Gestión de eventos: la importancia del plan B

La realidad es que las cosas pueden salir mal incluso en algunos de los eventos mejor orquestados. Circunstancias imprevistas puede dejar sin efecto un plan perfecto. Por eso en gestión de eventos, es crucial incorporar el Plan B, C y, a menudo, incluso el D en su proceso de lluvia de ideas. Hacer esto significa que estará listo para resolver cualquier problema que pueda surgir y podrá hacerlo manteniéndose fresco como un pepino.
Algunos pueden pensar que tener un Plan B es no confiar plenamente en el Plan A, pero al final del día, se trata de Prepárate para, bueno, cualquier cosa.. Porque seamos realistas, trabajar con eventos en Sudáfrica significa que siempre estamos preparados para lo inesperado, ya sean cortes de energía, cambios climáticos repentinos o problemas con los equipos. Somos expertos en prever cualquier riesgo potencial o amenazas y mantente un paso por delante Planes de Contingencia. Estas son algunas de las cosas que creemos que son importantes a lo largo del camino.

Espere lo inesperado en la gestión de eventos

Cuando están en juego grandes multitudes y presupuestos, siempre es mejor estar demasiado preparado. Asegúrese de tener un plan de respaldo para absolutamente todo eso posiblemente podría salir mal. Nos gusta utilizar una lista de verificación de gestión de eventos, a la que puede consultar a lo largo de su proceso de lluvia de ideas.
Aquí hay algunas cosas comunes que quizás debas considerar antes de tu evento:
• Problemas técnicos
• Que no haya personal ese día
• Corte de energía
• Problemas de transporte o estacionamiento
• El horario comienza temprano o tarde
• Mal tiempo
• Problemas con las instalaciones del baño
• Emergencias Médicas
• Cancelaciones del vendedor
• Menos o más invitados de lo esperado
• Riesgos de incendio y de seguridad
Si bien algo puede salir mal en cualquier lugar y en cualquier momento, una de las mejores maneras de evitar algunos de estos problemas es elige el mejor y más apropiado lugar. Elija un lugar que sea de fácil acceso. Realice algunas visitas al sitio para hacer preguntas de antemano y empezar a hacer una lluvia de ideas los primeros ‘y si’.

Cómo lidiar con un clima impredecible

Hemos estado allí. Un evento al aire libre cuidadosamente planificado puede resultar desastroso si el clima cambia repentinamente. Y el clima sudafricano tiene voluntad propia. Si está planeando un evento al aire libre, es fundamental tener un plan para clima húmedo y un plan para olas de calor.
Al realizar una lluvia de ideas sobre su evento, tal vez considere ubicaciones tanto interiores como exteriores para dar la bienvenida a la apertura de los cielos o a un tornado inesperado (Ciudad del Cabo, te estamos mirando). Esto puede implicar incluir planes de respaldo para las actividades interiores que haya planeado y tal vez incluso instalaciones sanitarias. Si no es posible tener una ubicación interior dentro de su presupuesto, busque formas de incluir una cubierta impermeable adecuada. ¡Lo último que quieres es que cualquier equipo técnico también se moje!
¿Se ha apagado el calor? Asegúrese de haber asignado suficientes zonas de sombra y suficiente agua potable. Estos pequeños detalles no pasarán desapercibidos si el tiempo cambia. Y realmente marcará la diferencia entre que tus invitados disfruten a pesar del clima o abandonen tu evento por completo. Además, no querrás arriesgarte a sufrir ningún problema de salud si la gente lucha contra los elementos. ¡Prefieres estar seguro, o puedes estar seguro de que lo lamentarás en las redes sociales!

Ocurren problemas técnicos

Cortes de energía, micrófonos defectuosos y DJ que no aparecen. ¿O qué tal si una computadora se congela durante una presentación de video? Cualquier cosa puede suceder. Es vergonzoso y puede parecer extremadamente poco profesional.
En primer lugar, a la hora de evitar problemas técnicos, te sugerimos que trabajes con una empresa de eventos técnicos o proveedores en los que confíes implícitamente. En segundo lugar, ensaye su evento o haga una revisión técnica antes del gran día. Pruebe todas las computadoras portátiles, pantallas, luces y micrófonos.
Sugerencia: no transmita presentaciones en línea ni almacene varios archivos duros por adelantado.

Muchas manos hacen trabajo liviano

En serio, este viejo dicho realmente suena cierto cuando se trata de gestión de eventos. Siempre asegúrese de tener suficiente personal. Porque cuando las cosas van mal, necesitarás tantas manos como sea posible. Pueden ocurrir errores, pueden ocurrir emergencias y las cosas pueden salir mal cuando hay seres humanos involucrados. Desafortunadamente, las empresas de gestión de eventos experimentan problemas con cancelaciones de personal de último momento o presupuestos que limitan la asignación de personal. Programe al personal con suficiente antelación para evitar decepciones y reserve algo de presupuesto para el fondo del caso.

Lluvia de ideas sobre el ‘Plan A’ y el ‘Plan B’ juntos

Muchas empresas de gestión de eventos creen que el Plan A y el B deben planificarse por separado, pero ¿por qué no planificar ambos juntos? Cuando los dos no se planifican juntos, el Plan B a menudo puede dejarse en un segundo plano y dejarse para el último minuto. Y los detalles no están lo suficientemente bien pensados ​​(¡o terminarás haciendo el doble de trabajo!). Cuando pones los planes en marcha, siempre ayuda prueba tu evento o cómo jugarás. Esto hace que sea más fácil predice cualquier problema que pueda surgiry comprenderá mejor cualquier contratiempo que pueda surgir a la vuelta de la esquina.
Una vez que haya establecido sus planes, comuníqueselos a todos los involucrados, verbalmente o utilizando un software de gestión de eventos. Es importante que sus planes de contingencia estén listos para implementarse en cualquier momento y que todas las personas involucradas sepan exactamente cómo proceder con ellos.

Mantén la calma y sigue adelante.

La gestión de eventos no es para pusilánimes. De hecho, se necesita una combinación específica de corazón, pasión y habilidades para tener éxito en esta industria. Si las cosas no salen según lo planeado, los clientes, proveedores y asistentes acudirán a usted orientación y tranquilidad. Es fundamental sonreír ante la adversidad y mantener la calma mientras analiza y encuentra soluciones. Afortunadamente, si tiene un plan de contingencia bien planificado, no tendrá que pensar con rapidez ni preocuparse demasiado por ello.

Planificación para lo inesperado le permite asegurarse de no haber pasado por alto ningún detalle. Y asociarse con la empresa de gestión de eventos adecuada puede marcar la diferencia a la hora de garantizar que todo salga bien.
Elige la correcta empresa de gestión de eventos en Sudáfrica — le mostraremos cómo conseguir la máxima participación y exposición para su evento. Póngase en contacto con el equipo de Jawbone hoy.