Planificación y gestión de eventos: diferencias clave

En las últimas décadas, la industria de eventos ha mostrado un enorme crecimiento, especialmente entre los jóvenes. Con cada vez más personas dispuestas a trabajar en el sector de eventos, prodigios creativos de diferentes campos están mostrando su talento en la industria de eventos… ¡y el mundo está de fiesta como nunca antes!

Dicho esto, la gente suele pasar por alto algunos de los elementos clave que conforman la industria de eventos, y los términos «planificación de eventos» y «gestión de eventos» suelen usarse indistintamente. Si bien los dos campos están relacionados, en realidad son bastante diferentes en términos del trabajo que realizan, los clientes a los que atienden y las capacidades que aportan.

Entonces, sin más preámbulos, profundicemos en lo que separa la planificación y la gestión de eventos para que pueda estar seguro de contratar al tipo de profesional adecuado para su gran evento.

Evento planeado

Si el nombre no habla lo suficiente por sí solo, la «planificación de eventos» sólo se ocupa de la parte de planificación del evento. Ahora bien, esto no quiere decir que los planificadores de eventos no tengan ningún papel en la ejecución de los eventos, es sólo que la función de planificación es el centro de su trabajo.

Todo tipo de evento, desde una pequeña despedida de soltera hasta un gran concierto, comienza con algún tipo de plan. Esta planificación inicial implica finalizar el tema general, la fecha del evento, el presupuesto, etc. La planificación del evento continúa incluso después de que finaliza, ¡a veces, durante semanas después de la conclusión del evento!

Estas son algunas de las responsabilidades generales de la planificación de eventos*:

• Finalizar el tema general del evento.
• estimación de presupuesto
• Elegir el lugar adecuado según el presupuesto y la temática
• Negociación con los dueños del lugar.
• Contratación de proveedores externos para la ejecución.
• Ellos deciden el menú.
• Contratar un catering ideal
• Hacemos arreglos para oradores invitados.
• Coordinar todas las formas de transporte durante el evento.

* Tenga en cuenta que la planificación es una tarea extensa y esta lista es simplemente para darle una idea de algunas de las funciones y responsabilidades de la planificación de eventos; no pretende ser una lista completa.

Por supuesto, existen otras responsabilidades específicas según el tipo de evento en el que trabajan los planificadores, que es el tema de un artículo más profundo exclusivamente sobre planificación de eventos.

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Gestión de eventos

Si la planificación de eventos es el cerebro, entonces piense en la gestión de eventos como la fuerza muscular. La gestión de eventos garantiza que el evento se desarrolle sin problemas y al mismo tiempo cumpla con todas las expectativas que se han finalizado con el planificador de eventos. Mientras que un organizador de eventos decide el lugar, es el administrador del evento quien reserva el lugar. Los gestores de eventos coordinan con proveedores externos en función de los acuerdos establecidos por los organizadores. Otras responsabilidades incluyen la gestión del personal, la resolución de problemas en el lugar y la gestión de la ejecución completa de todos los elementos del evento.

Entonces, cuando se trata de diferenciar entre planificación y gestión de eventos, piense en términos de planificación y ejecución.

Elegir entre los dos: ¿cuál es ideal para tu evento?

Es natural investigar un poco antes de su evento. Si no está familiarizado con la industria de eventos, puede resultar bastante difícil saber si necesita un planificador o un administrador de eventos.

Pero no te preocupes, ¡para eso estás aquí! Estoy aquí para ayudarte a desglosar los dos y ayudarte a descubrir cuál es la mejor opción para tu evento.

A partir de las dos secciones anteriores, puede darse cuenta fácilmente de que los planificadores de eventos se limitarán principalmente a la parte de planificación y no serán necesariamente ellos los que realizarán las tareas. Aquí es donde entra en juego el director del evento. Los gestores de eventos son como los constructores de un evento. Ellos harán la ejecución física del evento, aunque no tienen mucho que ofrecer en términos de ayudarte a planificar el evento, como decidir un tema.

En resumen, para eventos que requieren poca o ninguna planificación pero que requieren mucha ejecución, los administradores de eventos son una opción ideal. Sin embargo, si no se anima a planificar su evento o está planeando algo único, los planificadores de eventos son las personas adecuadas para el trabajo.

También tienes la opción de elegir ambos si necesitas ayuda tanto con la planificación como con la gestión. Por supuesto, esto sería una inversión mayor, pero si realmente desea que su evento sea perfecto, tener un planificador y un gerente le asegurará que lo consiga.