Por qué es tan importante tener un plan de respaldo al organizar eventos y cómo afrontar los problemas

Ahora que llegó el invierno, me recordó lo importante que es tener un plan de respaldo. Circunstancias imprevistas pueden afectar su evento y hacer que no funcionen según lo previsto.

Junto a la evaluación de riesgos y la seguridad y salud siempre es recomendable tener un plan B. Son muchas las circunstancias externas que pueden afectar a tu evento. También es muy importante asegurarse de que, sea cual sea el evento que organice, tenga el tipo adecuado de cobertura de seguro que incluya la cancelación. También debe tener todos los detalles de los contactos de emergencia de los asistentes y un proceso de desastre detallado con los contactos de la línea de gestión y un plan de implementación.

• Problemas naturales -El clima es un factor fuera de nuestro control, especialmente si organizas un evento al aire libre, siempre debes tener un plan alternativo en caso de que el evento no pueda realizarse al aire libre.
  • La nieve puede afectar no sólo al transporte de los delegados que llegan a un evento; puede retrasar la asistencia de oradores o asistentes clave. Recuerda considerar la fecha y época del año en la que estás organizando tu evento. ¿Qué posibilidades hay de que el clima afecte su evento con carreteras bloqueadas debido a la nieve o fuertes lluvias que causan inundaciones?
  • El invierno también puede ser una época en la que las personas tienden a contraer resfriados o gripe. Tenga un respaldo si su orador principal no puede asistir. Es posible que tengas que cambiar a otro orador o al orden del programa.
  • Ola de calor: es agradable tener sol para tu evento, pero demasiado calor también puede ser peligroso. Asegúrese de tener suficiente cobertura y sombra, ventiladores o aire acondicionado y mucha agua para que la gente beba.
  • El fuego también puede afectar un lugar o área, tenga en cuenta el historial previo de cualquiera de estos eventos para el lugar/ubicación.
  • La sequía puede provocar escasez de agua y algunas zonas tienen que reducir la disponibilidad de agua. Es posible que necesites utilizar agua embotellada en lugar de jarras de agua del grifo para beber.
  • Los vientos fuertes pueden afectar la energía y el transporte a un evento y si está organizando un evento al aire libre debe asegurarse de que todos los cables eléctricos, marquesinas y edificios independientes temporales, postes, carteles, vallas, etc. estén anclados.

• Problemas creados por el hombre – Una Huelga que puede afectar el lugar, el personal y el transporte público de un evento.
• Terrorismo: si viaja al extranjero, consulte los sitios web gubernamentales sobre viajes a ciertos países.
• Política: las carreteras están cerradas debido a los manifestantes, consulte con las autoridades locales y la policía sobre lo que se está viendo afectado.
• Corte de energía: con suerte, esto puede ser temporal, pero siempre consulte con el lugar qué hacen en caso de que esto suceda. ¿Tienen generadores de respaldo?
• Incendio – En el lugar asegúrese de estar al tanto de todas las salidas de emergencia y también de los simulacros donde reunirse si esto sucede.
• Salud – Si es necesario, disponer de un equipo médico y una ambulancia en el lugar. Enfermedad de salud o intoxicación alimentaria, verifique todos los estándares y certificaciones alimentarias, sepa dónde está el Dr. Surgery, hospital más cercano, etc.
• Seguridad: asegúrese de contar con el nivel adecuado de seguridad, ya sea seguridad en el acceso o en una pantalla, asegúrese de que los equipos costosos estén protegidos.

En general, la mayor parte del tiempo el evento transcurrirá según lo planeado, pero cuanto mejor preparado esté, mejor será el resultado en caso de que ocurra algo inesperado.