Por qué los lugares únicos para conferencias están de moda y cómo hacer que el suyo se destaque

¿Qué hace que un lugar de conferencia sea «único»?

Los lugares únicos para conferencias no son los espacios tradicionales para reuniones; se destacan. Si bien algunos lugares son verdaderamente únicos y verdaderamente antiguos, otros tienen una o dos características que los distinguen, como por ejemplo:

Algunos de los lugares para eventos más excepcionales del mundo no parecen centros de conferencias tradicionales desde el exterior. Aunque aparecen y operan como negocios separados, muchas cervecerías, galerías de arte, museos, lugares y restaurantes organizan eventos corporativos de alta calidad.

Los lugares que parecen únicos son fáciles de elegir entre una lista. Llaman la atención y captan el interés del espectador. ¿Su lugar tiene una arquitectura impresionante, un diseño interior complejo o un paisajismo creativo?

Ya sea que brinden excepcionales servicios de comidas en el lugar, salas de reuniones de alta tecnología o personal para eventos, los centros de conferencias únicos ofrecen servicios que superan a los de la competencia. Desde valet parking hasta tecnología híbrida para eventos, los lugares más memorables ofrecen productos y servicios que los distinguen.

Organizar un evento tras otro en los centros de conferencias tradicionales puede resultar un poco aburrido. Para los planificadores ocupados o los organizadores de eventos recurrentes, reservar lugares extraordinarios es una excelente manera de mezclar las cosas y evitar que los eventos se vuelvan obsoletos.

¿Cuáles son los lugares de conferencias únicos y tan atractivos?

Los organizadores de eventos buscan lugares poco convencionales por muchas razones. Es posible que tengan limitaciones presupuestarias estrictas, un estilo personal poco convencional o el deseo de hacer las cosas de manera diferente. Los lugares de conferencias únicos atraen la atención de los planificadores que desean mezclar las cosas y…

• Generar expectación sobre el evento. Reservar un lugar único o inesperado es una excelente manera de generar entusiasmo por un evento. Los planificadores pueden promover el diseño único del lugar, los servicios excepcionales y otras comodidades para generar participación en línea, lo que puede impulsar el registro y la asistencia al evento.

• Cree un marketing más memorable. Promocionar una ubicación anfitriona única para crear un marketing de eventos que se quede grabado en la mente de los espectadores. Cree una imagen de evento que distinga su conferencia de los eventos de la competencia y deje a los espectadores una imagen duradera.

• Mejorar la experiencia de los participantes. Así como se destacan de los lugares de conferencias clásicos por su estilo y servicios, los lugares de conferencias únicos crean una experiencia inolvidable para los asistentes que los lugares de la competencia no pueden recrear. Ayudan a los organizadores a colorear o relajar la atmósfera de muchos tipos de eventos corporativos.

¿A qué desafíos se enfrentan las sedes de conferencias únicas?

Si su lugar funciona principalmente como un negocio no relacionado con conferencias (es decir, un restaurante o museo), es posible que los planificadores y clientes potenciales no lo sepan o que no ofrezcan servicios para eventos. Además, las sedes de conferencias individuales pueden enfrentar desafíos debido a:

• Falta de reconocimiento del nombre

Los lugares más pequeños, independientes y únicos tienden a tener menos dinero para marketing que sus competidores corporativos de renombre. Por lo tanto, puede resultarles difícil mantener su nombre en la mente de los consumidores, especialmente en mercados abarrotados.

Dependiendo del tipo de ubicación en la que opere, es posible que los consumidores ya tengan nociones preconcebidas sobre su negocio. Por ejemplo, si opera un bar conocido por su música en vivo o eventos de entretenimiento, los planificadores probablemente no lo asociarán con almuerzos de negocios o reuniones corporativas. Es posible que duden en reservar funciones grandes, profesionales o de alto nivel.

Cómo hacer que el lugar de tu evento sea más exclusivo

Identifique fondos adicionales en el presupuesto de su lugar. Utilice ese dinero para resaltar lo que hace que su lugar sea único y mejorar su centro de conferencias. Considere mejorar el interior, mejorar el exterior, cambiar las estrategias de marketing y crear una experiencia superior para el cliente.

