Mejores prácticas para organizar eventos ambientalmente sostenibles

Si bien puede parecer intrascendente ajustar un evento para integrar prácticas sustentables, un compromiso colectivo de todos los organizadores de eventos para promover eventos ambientalmente sustentables puede generar un impacto positivo en nuestro planeta, todo sin comprometer la calidad del evento.

¿Quiere reducir la huella de carbono de su equipo de eventos? Conozca cinco mejores prácticas prácticas para planificar eventos sostenibles.

¿Por qué organizar un evento sostenible?

Un evento sostenible se refiere a cualquier evento, conferencia o reunión que se planifique desde el punto de vista de la conciencia ambiental. Estos eventos se adoptan comúnmente para lograr uno o ambos de los siguientes objetivos:

• Sostenibilidad del medio ambiente: Utilizar herramientas y prácticas que no sólo reduzcan el daño ambiental sino que también promuevan beneficios ecológicos a largo plazo.
• Sostenibilidad económica: La organización de un evento que genere resultados económicos positivos y rentabilidad, tanto para la organización como para la comunidad local, garantizando que no comprometa aspectos sociales, culturales y ambientales.

Si bien la implementación de prácticas sostenibles se ha vuelto cada vez más común, todavía queda trabajo por hacer. Un estudio reciente de HeadBox mostró que 8 de cada 10 empleados creen que las empresas para las que trabajan no organizan eventos lo suficientemente sostenibles.

Beneficios de los eventos sostenibles

Sin embargo, para aquellas empresas que tienen en cuenta las prácticas sostenibles, obtienen multitud de beneficios:

• Mayor retorno de la inversión: Los eventos sostenibles reducen activamente los costos mediante el uso de tecnología moderna para reducir las prácticas dañinas para el medio ambiente, como los viajes en avión, y limitan el número de asistentes en persona, lo que genera menos desperdicio.
• Reputación mejorada: Según un estudio reciente, 3 de cada 5 personas creen en la importancia de que las empresas actúen de forma ecológica y respetuosa con el medio ambiente. Además, el 85 % de los adultos informaron estar dispuestos a tomar medidas personales para mejorar la sostenibilidad, incluido el apoyo y la asistencia a eventos sostenibles.
• Inversión futura: El principal beneficio de los eventos sostenibles es invertir en un mañana mejor. Un pequeño ajuste por parte de los organizadores del evento tiene como resultado un efecto dominó positivo a largo plazo para nuestro planeta.

Afortunadamente, para un organizador de eventos, organizar un evento sostenible no supone un desafío logístico adicional. En cambio, al adoptar las mejores prácticas sostenibles de organización de eventos, pueden optimizar las operaciones y crear una experiencia de evento más eficiente e impactante.

5 mejores prácticas para eventos sostenibles

Incorpora prácticas ambientalmente conscientes en tu próximo evento con estos 5 consejos.

1. Organizar el transporte del evento

Los vehículos aportan alrededor de 1.400 millones de toneladas de gases de efecto invernadero a la atmósfera cada año, según el Departamento de Energía de Estados Unidos. Al organizar el transporte para su evento, puede ayudar a reducir estas emisiones de carbono. Así es cómo:

• Organizar un autobús lanzadera para recoger a los asistentes locales.
• Abogue por que los asistentes compartan el viaje entre sí para el evento.
• Comunicar opciones de transporte público vía correo electrónico.

Un organizador de eventos también puede hacer un esfuerzo adicional para organizar Ubers compartidos para los asistentes, lo que resulta en una reducción de las emisiones de carbono y una mayor satisfacción de los asistentes.

2. Producir artículos respetuosos con el medio ambiente

Los regalos comunes para eventos incluyen bolsos de mano, llaveros, cuadernos, botellas de agua, bolígrafos, cordones y camisetas de marca, entre otros. La eliminación inadecuada de artículos puede provocar un importante desperdicio medioambiental.

Los festivales, por ejemplo, producen 25.800 toneladas de residuos al año. Los organizadores de eventos pueden trabajar para reducir esto creando artículos que sean respetuosos con el medio ambiente y sostenibles.

En lugar de utilizar plásticos de un solo uso, elija alternativas reutilizables y biodegradables para artículos como bolsos, botellas de agua y bolígrafos. Elija materiales sostenibles como algodón orgánico o poliéster reciclado para camisetas y cordones.

Además, sea intencional con el botín que ofrece, para que los artículos promocionales no vayan directamente a la basura. Por ejemplo, en lugar de llevar regalos a los eventos, Postal permite a los asistentes elegir el artículo que desean a través de una tarjeta de regalo personalizada con un código QR generado por Postal y luego se lo envía.

«Este es un gran ejemplo de cómo cambiamos la forma en que operamos, para ser más conscientes y eficientes con los bienes que entregamos y para reducir el desperdicio», dice Kiana Ghassemi, gerente sénior de marketing de experiencias de Posta. «La responsabilidad corporativa es importante y creo que veremos más opciones de regalos intencionales en los próximos ciclos de eventos».

