Resumen del año: realización de una revisión anual de tus eventos – Ticketbud | Vender entradas para eventos en línea

El fin de año es un momento natural para reflexionar sobre los logros y fracasos mientras se prepara para adaptarse y perfeccionarse el próximo año. Evaluar la programación de eventos de su año para prepararse para el próximo no es diferente.

La evaluación de eventos es un proceso continuo durante todo el año. Pero comprender el valor de la programación de su evento de manera más amplia y cómo avanza o dificulta la estrategia y los valores generales de su organización requiere una revisión holística.

Para realizar la evaluación anual de la programación de tu evento, comienza con los siguientes pasos:

Paso 1: crea una instantánea del año

Comience por establecer una descripción general de los eventos durante todo el año, que incluya:

• El número de eventos organizados.
• Asistencia media a eventos
• Dinero total gastado en eventos
• Ingresos totales obtenidos de los eventos, o estimación del valor de nuevos negocios/clientes obtenidos de los eventos

Si es necesario, incluya un desglose de las estadísticas por tipos o categorías de eventos, como pequeños eventos recurrentes, grandes eventos estacionales, virtuales, presenciales, etc. Tome nota de los valores atípicos, como aquellos con mayor asistencia o aquellos que trajeron asistencia. la menor cantidad de ingresos.

Al crear la prensa, asegúrese de incluir aspectos destacados de los eventos que generaron una participación notable o que generaron cobertura de prensa. Si organiza una presentación formal, incluya fotografías que capturen momentos importantes de los eventos para darle vida al resumen del año.

Paso 2: Revisar los KPI de los objetivos iniciales

Como se mencionó anteriormente, el cuarto trimestre no debería ser la primera ni la única vez que planifique o realice su análisis de eventos. En cambio, ahora es el momento de echar un vistazo a los datos de su evento en su conjunto y ver cómo se comparan con sus KPI (indicadores clave de rendimiento) y los objetivos establecidos para su marketing o programación a principios de año.

Si utiliza Ticketbud como plataforma de venta de entradas para eventos, utilice la herramienta de informes para generar informes de ventas o escaneo (asistencia) para cada evento. Luego puede comparar la cantidad de ventas de entradas con sus costos totales para determinar las ganancias de su evento. No olvide incluir el dinero obtenido a partir de patrocinios y los costos asociados con la capacitación del personal o de los voluntarios. También puede comparar un informe sobre la venta de entradas con los registros para determinar la asistencia a cada evento.

Más allá del éxito monetario y de asistencia, es importante evaluar cómo sus eventos han progresado en su estrategia y valores fundamentales. Por ejemplo, si su objetivo era atraer un nuevo grupo demográfico, ¿estuvieron esas audiencias presentes en sus eventos? Si ha tenido iniciativas de sostenibilidad, ¿su evento ayudó a hacer avanzar la aguja?

Mientras evalúa, considere las razones detrás de sus éxitos y fracasos y si es posible que sea necesario repetir, repensar o simplemente dejar algún evento como un recuerdo.

Paso 3: observe la participación en las redes sociales

La mayoría de los sitios de redes sociales brindan las herramientas y análisis que necesita para medir el éxito de sus publicaciones y campañas relacionadas con eventos, ofreciendo datos sobre me gusta, comentarios, acciones compartidas, clics, etc. Para comprender cómo los eventos pueden haber afectado su estrategia y crecimiento general de las redes sociales, revise las etiquetas, menciones o aumentos de seguidores.

Los hashtags de eventos especiales pueden ayudar a captar la participación del contenido generado por el usuario. Si no lo hizo este año, asegúrese de que las futuras campañas de marketing de eventos incluyan un hashtag específico del evento o anime a otros a etiquetar su organización cuando publiquen sobre el evento.

Comprender la participación en las redes sociales proporcionará información sobre cómo llegar a su audiencia e interactuar con ella de manera más efectiva para eventos futuros. También puede ofrecer otra vía para recopilar comentarios e impresiones de las partes interesadas sobre su evento.