1. Destaca lo que hace que tu publicación sea especial

Establezca el tipo de imagen (identidad de marca) que desea retratar. Considere lo que lo diferencia de los lugares cercanos.

• ¿Qué servicios especializados en sitio ofrece su ubicación?
• ¿Qué le resultará más atractivo a su público objetivo?
• ¿Ofrecen paquetes de eventos en vivo o híbridos?
• ¿Cómo incorporar herramientas para reuniones remotas?
• ¿Sirves café, snacks o comidas completas?
• ¿Ofrecen comidas completas o refrigerios y comidas en caja?

Desarrollar puntos de venta únicos para enfatizar. Muéstrelos en materiales de marketing puntuales y campañas promocionales para ayudar a difundir su negocio.

2. Asóciese con proveedores locales

Cree una red de socios locales confiables y de buena reputación que puedan combinar especialidades y servicios de eventos. Al asociarse, los destinos pueden ofrecer paquetes de reservas más atractivos e inclusivos. Por ejemplo, cree un paquete de evento para pasar la noche con un socio de alojamiento local o cultive una experiencia de conferencia cautivadora con cocina local de alta calidad. Colabore con especialistas en marketing de destinos y otras asociaciones de la industria hotelera para atraer a grandes empresas a visitar su ubicación.

3. Elige un tema memorable

Si está buscando una manera de darle un vuelco a su centro de conferencias y darle un soplo de aire fresco, considere redecorar su espacio con un tema memorable. ¿Quiere atraer eventos centrados artísticamente? Si es así, cree un ambiente moderno de gastropub para conferencias relajadas. Si los viajes corporativos generan mucho dinero en su mercado, considere convertirse en el lugar mejor conectado y amigable con la tecnología de su ciudad. Genere expectación y atraiga a los organizadores de fiestas corporativas con una sala de eventos con temática de bar clandestino o un lujoso vestíbulo de entrada inspirado en una alfombra roja.

4. Incorpora elementos interactivos

Los videowalls, las encuestas en vivo, los menús de pantalla táctil, la realidad virtual y otras herramientas interactivas para eventos ayudan a los anfitriones en persona a conectarse mejor con su audiencia en línea y ampliar la gama de eventos híbridos. Además de mejorar la experiencia de los asistentes al evento, la instalación de elementos interactivos para reuniones puede ayudar al personal de su hotel a eliminar procesos de entrada de datos que consumen mucho tiempo y brindar asistencia adicional a los visitantes.

5. Acelerar las reservas online

El informe Gartner Future of Sales 2025 predice que el 80% de las interacciones de ventas B2B entre compradores y proveedores se producirán a través de canales digitales. Además, el 85% de los planificadores que respondieron a la Encuesta sobre adquisiciones de planificadores 2023 de Cvent dijeron que es más probable que elijan un centro de conferencias, hotel o lugar si pueden completar el proceso completamente en línea sin necesidad de la ayuda de un representante. Aproveche los cambios en las preferencias de reserva invirtiendo en canales digitales y publicidad directa, lo que facilitará a los organizadores de eventos reservar rápidamente un evento en su lugar.

6. Revitaliza tu estrategia de iluminación

Para los organizadores de eventos habituales y los viajeros de negocios experimentados, los lugares de reunión se mezclarán con el paso del tiempo. Con el tiempo, todos los lugares que visitan empiezan a tener el mismo aspecto. Sin embargo, los elementos de iluminación únicos, como accesorios de pared antiguos y paneles de control con pantalla táctil, pueden hacer que su centro de conferencias sea más memorable.

Una iluminación bien pensada eleva cualquier espacio para eventos y puede impactar significativamente el ambiente de su lugar. Si bien invertir en funciones de compras puede ayudar a atraer conferencias más llamativas y creativas, la instalación de atenuadores o focos puede mejorar la flexibilidad del lugar y permitirle albergar una gama más amplia de eventos corporativos.

