Planificación del festival de alitas de pollo de Austin: preguntas y respuestas

En mayo, la gente se dirigió al sur de Austin para comer un sinfín de alitas y votar por las mejores alitas de la ciudad en el Austin Chicken Wing Festival. Entonces, nos reunimos con el organizador del evento Jesse Island para conocer su experiencia al planificar un festival con Ticketbud.

La siguiente sesión de preguntas y respuestas con Jesse destaca la experiencia de un director de eventos que coordina un festival gastronómico. En él comparte, desde la perspectiva de un organizador, lo que es la gestión de la venta de entradas y promociones para festivales y grandes eventos.

¿Qué inspiró la creación del Austin Chicken Wing Festival y cuáles son los objetivos principales del evento?

El Austin Chicken Wing Festival se inspiró en el Wing Fest, que tuvo lugar en Austin en 2017 y 2018. Sin embargo, el evento se disolvió porque los organizadores no contaban con el equipo necesario para su promoción e implementación. Entonces, me reuní con uno de los organizadores para ver qué se necesitaba para hacer mi propio festival de sabor ala. Me contó todo lo que hicieron bien y todo lo que hicieron mal. Entonces, por todo lo que hicieron mal, contrataron a alguien en esa zona.

¿Cómo seleccionar y gestionar los vendedores y socios que participan en el festival?

Para reclutar proveedores, les pedí a todos los miembros de mi equipo que compartieran sus 10 lugares favoritos para las alas y también agregué lugares publicados en listas y artículos en línea. Luego, nos lanzamos al marketing de guerrilla. Mostramos hasta 150 lugares diferentes con camisetas doradas a juego para probar las alas y compartir más sobre el festival. A partir de ahí, algunos restaurantes realmente se prendieron.

Una cosa que aprendí de mi reunión inicial con el organizador del Wing Fest fue que era importante poner a estos proveedores en primer lugar. Si no hay alas, no hay fiesta. Entonces, puse la gestión de proveedores en mi lista y los traté como oro.

¿Es la primera vez que planificas un festival? ¿Cómo se compara con otros eventos que has planeado?

Este es el primer evento que he organizado a esta escala. Sin embargo, antes he organizado eventos que requerían bloquear las calles del centro. Soy bastante bueno con los permisos y sé cómo coordinar y negociar con la ciudad. Algunas personas no se dan cuenta del tiempo y el costo que implica adquirir permisos para eventos a gran escala.

Tener el evento fuera de los límites de la ciudad lo hizo más fácil, pero aun así requirió un plazo de seis meses. Tuvimos que obtener permisos para reuniones masivas, permisos para alimentos y también necesitamos un jefe de bomberos en el lugar.

«Tener el evento fuera de los límites de la ciudad lo hizo más fácil, pero aun así requirió un plazo de seis meses..”

Jesse Island, organizador del festival

Debo agregar que el momento del evento tampoco fue aleatorio. Hice que un miembro de mi equipo investigara el Almanaque del granjero para el fin de semana de primavera más seco registrado. Preferiríamos calor que lluvia.

¿Qué estrategias de marketing utilizaste para promocionar el festival?

Nuestra estrategia de marketing utilizó un poco de todo. Usamos contenido pago en Instagram y Facebook y trabajamos con revistas e influencers. Hicimos segmentos de radio en los que la gente pedía subvenciones. Nuestro equipo reparte folletos y viste camisetas doradas para visitar bares y restaurantes de alitas y hablar con la gente sobre las alitas. Hicimos casi todo lo que se nos ocurrió.

¿Por qué elegiste Ticketbud como tu plataforma de venta de entradas para festivales?

Para nosotros era importante comenzar localmente, así que me alegré de usar Ticketbud. Busqué otras opciones: Eventbrite es muy engorroso y Posh no ofrece servicios de check-in. Además, Ticketbud tiene tarifas de servicio menos intrusivas que otras plataformas de venta de entradas para eventos.

«Ticketbud tiene tarifas de servicio menos intrusivas que otras plataformas de venta de entradas para eventos».

Jesse Island, organizador del festival

¿Hay alguna característica o integración que haya proporcionado Ticketbud que satisfaga las necesidades de su evento?

Diseños de entradas personalizados, opciones de entradas ocultas, códigos de descuento: lo usé todo. Desde el punto de vista del usuario, no resultó difícil de utilizar. Y podría fácilmente realizar un seguimiento y basar los presupuestos en el aumento de las ventas de entradas.

¿El uso de Ticketbud ha complementado o mejorado tus esfuerzos de marketing y promoción?

Utilicé los enlaces de seguimiento de referencias para incentivar a mi equipo a ayudar a vender entradas. Cada persona obtuvo un código único para compartir y ganar comisiones. Fue fácil de seguir y ayudó con la promoción.

¿Cómo fue tu experiencia con el servicio de atención al cliente de Ticketbud?

Ticketbud no es difícil de usar. Pero si algo fuera así, puedo enviar un correo electrónico y normalmente obtengo una respuesta en una hora. Probablemente hice alrededor de 10 000 preguntas sobre cómo aprovechar al máximo la plataforma para nuestro evento y obtuve ayuda para implementar todas las opciones, incluido el apoyo del personal en el evento en sí. Todo nuestro equipo ha disfrutado trabajar con Ticketbud y espero tener una excelente relación de trabajo en los años venideros.

¿Cómo ha mejorado Ticketbud la experiencia de los asistentes?

Todo estuvo bien. Nadie tuvo problemas con pedidos incorrectos o boletos faltantes. Usamos escáneres de Ticketbud el día del evento y eso facilitó la entrada de la gente. No hubo largas colas. No hubo fricción. Fue rápido y fácil.

¿Has utilizado alguna de las herramientas de análisis e informes de Ticketbud? Si es así, ¿qué métricas te parecen más valiosas?

«Es cierto lo que dicen: el 50% de la venta de entradas se realizará en las últimas 48 horas».

Jesse Island, organizador del festival

Es cierto lo que dicen: el 50% de la venta de entradas se producirá en las últimas 48 horas. Por lo tanto, hacer un presupuesto para el evento puede resultar muy complicado. Las herramientas de informes de Ticketbud realmente me ayudaron a planificar esto.

Con los informes de tickets, pude realizar un seguimiento del dinero que ingresaba durante el ciclo de ventas. Y a medida que nos acercábamos al evento, la distribución de entradas nos ayudó a prepararnos para saber quién iría a qué y cómo necesitaríamos abastecer cosas como el bar.

¿Qué consejo le darías a otras personas que planean un festival?

Contrata personas en las que puedas confiar para hacer cosas que tú no puedes hacer. Hay muchas cosas que implican la planificación de un evento. No podrás hacerlo todo. Necesitarás ayuda.

¿Hay algo que le gustaría agregar sobre la planificación de su festival o su experiencia con la venta de entradas?

El evento superó mis expectativas. Fue maravilloso ver las sonrisas en los rostros de todos. Cada persona se lo estaba pasando bien. Y no puedo esperar para hacerlo de nuevo.