¿Qué hace un productor de eventos en vivo?

Pensamos en un productor como alguien que es financieramente responsable de todo un proyecto cinematográfico o televisivo. Sabemos que existe una diferencia entre productores asociados o productores ejecutivos y el propio productor del proyecto, pero, en general, un productor es quien contrata directores, guionistas, compositores musicales y editores.

Producir eventos en vivo es un asunto completamente diferente. La única similitud es que un productor de eventos debe estar tan involucrado como un cineasta durante cada paso del evento, desde la lluvia de ideas hasta el momento en que se desmantelan o desmantelan los escenarios y los baños portátiles.

¿Qué hace un productor de eventos en vivo?

El trabajo principal de un productor de eventos es garantizar que el evento (ya sea corporativo, sin fines de lucro, de juego o privado) se desarrolle sin problemas y con éxito. Su papel depende enteramente de la naturaleza del proyecto, pero la participación de la A a la Z en cada paso se considera esencial.

Es posible que deban desempeñar un papel importante en las ideas, la programación, la contratación de artistas para eventos especiales, etc. Los productores de eventos desempeñan un papel aún más importante en eventos más grandes, donde su trabajo es mantener todo funcionando sin problemas y sin estrés. Cuanto mejor sea el productor del evento, más relajado estará el cliente.

Tenga en cuenta: Incluso en el mundo de los eventos, la gente suele utilizar los términos productor de eventos y administrador de eventos de manera intercambiable. Esto puede confundir a los profanos, que piensan que el papel de un productor de eventos es planificar eventos. Esto no es enteramente verdad. Los planificadores de eventos trabajan en estrecha colaboración con los clientes en tareas como reserva de habitaciones o necesidades de viaje, mientras se ocupan de los planes de eventos a mayor escala.

Crean planos para grandes funciones con la ayuda del cliente. Los productores de eventos hacen que este plan cobre vida. Normalmente, el productor del evento trabaja con el planificador del evento y el cliente para ejecutar el plan del administrador. Un planificador de eventos puede incluso ayudar al productor del evento con información específica sobre el cliente (como cuándo se supone que el cliente debe llegar a un lugar).

El papel del productor de eventos también se apoya en el aspecto técnico, ya que es responsable del equipamiento, las ideas y, a veces, incluso los diseños.

¿Cuál es el papel del productor del evento en vivo antes del evento?

Como se mencionó anteriormente, lo ideal es que el productor del evento esté ahí desde el principio. Un productor experimentado podrá ayudar a conceptualizar el evento, completar la hoja de ruta previa al evento, determinar quién puede necesitar ser invitado o informado y planificar dónde organizarlo. Ser parte de toda la visión ayuda a los productores de eventos también a calibrar las expectativas de los clientes del evento.

Es responsabilidad del productor del evento brindarles a los clientes una idea precisa de cómo se verá y se sentirá el evento, y discutir cualquier cambio que el cliente pueda sugerir. Todo esto se hace para evitar grandes decepciones el día del evento.

¿Qué hace un productor de eventos en vivo justo antes del evento?

Unas semanas antes del evento, el productor del evento debe reunir a todos para ejecutar el evento sin problemas. Será necesario localizar y contratar asistentes de cámaras, luces, audiovisuales y producción. También reunirá a los equipos técnicos, artísticos y de instalaciones.

Los productores de eventos deberán asegurarse de que los invitados, visitantes y/o el público tengan una experiencia cómoda en el evento. Toda la colaboración con el equipo de marketing y/o los equipos de transmisión también será manejada por ellos.

Si es necesario, pueden preparar itinerarios de última hora para el personal y la tripulación.

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¿Qué hace un productor de eventos en vivo en un evento?

El productor del evento está presente durante el evento para monitorear cómo va. Hay problemas inevitables el día D, sin importar qué tan bien preparado esté el equipo. Es trabajo del productor del evento resolver cualquier problema a medida que surja y garantizar que la comunicación entre los equipos pueda continuar sin problemas.

Una vez finalizado el evento, el productor del evento comprende bien qué salió bien y qué no funcionó en absoluto para el proyecto. Esto les ayuda a tener conversaciones individuales con todos los que quieran comprender mejor sus funciones. Los equipos/individuos que han realizado un trabajo excelente son apreciados y recontratados.

¿Con quién trabajan los productores de eventos?

Los productores de eventos trabajan en estrecha colaboración con los planificadores de eventos y los clientes, pero están en contacto con todos los equipos de la unidad. Ya sea un equipo de producción, un equipo técnico o el equipo creativo principal, se espera que los productores de eventos se coordinen con todos. Esto también se debe a que traen al evento muchos profesionales y equipos de primer nivel. Para eventos más grandes, también necesitan hablar con las autoridades locales y los equipos de emergencia.

¿Qué habilidades necesitan los productores de eventos en vivo?

Hay excelentes cursos de gestión de eventos que capacitan a los futuros productores de eventos, pero quizás las cualidades más importantes no se puedan enseñar. Los productores de eventos deben ser organizados y excelentes comunicadores, pero lo que necesitan sobre todo es la capacidad de mantener la calma durante situaciones muy estresantes.

Hay que ser amable porque su rol requiere mucha coordinación entre equipos y, a diario, controlar a muchos profesionales diferentes. Puede resultar útil algún conocimiento de habilidades creativas como la escritura o el diseño. Y, como cualquier trabajo de eventos, los productores de eventos deben sentirse cómodos trabajando muchas horas.

Aunque es más común que las organizaciones corporativas empleen más productores de eventos, cualquier evento puede beneficiarse de tener uno en su equipo. A veces, los planificadores de eventos también contratan productores de eventos, especialmente si el evento es demasiado grande para que un planificador lo maneje solo. Los eventos masivos cuentan con muchos productores de eventos; los más pequeños pueden arreglárselas con uno.

Para las personas responsables que disfrutan comunicarse con los demás, el papel de productor de eventos es perfecto. No es tan agitado como parece, principalmente porque cuentan con muchos equipos de profesionales para ayudarlos a organizar eventos. Los proyectos de gestión de eventos en vivo (espectáculos escénicos o teatros) también pueden ser muy creativos y satisfactorios. Para cualquiera que busque organizar y diseñar estrategias (mientras se divierte mucho en el camino), la producción de eventos es el camino a seguir.