alguien de algo cuando no se siente lo más valorado posible.

Y cuando el hotel es propiedad del hotel y lo administra, el número 2 anterior es una preocupación real. Los departamentos audiovisuales de los hoteles se consideran un buen campo de formación para los técnicos audiovisuales y cuentan con personal sin experiencia en la producción de grandes eventos. De todos modos, haga su debida diligencia como cualquier vendedor, con referencias y ejemplos de trabajo. Compare también costos, características y servicios con proveedores externos. Las empresas independientes pueden brindar servicios personalizados que los equipos internos no pueden.

#3 – Personal altamente calificado y experimentado: Cuando elige su propia empresa independiente de producción audiovisual/de eventos, puede elegir una empresa que trabaje con los planificadores de eventos día tras día para producir eventos profesionales y memorables. Muchas empresas, como AVT Productions, capacitan periódicamente al personal sobre los últimos equipos y técnicas de instalación para ejecutar eventos como una máquina bien engrasada. La producción audiovisual/interna puede tener o no una amplia experiencia laboral en producción de eventos. Esto puede provocar errores que le costarán económicamente y una mala experiencia para los asistentes.

#4 – Diseño creativo y personalizado: En creatividad, los equipos independientes son inmejorables. Trabajar en múltiples ubicaciones con diferentes tipos de equipos de forma regular pone a prueba la imaginación. Los equipos internos trabajan en el mismo lugar, con el mismo equipo, una y otra vez. Puede resultar difícil conseguir que los equipos del hotel se desvíen de sus diseños estándar mientras empresas independientes como AVT trabajan para hacer realidad su visión.

#5 – Confianza construida con el tiempo: Incluso si trabaja con la misma cadena hotelera o centro de conferencias, su equipo audiovisual y de producción variará de un lugar a otro. Cuando trabaja con una empresa de producción de eventos independiente, su equipo principal puede viajar con usted de un evento a otro, de un lugar a otro, y conocer su estilo, preferencias y necesidades. Trabajar con un equipo que sabe lo que necesita antes de tener que preguntar es una comodidad fantástica, sin mencionar el ahorro de tiempo. Y piense en la energía que se ahorra con solo saber que su evento se desarrollará sin problemas: ya no tendrá que preocuparse ni microgestionar su empresa de producción porque los ha visto cumplir, una y otra vez.

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