7. Crear letreros personalizados

Instale señalización personalizada que capture la imagen y visión de su marca. Cree diseños llamativos para señales viales, pantallas digitales y campañas en línea. Las señales direccionales muestran a los visitantes cómo encontrar su lugar y los guían a las instalaciones esenciales una vez que llegan. La señalización vibrante en la carretera hará que la identificación de su ubicación sea más fácil para los transeúntes y los asistentes al evento que viajan. Encuentre carteles para eventos únicos que combinen con el estilo no tradicional del lugar.

8. Diseña una entrada inolvidable

Una entrada acogedora al lugar ayuda a que los asistentes a eventos y conferencias se sientan bienvenidos cuando llegan. Cree una entrada que encarne la atmósfera de su lugar y permita a los visitantes saber qué esperar.

¿Prefieres un ambiente artístico moderno y moderno? Si es así, considere elegir colores vibrantes o papel tapiz estampado. Para recibir a los huéspedes que ingresan a un ambiente más relajado y centrado en el bienestar, cubra la entrada con exuberante vegetación, tonos frescos y fragancias relajantes.

9. Cambiar la disposición de los asientos

Además de los diseños tradicionales de salas de reuniones, que incluyen salas de juntas, eventos en forma de lu y estilo teatro, considere ofrecer opciones de configuración más exclusivas que hagan que su espacio común sea extraordinario. Ofrezca configuraciones de comedor estilo picnic o espacio para descanso en el patio para atraer a organizadores de eventos de mente abierta. Cuanto más flexibles sean sus opciones de diseño, más conferencias podrá albergar su lugar.

10. Abrazar la escena del arte

Cultive una atmósfera de conferencia que celebre las artes y la cultura. Decora los pasillos con fotografías o pinturas de recién llegados destacados para apoyar a los artistas emergentes. Considere instalar un jardín de esculturas, contratar bandas locales en vivo o vender artesanías hechas a mano. Renueve espacios históricos y adopte un estilo contemporáneo, como la Galería NK en Washington, DC. Originalmente una cochera, el espacio renovado para eventos con capacidad para 85 personas ahora cuenta con pisos de madera, arte de alta gama y una cocina excepcional.

11. Pensar fuera de la caja

Las reuniones corporativas no tienen por qué celebrarse en salas de juntas congestionadas. Imagínese organizar una sesión de lluvia de ideas con las mentes más brillantes de su negocio mientras disfruta de un brunch junto a un jardín de mariposas. Piense de forma creativa y busque oportunidades innovadoras para brindar experiencias de eventos personalizadas y memorables.

¿Cómo crean los lugares de conferencias sesiones fotográficas para los asistentes?

Con un letrero colgante, una exhibición estacionaria o una señalización digital llamativa, los lugares pueden construir un fotomatón atractivo que anuncie su propiedad. Al incorporar su logotipo, nombre y otros elementos de su identidad de marca, los lugares de conferencias pueden crear carteles reconocibles que también sirven como telón de fondo para fotografías. Crea un lugar cálido y acogedor donde los asistentes al evento puedan tomar fotografías y anímalos a etiquetar tu publicación en las redes sociales.

Encuentre lugares de conferencias únicos cerca de usted

Si está buscando un lugar de conferencia único pero no está seguro de por dónde empezar, comience el viaje de búsqueda con su destino anfitrión ideal. Busque lugares únicos en su destino objetivo e investigue centros de conferencias que le resulten atractivos, o comuníquese con una organización de marketing de destinos para tener una idea de lo que hay disponible. Antes de consultar al director del lugar o al gerente de la conferencia, escriba una lista de preguntas que debe hacer para asegurarse de no olvidar ningún detalle crucial que desee cubrir, como por ejemplo:

• Capacidad de ubicación
• Tecnología en la habitación
• Política de configuración/adjunto
• Restricciones de ruido
• Opciones del vendedor

¡Aproveche estas ideas únicas para lugares de conferencias!

Ahora que sabe por qué los planificadores y los asistentes acuden en masa a lugares para eventos únicos, puede sacar provecho de lo que distingue a su propiedad. Si el lugar de su evento incluye habitaciones para pasar la noche, considere incorporar algunas ideas creativas de hoteles que realmente funcionen.