Reconstruyendo la confianza en los Eventos Presenciales

El panorama de eventos en constante cambio en 2022

Fue emocionante ver el éxito de ‘Get Local’ celebrado en el ICC de Sydney, en febrero de 2022. El evento tenía como objetivo que la comunidad de eventos empresariales volviera a hacer lo que mejor saben hacer: conectarse, participar y conocerse persona a persona. . . Definitivamente esto se logró y se hizo muy bien.

A medida que nos acercamos a 2022 y se propaga la nueva variante de Omicron, nos preguntamos qué deparará el futuro para los eventos y la vida con COVID-19.

Estamos viendo algunas dudas en el registro temprano de delegados para eventos, ya que la gente parece estar esperando a ver qué sucede. Por lo tanto, anticipamos una avalancha de inscripciones tardías justo antes del evento. También estamos viendo una reducción en los presupuestos generales de los patrocinadores para 2022, por lo que es importante contar con paquetes de patrocinio creativos y atractivos y acercarse a los patrocinadores lo antes posible.

Por lo tanto, si bien los organizadores están empezando a considerar la posibilidad de «pasar a lo híbrido», es necesario considerar cuidadosamente la elección de la plataforma y el proveedor; de lo contrario, lo híbrido puede resultar muy costoso.

OPCIÓN DE PLATAFORMA HÍBRIDA

Existe en el mercado una gran cantidad de plataformas híbridas con características y precios muy diferentes. Por eso es importante profundizar y enumerar exactamente qué funciones utilizará y desea ofrecer a sus asistentes, oradores y patrocinadores durante su evento.

Puede resultar costoso, tanto desde la perspectiva de los recursos como del dinero, configurar una plataforma híbrida para su evento. Por lo tanto, si solo se utilizan algunas, pero no todas, las funciones de una determinada plataforma, puede haber una solución alternativa que sea más adecuada para su evento.

CONSIDERACIONES SOBRE LA PLATAFORMA HÍBRIDA

Algunas preguntas a considerar:

• ¿Cuál es el objetivo de la participación de los espectadores?
• ¿Quieres que todos se vean y charlen en voz alta en tu evento?
• ¿Utilizará funciones como chat, discusión, votación, salas de trabajo, etc.?
• Necesita funciones adicionales, como:
  • Programa
  • Stands virtuales para tus patrocinadores
  • Fotos de BIOS y altavoces
  • ¿Una ‘biblioteca’ de resúmenes, etc.?
• Dado el costo adicional de una plataforma híbrida, ¿los asistentes presenciales y virtuales deberían pagar el mismo precio de inscripción?

BENEFICIOS HÍBRIDOS

• Los delegados que se muestren reacios o no puedan volar, o cuyas organizaciones no les permitan volar, aún pueden participar en el evento.

CONTRO PARA VOLVERSE HÍBRIDO

• ¡Elige tu plataforma con cuidado! Una plataforma rica en funciones que quizás no utilice puede resultar costosa además de sus necesidades audiovisuales en el sitio.
• Recuerde a sus espectadores virtuales y piense en formas creativas de asegurarse de que estén completamente incluido en el evento híbrido, es decir, interacción con los asistentes, ponentes y patrocinadores que se encuentran sentados en la sala de conferencias.

BOSTING PARA DELEGADOS PARA ATENCIÓN PERSONAL

Durante sus actividades de marketing previas al evento, es posible que desee detallar su lugar y su política de COVID-19 y planificar para asegurar a sus asistentes potenciales que la salud y su seguridad en el evento son su prioridad.

Las consideraciones para esto pueden incluir:

• Se proporcionan pruebas RAT para que los asistentes las realicen antes de ingresar al evento.
• Máscaras proporcionadas para su uso si los asistentes lo desean.
• Estaciones de desinfección de manos
• Quioscos de etiquetas de nombre con escaneo automático
• Alimentos y bebidas envasados ​​individualmente o, si tienen buffet, personal del hotel atendiendo a los asistentes al evento para minimizar los puntos de contacto.

Póngase en contacto con www.catalystevents.com.au para descubrir cómo podemos ayudarlo a planificar su próximo evento en persona, híbrido o totalmente virtual.