La próxima generación de grabación de eventos

¿Recuerda que cuando la planificación de un evento incluía un Rolodex y muchos, MUCHOS blocs de notas llenos de listas de verificación, notas, preguntas y números para uso futuro? ¿No? Bueno, lo creas o no, antes de los avances en la tecnología, los formularios se completaban a mano y se enviaban a cada coordinador de eventos para que los registrara una persona real. Se perdieron formularios, se leyó mal la información y se calcularon mal los números. Esos fueron los días oscuros de la planificación y grabación de eventos y ¡gracias al cielo que nos respalda!

Dado que prácticamente todas las personas en el planeta tienen una pequeña computadora en la mano en cualquier momento del día o de la noche, tiene mucho sentido utilizar esta tecnología para simplificar todo el proceso de registro de tal manera que sea una mejor experiencia para los organizadores de eventos. , clientes de alojamiento de eventos y asistentes.

PNV Enterprises, a través de PNVRegistration, proporciona a nuestros clientes y registrantes el registro en línea. Al eliminar la necesidad de formularios en papel que pueden perderse, puede estar seguro de que los coordinadores del evento han recibido la solicitud de inscripción, en tiempo real, Y de que puede verificarla y verificarla desde el nuevo cuando necesite asegurarse. Tus planes están confirmados y en orden. Los montajes de la conferencia de ayer incluyeron folletos de hoteles y lugares de interés cercanos, así como esquemas del lugar de la conferencia… en definitiva, un gran sobre manila lleno de papeles para varios propósitos diferentes. Si se pierde uno, se le pedirá que se comunique con el anfitrión o el planificador de la conferencia para recuperar esa información.

Un buen sitio web para eventos incluirá complementos de registro o integrará widgets de registro del software de gestión de eventos. También habrá enlaces a toda la demás información pertinente, que anteriormente estaba incluida en ese sobre grande. La inscripción, los arreglos de viaje, la selección de eventos y sesiones se pueden realizar al mismo tiempo, a veces meses antes de que se lleve a cabo la conferencia. Al ofrecer una plataforma todo en uno que integra perfectamente todos esos datos, los asistentes pueden hacer todos los arreglos de una sola vez.

El aspecto más revolucionario de la planificación de eventos en el nuevo milenio tiene que ser la introducción de aplicaciones telefónicas. Piénselo, si descarga la aplicación de grabación en su teléfono, tendrá acceso completo a todos los aspectos de la conferencia por la que pagó. Desde registrarse a su llegada, encontrar diferentes sesiones hasta proporcionar etiquetas de nombre personalizadas, la aplicación es básicamente un pase de evento que puede llevar consigo a todas partes.

La aplicación también puede brindar a los asistentes la oportunidad de crear sus propias agendas personales, investigar a otros asistentes y oradores con fines de networking, participar en encuestas y recibir actualizaciones de eventos en tiempo real a través de notificaciones automáticas. La reciente introducción de relojes inteligentes por parte de muchos gigantes tecnológicos se ha sumado al factor de conveniencia de usar software para eventos durante el evento real. Es razonable predecir que la «tecnología portátil» será el siguiente paso en esta evolución de la planificación de eventos.

Durante el evento, los datos recopilados utilizando estos avances tecnológicos pueden ser cruciales para juzgar el éxito de un evento y utilizar esos datos para mejorar el proceso de cualquier evento futuro propuesto. Quién se inscribe en qué sesiones, qué oradores son los más populares y cómo se califican las sesiones según las encuestas posteriores al evento pueden proporcionar información valiosa sobre qué funciona y qué no. Tanto el software de gestión de eventos como el in situ pueden ayudar en este caso.

Esta iteración moderna de planificación y grabación de eventos es muy beneficiosa para el cliente/anfitrión, ya que permite compilar y utilizar todos los datos para un análisis preciso de la conferencia que se está impartiendo y utilizar esa información para mejorar cualquier evento similar planificado en el futuro. Al recopilar correos electrónicos, monitorear la venta de entradas y realizar encuestas antes y después del evento, el cliente puede construir una red de contactos y, en última instancia, generar clientes potenciales para futuras oportunidades comerciales.