3. Elija una ubicación respetuosa con el medio ambiente

Para eventos personales, considere asociarse con un lugar que tenga certificación LEED. LEED significa Liderazgo en Energía y Diseño Ambiental, y esto significa que la ubicación ha sido reconocida oficialmente por cumplir con altos estándares en prácticas de construcción, operación y mantenimiento sustentables.

Otras consideraciones incluyen:

• ¿Qué tan cerca está la ubicación del transporte público?
• Si la ubicación no tiene certificación LEED, ¿mantienen prácticas y políticas ambientalmente sustentables?
• ¿Este lugar tiene reputación de albergar eventos sostenibles?

Muchos lugares han adoptado prácticas respetuosas con el medio ambiente, lo que facilita a los organizadores de eventos el acceso a la información necesaria.

4. Tiene como objetivo eliminar el desperdicio

Según Lime Venue Portfolio, los eventos desperdician más del 50% de la comida disponible para los asistentes. Otros ejemplos comunes de desperdicio en eventos incluyen el uso excesivo de cubiertos, platos y vasos desechables que terminan en vertederos, materiales promocionales no utilizados o desechados, como folletos, volantes y productos de marca, y desperdicio de energía proveniente de la iluminación y el uso ineficiente de equipos.

Aunque la eliminación completa de los residuos puede no ser factible, implementar prácticas sostenibles ayuda a minimizarlos y promover el consumo responsable:

• Adopte prácticas alimentarias sostenibles: Trabaje en estrecha colaboración con los proveedores de catering para estimar con precisión la cantidad de comida necesaria y anímelos a preparar solo lo necesario. Los restos de comida se pueden donar a organizaciones benéficas locales o bancos de alimentos en lugar de convertirse en desperdicio de alimentos.
• Elija alternativas reutilizables o compostables: En lugar de cubiertos, platos y vasos desechables, considere utilizar opciones reutilizables o alternativas compostables hechas de materiales biodegradables.
• Priorizar la eficiencia energética: Utilice soluciones de iluminación de bajo consumo, como bombillas LED, y configure temporizadores o sensores de movimiento para controlar la iluminación en áreas de baja actividad. Alentar a los expositores y vendedores a utilizar equipos y electrodomésticos energéticamente eficientes.
• Eliminar materiales impresos: almacene agendas, mapas de lugares y más en una aplicación de eventos móvil para limitar los materiales impresos.

Además, los organizadores de eventos pueden trabajar para educar a los asistentes y expositores sobre las iniciativas de sostenibilidad del evento y fomentar su participación. Pueden hacerlo proporcionando directrices sobre la eliminación responsable de residuos y ofreciendo incentivos para un comportamiento ecológico, como entradas con descuento por traer botellas de agua reutilizables o proporcionar contenedores de reciclaje para los stands de los expositores.

5. Organice un evento virtual

Los viajes, en particular los viajes aéreos, son un importante factor de daño ambiental. Según el Consejo Mundial de Viajes y Turismo, alrededor del 10% del total de las emisiones de CO2 están relacionadas con la industria de viajes y turismo.

Como resultado de la pandemia de COVID-19, muchas empresas han reconsiderado la forma en que se reúnen e interactúan, y han reducido significativamente las emisiones inducidas por los aviones. Aunque se han levantado las restricciones pandémicas, la práctica de la reunión prácticamente se ha mantenido, lo que sirve como una excelente manera de mejorar la sostenibilidad de los eventos.

Mediante el uso de eventos híbridos, los asistentes pueden sintonizarlos desde cualquier parte del mundo, eliminando la necesidad de viajar tanto en automóvil como en avión. De esta manera, los organizadores de eventos no sólo amplían su alcance sino que también reducen su huella de carbono y contribuyen a un futuro más sostenible.

Usando la tecnología para eventos sustentables

Los eventos sostenibles más eficaces adoptan software de gestión de eventos. La tecnología de eventos no solo proporciona a los organizadores una gran cantidad de recursos (como gamificación, redes y capacidades de datos), sino que también sirve como medio a través del cual los asistentes pueden sintonizar desde cualquier lugar, con facilidad.

La capacidad de llegar a una audiencia mundial a través de tecnología innovadora de gestión de eventos ayuda a impulsar los esfuerzos de sostenibilidad, como la reducción de las emisiones de carbono, menos residuos y una mejor comunicación.

Dado que muchos en la industria de eventos están adoptando eventos híbridos con un espíritu de conciencia ambiental, están recurriendo al software de gestión de eventos todo en uno, como Webex Events, para agilizar y agilizar el proceso del evento, desde la fase inicial de planificación del evento hasta simplificado. inscripciones y comunicación automatizada posterior al evento.

Webex Events es fácil de usar y permite a los organizadores de eventos priorizar la sostenibilidad sin comprometer la participación de los asistentes ni la experiencia general.