Paso 4: revise los comentarios y testimonios

Es mejor recopilar comentarios cuando el evento esté fresco en la mente de las personas. Entonces, si no lo ha hecho este año, asegúrese de desarrollar un plan para recopilar respuestas de los asistentes, proveedores, socios y personal a través de encuestas durante o poco después de cada evento.

Luego, revise estos datos en su totalidad al final del año para determinar ganancias o puntos débiles consistentes. El seguimiento de los comentarios de cada evento puede mostrar cómo mejorar de un evento a otro y establecer mejores prácticas. Toda esta es información importante que debe llevar consigo en el lleno de acontecimientos que se avecina.

Si algún comentario es particularmente positivo, considere utilizarlo como herramienta de marketing para eventos futuros. Ya sea que se trate de una cita sólida o de calificaciones consistentemente altas entre los asistentes y las fechas del evento, estos datos mostrarán al público que un evento vale la pena.

Paso 5: evaluar socios y proveedores

Además de asimilar los comentarios de las partes interesadas, es importante evaluar el valor de cada relación. Quizás ciertos eventos no podrían llevarse a cabo sin el apoyo financiero de patrocinadores o las contribuciones de socios. Entonces, considere por qué eligieron contribuir, qué obtuvieron de ello y cómo puede asegurarse de que ayudarán en el futuro.

También es una buena idea mantener un directorio de los proveedores con los que ha trabajado (tanto buenos como malos) y anotar cualquier información que pueda facilitar el trabajo con ellos en el futuro (por ejemplo: responde mejor al correo electrónico, necesita un mayor número de asistentes). semana 1). antes del evento, requiere pago por adelantado, etc). Este documento dinámico facilitará la planificación y la delegación de comunicaciones con proveedores para eventos futuros.

También es importante tener en cuenta si trabajar con organizaciones externas le permite acceder a nuevas audiencias. Por lo tanto, solicite a sus socios cualquier detalle y análisis relacionado con cualquier publicación en las redes sociales, boletines o correos electrónicos que hayan producido relacionados con su evento.

Paso 6: Informe a los equipos de su evento

Informe sus hallazgos al comité de su evento o a los equipos de toma de decisiones. Juntos, pueden discutir el retorno de la inversión (ROI) de sus eventos, o si los eventos que organizó valieron la pena el tiempo y los recursos invertidos en producirlos. ¿Hay áreas de grasa que pueda recortar para que los procesos de planificación sean más eficientes en términos de costos y tiempo? ¿Existen prácticas recomendadas que pueda replicar para garantizar que ningún evento afecte su retorno de la inversión?

La sabiduría se adquiere con la experiencia y los fracasos pueden ayudar a guiar los esfuerzos de planificación futuros. Por lo tanto, resuma las lecciones que ha aprendido a lo largo del camino y utilice sus conocimientos para perfeccionar su enfoque.

Paso 7: Establezca metas futuras

Tus reflexiones deben informar tus aspiraciones a medida que estableces nuevas metas y estableces KPI para el calendario de eventos del próximo año. Asegúrese de que estos objetivos sean específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y con plazos determinados (SMART):

• Específico: encuentre una manera de definir de manera simple y específica el éxito para que usted y otros puedan evaluar fácilmente si finalmente lo ha logrado.
• Mensurable: aunque los eventos producen muchos resultados cualitativos valiosos, es útil poder cuantificar medidas de éxito. Por lo tanto, considere crear puntos de referencia numéricos para la venta de entradas, los ingresos, la ubicación en los medios, la participación en las redes sociales, los nuevos clientes o las relaciones desarrolladas, etc.
• Alcanzable: Los objetivos deben ser aspiracionales pero realistas.
• Relevante: asegúrese de que los objetivos que está estableciendo estén alineados con los valores y la estrategia general de su organización.
• Relacionados con el tiempo: los eventos tienen un cronograma claramente definido; pero si organiza una serie de eventos, sus objetivos pueden ser algo en lo que trabaje durante el transcurso de un año calendario.

Haga de sus revisiones anuales de eventos y programación anual una práctica regular. La revisión constante de sus objetivos y progreso conduce a una mejora continua en la planificación y ejecución de su evento.