Guía para organizar un evento SXSW no oficial – Ticketbud | Vender entradas para eventos en línea

El festival South by Southwest (SXSW) es una parte integral de la identidad de Austin como centro global para la innovación y la creatividad. El evento anual atrae a miles de asistentes de todo el mundo, genera ingresos, apoya la creación de empleo y brinda oportunidades para que empresas y emprendedores muestren sus productos o servicios.

El festival de este año se llevará a cabo entre el 8 y el 16 de marzo de 2024 e incluye cientos de debates, proyecciones de películas, presentaciones musicales, actuaciones y oportunidades para establecer contactos.

Las solicitudes de participación en el evento oficial cierran meses antes de las fechas del festival, pero todavía existe la oportunidad para que las empresas exploten el atractivo del festival de forma no oficial.

¿Qué es un evento SXSW no oficial?

Los eventos y exhibiciones no oficiales de SXSW son aquellos que se llevan a cabo simultáneamente con las fechas del festival y se realizan en el centro de Austin o sus alrededores. Estos eventos no están asociados ni promocionados bajo el lema SXSW, pero pueden atraer a una audiencia más amplia además de aquellos que asisten a SXSW.

Al igual que los eventos SXSW, los eventos SXSW no oficiales sirven como catalizador de inspiración, innovación y colaboración. Estos eventos aprovechan una audiencia activa de creativos, innovadores, líderes de la industria y entusiastas, pero también abren sus puertas a otros miembros del público que buscan sumergirse en la emoción sin comprar una insignia SXSW.

Cómo planificar un evento SXSW no oficial

Cientos de comunidades, empresas e individuos participan en SXSW de forma no oficial. Pero la planificación de una exhibición no oficial de SXSW debe comenzar con anticipación para asegurar espacios y proveedores antes de que sean reservados por otros compromisos relacionados con SXSW. A continuación se ofrecen algunos consejos rápidos para empezar:

• Determine el propósito, la audiencia y los objetivos de su evento.
• Realice una búsqueda rápida de otros programas o eventos de SXSW y no oficiales de SXSW para comprender contra qué está compitiendo.
• Sal con un gancho: entusiasma a la gente con regalos, comida, bebidas o experiencias únicas gratis.
• Establecer un presupuesto.
• Espacio seguro para eventos: think, negocios, parques, bares o restaurantes. Inicie su búsqueda en los códigos postales 78701, 78792 o 78704 para mantenerse cerca de la acción.
• Reserve proveedores con anticipación para conocer la disponibilidad y el mejor precio.
• Envíe información sobre guardar la fecha a audiencias activas antes de que reserven sus calendarios.

Configurar registro o entradas para eventos no oficiales de SXSW

Los eventos no oficiales de SXSW pueden ser gratuitos o cobrar una tarifa. Evaluar su experiencia en eventos con eventos similares lo ayudará a determinar la mejor manera de registrarse. Pero, decidas lo que decidas, necesitarás una plataforma de venta de entradas para eventos que te ayude a mantener organizados tu evento y tu lista de asistentes. Ticketbud proporciona dicho recurso. En minutos, los organizadores de eventos pueden crear una cuenta de Ticketbud, personalizar la página web de un evento y abrir el registro para sus eventos. Visita ticketbud.com para comenzar.

Cada usuario de Ticketbud tiene acceso a un conjunto completo de herramientas de venta de entradas, incluida la capacidad de crear múltiples tipos de entradas (piense: entradas con acceso programado, experiencias VIP, precios para miembros frente a no miembros, etc.), crear descuentos y promociones, mostrar patrocinadores. , personalice páginas y diseños de entradas, invite y comuníquese con los asistentes, informe sobre ventas y promociones, y más.

¿Y la mejor parte? Los eventos gratuitos siempre son gratis con Ticketbud. Se asigna una pequeña tarifa a las entradas al finalizar la compra para eventos pagos. Y las organizaciones sin fines de lucro que organizan eventos SXSW no oficiales pueden calificar para recibir precios sin fines de lucro para sus eventos pagos. Ticketbud también ofrece opciones de pago diario, semanal y mensual para los organizadores de eventos que buscan acceder a financiación previa al evento.

El principal desafío de promover un evento SXSW no oficial es combatir el ruido. Los eventos no oficiales de SXSW compiten contra el festival más emblemático de Austin, además de cientos de otros eventos en la ciudad.

Por esta razón, la comercialización de un escaparate no oficial del SXSW debe ser deliberada y sólida. Los organizadores de eventos deben involucrar a sus audiencias actuales y activas a través del correo electrónico, la web y el marketing en redes sociales. Las redes sociales, especialmente, pueden ser una poderosa herramienta de marketing para dirigirse a nuevas audiencias cuyos intereses coinciden. Para tener éxito, elija los canales adecuados y considere promociones pagas.

Además, los calendarios comunitarios y las listas de confirmación de asistencia de SXSW son recursos de acceso para quienes no tienen credenciales y desean ser parte de la acción. Para garantizar que un evento aparezca en su búsqueda, los organizadores de eventos deben considerar enviar sus eventos SXSW no oficiales a las siguientes fuentes:

Sitios como RSVPATX permiten a los asistentes a eventos buscar e inscribirse en cientos de eventos SXSW no oficiales a la vez. Inscribirse en el directorio es fácil. Visite el sitio y haga clic en «enviar una presentación no oficial de SXSW».

Consideraciones finales para organizar un evento SXSW no oficial

Organizar un evento no oficial durante el SXSW puede ofrecer importantes ventajas a una empresa u organización. En primer lugar, brinda una oportunidad única de acceder a una audiencia amplia y diversa de asistentes al SXSW, así como a un público más general.

Estos eventos también pueden servir como poderosas herramientas de marketing, permitiendo a las empresas mostrar sus productos, servicios o marcas frente a una audiencia relevante y muy comprometida. Es una oportunidad para crear conexiones significativas, aumentar la visibilidad de la marca y fomentar relaciones con clientes, socios o personas influyentes potenciales en un entorno conocido por la innovación y la creatividad.

Además, organizar un evento no oficial permite libertad creativa, lo que permite a las empresas adaptar el evento a sus objetivos específicos, ya sea lanzar un producto, realizar investigaciones de mercado o crear una comunidad en torno a su marca.