Presupuesto de eventos 101: hacer que los eventos sean buenos

Los presupuestos suelen ser una de las partes más estresantes del proceso de planificación de su evento, ¡pero no tienen por qué serlo! Incluso en el mundo post-Covid plagado de alta inflación, se pueden establecer expectativas realistas para todos los involucrados. Cuando comienzas con un nuevo evento, tu presupuesto puede centrarse en categorías amplias. Un evento más establecido puede entrar en detalles más profundos. Echemos un vistazo a algunas de esas categorías:

Gastos

Ubicación

Su ubicación puede suponer un gran gasto y determina muchas de las otras partidas de su presupuesto. Diferentes eventos requieren diferentes proveedores y pueden tener ciertas restricciones. Un ejemplo podría ser un proveedor interno de AV o catering y, si no utiliza ese proveedor, probablemente se aplicará una tarifa de enlace adicional. Algunos lugares ofrecen descuentos importantes o exención total de las tarifas de alquiler de habitaciones por un mínimo de alimentos y bebidas suficientemente alto. La mayoría de las otras categorías (es decir, estacionamiento, seguridad) de su presupuesto dependerán de su ubicación. Asegúrese de hacer muchas preguntas cuando tenga conversaciones durante la búsqueda de ubicación.

Abastecimiento

El catering es probablemente el gasto más elevado de un evento. Esto puede ser especialmente cierto si incluye una cena cubierta y barra libre. Muchos lugares tendrán proveedores de catering preferidos o internos, por lo que cuando comience a buscar lugares, asegúrese de preguntar por sus menús y precios. Esto le ayudará a determinar los costos antes de firmar un contrato y encontrar la mejor opción. Además, ¡no olvides los impuestos y tasas! Estos detalles generalmente se explican en el menú y en los detalles de la ubicación, pero pueden sumar un costo por persona más alto que solo los precios en la página.

Software para eventos

Hay muchas opciones de software que están especialmente diseñadas para ayudarle en el camino. Los diferentes software tienen una variedad de funcionalidades y precios; ¡Incluso hay algunas versiones gratuitas excelentes que están abiertas a organizaciones sin fines de lucro! Algunas de las plataformas que hemos utilizado incluyen OneCause, AES, GiveSmart, Auction Harmony y más.

Audiovisuales

Los costos de audio y visuales pueden variar mucho según su evento. Su evento puede tener un componente virtual o simplemente una subasta silenciosa en línea disponible para que los invitados puedan ofertar de forma remota y en persona. Es posible que su lugar tenga algún equipo AV interno. Los elementos típicos incluyen: pantallas integradas y sistemas de sonido, escenario, podio y micrófonos. Sin embargo, muchas veces subcontratarás servicios audiovisuales. Este es un gran grupo para discutir con sus posibles lugares en su búsqueda de lugares, ya que el equipo audiovisual y el trabajo pueden acumularse rápidamente. También es un componente muy importante: si las personas no pueden oír o ver su programa, su experiencia se verá afectada.

Decoración

¡Hacer una declaración con tu decoración es clave! Es estándar para lugares que ofrecen velas votivas y espejos para mesas. Puedes decidir agregar decoración o dejar que el lugar brille. Es posible que un evento en un teatro antiguo renovado no necesite la misma decoración o espacio de tuberías y telas que el salón de baile de un hotel moderno. Contamos con increíbles proveedores de decoración en el área metropolitana de Twin Cities, incluidos Festi, Event Lab, BlomMonster, GirlFriday, Moss Studios y más. Si tiene una gran cantidad de personal y voluntarios, es posible que desee considerar la decoración de bricolaje para minimizar el gasto. Al realizar cualquier tipo de decoración de bricolaje, tenga en cuenta el tiempo que tardan en recoger y empaquetar al final de la noche. Si bien la decoración hecha por usted mismo puede ser menos costosa, asegúrese de comprender el impacto del trabajo voluntario.

Socios de servicio/otros proveedores

Estos pueden incluir cualquier otro proveedor necesario para darle vida a la experiencia de su evento. Algunos ejemplos son: fotógrafos, fotomatones, subastadores, entretenimiento en vivo, música/DJ y oradores principales. Estos socios suelen operar con una tarifa por hora que se adapta a la cantidad de personas que trabajan.

Marketing

Todo lo que se utilice para promocionar el evento puede considerarse marketing. Los costos en este segmento pueden incluir: diseño gráfico, impresión, envío postal, publicidad y promoción en redes sociales.

Ingreso

Realice un seguimiento de todos los artículos que generan ingresos para el evento, más allá de las cantidades recaudadas en la sala. Considere los siguientes grupos al analizar los ingresos recaudados.

Venta de boletos

Considere ofrecer un boleto VIP con ventajas adicionales por un costo mayor.

Patrocinios

Las empresas suelen asignar ciertas cantidades en dólares para este tipo de oportunidades de patrocinio en sus presupuestos anuales. A cambio de patrocinios, recibirán reconocimiento durante el evento en materiales de marketing y más dependiendo del nivel de patrocinio.

Generación de ingresos in situ

Lleve un registro de los artículos especiales, como los que están en consignación. Estos son artículos que deben alcanzar una cierta cantidad para poder venderse. Realice un seguimiento de estos durante la noche para determinar si se alcanza esa cantidad y cuándo.

Considere cualquier artículo que tenga costos asociados (es decir, el propietario del barco para el «crucero en barco especial» solicitó que no se vendiera por menos de $5,000). Además, tenga en cuenta qué artículos se pueden vender dos veces e informe al subastador para que pueda leer a los donantes en la sala y determinar si esos fondos están disponibles.

Asegúrese de realizar un seguimiento de los obsequios comprometidos previamente y de los que se entregan espontáneamente en la sala.

Raffles, Wine Pulls, Plinko, ¡la lista sigue y sigue!

En naturaleza

Muchos proveedores ofrecen descuentos o intercambios de bienes/servicios sin fines de lucro en reconocimiento al patrocinio.

Al crear su propio presupuesto, puede realizar un seguimiento de los gastos y ajustarlos a medida que los artículos sean mayores o menores de lo esperado. No se desanime si el presupuesto de su primer año tiene partidas que superan lo esperado; presupuestar con precisión requiere tiempo y experiencia con el evento. Si utiliza el presupuesto como guía, podrá aprovechar al máximo su inversión; desde conseguir patrocinadores adicionales, hasta ayudar con los costos, hasta encontrar un proveedor que sea económico y ofrezca un excelente producto.

Haga una buena diferencia

Do Good Events cree en apoyar a nuestra comunidad sin fines de lucro mediante la planificación de eventos excepcionales que les ayuden a alcanzar y superar sus objetivos de recaudación de fondos. También nos unimos a nuestros socios sin fines de lucro a través de tarifas reducidas y oportunidades de patrocinio.

Cada otoño, ofrecemos DGE Giveback, que nos permite devolver una parte de nuestras ganancias a los clientes actuales.