Reserva instantánea: ¿eso es todo?

Chris Peacock, propietario y director, Conference Care

Seré el primero en levantar la mano y admitirlo: no me gusta que me digan lo que es bueno para mí. Probablemente por eso, a la edad de 16 años, me encontré dejando una casa perfectamente hermosa, luciendo un peinado mohicano y emprendiendo la gran aventura de la vida. Ahora, 40 años después, me encuentro con la misma reacción cuando me dicen que realmente quiero adoptar una herramienta de reserva instantánea para reuniones pequeñas.

¿Por qué? Bueno, «es el futuro», las reuniones pequeñas son simples y transaccionales, y aparentemente todos los clientes de las agencias claman poder reservar sus reuniones más pequeñas al instante. Dado que la demanda de reuniones pequeñas generalmente se considera decreciente gracias a Teams y Zoom, decidí poner esto a prueba…

Como muchas agencias, tenemos relaciones laborales estrechas con nuestros clientes y, como no había escuchado ninguna de las solicitudes de estos clientes, decidí echar un vistazo más de cerca a lo que se ofrece actualmente. Creo firmemente que la tecnología, la innovación y la creatividad tienen fuertes vínculos con los eventos, cuando pueden agregar beneficios a un proceso o resolver un problema. Hemos demostrado que esto es cierto con la adopción de nuestras propias plataformas virtuales e híbridas, aplicaciones para eventos y, más recientemente, nuestra Carbon Consultancy, pero todas tienen un elemento humano en la solución.

Entonces, a pesar de mi admisión anterior, abordé mi investigación inicial con la mente abierta y comencé las búsquedas de ubicación con tres de las principales plataformas disponibles.

Las primeras impresiones fueron positivas, todas las plataformas eran relativamente fáciles de usar y de navegar. Algunas de las publicaciones destacadas incluso tenían reseñas, lo cual siempre es agradable de ver. Hubo capacidad de buscar opciones sustentables aunque las definiciones varían.

Entonces, haciendo algunas búsquedas rápidas en el lugar, inmediatamente surge mi primer problema: la disponibilidad. Al optar por las reuniones más simples (10 delegados por un día completo), comencé con una búsqueda en Londres, pero sólo 8 de más de 4.000 lugares mostraban disponibilidad real; el resto era «consulta» o «solicitud de reserva» (es decir, enviando una RFP al correo). Cuanto más al norte se busca, peor se pone: una búsqueda en Birmingham arrojó 1/137 lugares con tarifas en vivo, mientras que Liverpool tuvo 0/397 y Manchester de manera similar 0/799. Probé una variedad de rangos de fechas, desde dos semanas hasta ocho. semanas en el futuro pero siempre obtuve los mismos resultados.

Entonces, dado que la disponibilidad real de tarifas resultó decepcionante, mis pensamientos se centraron en los costos. Como agente, nuestra función es agregar valor (tanto en precio como en formas menos tangibles) a lo que una organización puede lograr directamente. Nuestro equipo llevó a cabo un proyecto de investigación que incluye diez búsquedas de lugares diferentes para diferentes números de delegados en tres ciudades (Londres, Manchester y Edimburgo) con el objetivo de ver qué diferencias de tarifas existen entre el book instant (donde podemos encontrar tarifas en vivo) y haga una consulta enviando una RFP.

Los resultados variaron de interesantes a sorprendentes. En una búsqueda, se ofreció una tarifa de alquiler de sala de reserva instantánea de £1000 por £300 en una solicitud de propuesta. En general, las tarifas de alquiler de habitaciones cotizadas en la RFP eran entre un 10% y un 40% más bajas que las tarifas observadas en las plataformas en vivo, y esto fue antes de cualquier negociación activa de nuestra parte. Si reserva varios cientos de reuniones pequeñas al año, este coste puede alcanzar fácilmente las 100.000 libras esterlinas.

Era difícil marcar los lugares en las plataformas en vivo para otra cosa que no fueran las tarifas de alquiler de habitaciones, ya que las ofertas eran inconsistentes: algunas incluían ciertos AV, otras incluían AV diferentes o ninguna. También fue sorprendente que en más de un caso, las tarifas de alquiler de habitaciones para medio día fueran más caras que las de un día completo.

Las habitaciones ofrecidas a menudo tenían un tamaño inadecuado para la distribución requerida y era difícil adaptarse a sus necesidades específicas al principio del proceso. Curiosamente, los precios del catering variaron ampliamente entre las tarifas reales y las de RFP, al igual que las políticas de cancelación, y las cotizaciones de RFP mostraron tarifas más bajas y términos más flexibles. Las tarifas de estacionamiento de automóviles en gran medida no se indicaron en los sitios en vivo, y no se mostró el cumplimiento de la DDA ni la accesibilidad de las habitaciones. Otro punto que vale la pena señalar es que no todos los espacios que ofrecían los sitios en vivo eran en realidad salas de reuniones privadas, lo cual no está tan claro.

Tarifas para delegados diurnos (a menudo el la forma más rentable de fijar el precio de una pequeña reunión de un día) no están disponibles para comparar en los sitios en vivo, y si necesita alojamiento para dormir para sus asistentes, deberá llamar por teléfono o comenzar a buscar otros sitios. para disponibilidad.

La mayoría de nuestros clientes especifican que no hay ningún competidor directo en casa en el momento de su reunión, lo cual es imposible de verificar. De la misma manera solemos trabajar para una serie de otras adendas al contrato que el cliente necesita del lugar antes de realizar un compromiso o pago de cualquier tipo.

Entonces, si bien la reserva instantánea puede ser posible en determinadas circunstancias, sigo imaginándome a un planificador de eventos corporativo sentado con una plataforma frente a él, y la cantidad de tiempo que le llevará determinar qué está (realmente) disponible, x ‘constituye una buena valor. , y lo que convendrá a los interesados ​​que asistan. No tengo ninguna duda de que llevará más tiempo plantear una consulta a su agente. Y aunque la posibilidad de reservar y pagar al instante parece atractiva, nuestros clientes quieren tener toda la información que necesitan y luego consultar con sus colegas o con un gerente antes de comprometerse.

En general, aunque los sitios de reservas en vivo parecen atractivos a primera vista, nos han parecido demasiado frustrantes e inflexibles para utilizarlos con regularidad en este momento. Como agentes de nuestros clientes, debemos tener muy claro lo que exigimos a los lugares. antes pagas por un servicio y eso no se traduce bien en todas las plataformas.

Entonces, a aquellos que me dicen que la tecnología está aquí y lista para funcionar, sonrío y digo… ¡simplemente no es lo suficientemente buena… todavía!

(Descargo de responsabilidad: ¡ninguna publicación resultó perjudicada durante esta investigación al pedirles que conservaran espacio innecesario!)