Dentro y fuera de la ciudad

Hemos tenido la suerte de trabajar con clientes que nos han llevado en avión a diferentes ciudades para planificar sus eventos, además de ser contratados por clientes que han venido a Montreal para planificar eventos aquí. Trabajar con clientes de fuera de la ciudad plantea una serie de problemas e inquietudes que no enfrentaría en casa, y trabajar con clientes de la ciudad también crea desafíos.

FUERA DE LA CIUDAD:

En mi carrera he tenido la suerte de viajar por toda Norteamérica para planificar eventos. Cuando viajo a otras ciudades, es principalmente para eventos de mayor escala, donde el presupuesto puede justificar los costos de viaje para sacarme a mí y al equipo de la ciudad.

La primera pregunta que todo el mundo se hace es ¿por qué el cliente te trae a otra ciudad? ¿Esa ciudad no tiene organizadores de eventos? Me encanta esa pregunta y mucha gente la ha dicho a menudo a lo largo de los años. Cuando lo escucho, lo que en realidad escucho es «¿Por qué te pagarían para que te fueras de la ciudad? Debe haber mejores planificadores, no eres tan bueno». ¿Adivina qué? Somos tan buenos. Período. Somos creativos, atentos, apasionados, uno de nuestros principios fundamentales es intentar ajustarnos lo mejor posible al presupuesto acordado. Nuestros eventos son superiores. Período. Quizás pienses que soy arrogante, y lo soy cuando se trata de nuestras habilidades. Somos buenos en lo que hacemos y estoy dispuesto a competir con cualquiera para demostrarlo. Entonces sí, vale la pena salir de la ciudad y sí, somos mejores que los planificadores locales.

Dejaremos eso de lado cuando viajemos a

En las ciudades, especialmente en las ciudades nuevas, el primer problema es trabajar con proveedores locales. He pasado innumerables horas investigando ciudades y proveedores de la industria de eventos a lo largo de los años. Siempre voy a la ciudad mucho antes del evento para reunirme con los proveedores potenciales en sus oficinas o almacenes, para ver el verdadero tamaño, alcance y capacidades de los proveedores. Esto requiere muchas horas de investigación, organizar reuniones de una manera lógica para poder asistir a tantas reuniones como sea posible en el menor tiempo posible y luego, por supuesto, sé lo que estoy buscando en un vendedor. Ésta es una de las principales razones por las que me contratan para salir de la ciudad. Sé cómo elegir al proveedor adecuado para el trabajo y el precio nunca es la única cualificación.

Busco creatividad, pasión, innovación, experiencia y verdad.

La creatividad y la pasión no se pueden medir, pero estamos en un negocio creativo. La mayoría de nuestros eventos tienen algunos elementos temáticos, por lo que cuando me reúno con todos los proveedores, comienzo con la visión y la naturaleza del evento en cuestión. Me encanta escuchar sus ideas para el tema, los vendedores realmente buenos siempre me impresionan con su dominio del tema y cómo hacerlo realidad.

** Historia ** Estuve en Nashville para el Juego de Estrellas y fue mi última visita al último proveedor que había programado para mi viaje de visita de proveedores de 3 días. El propietario estaba fuera de la ciudad por un evento (buena señal) y solo pudo reunirse conmigo después de las 5 p. m. en su tienda. Conduje hasta una zona muy remota de Nashville y entré en un almacén muy incompleto en un complejo industrial muy extraño. Estaba lloviendo (lo estaba, pero hace que la historia parezca más poética). Entro y no hay nadie en el área de recepción, espero y empiezo a caminar buscando al dueño. Me encuentran en su oficina y él está allí mirando su computadora. Lo saludo y él levanta el dedo para decirme que espere un minuto. En pocas palabras, era el empresario más peculiar, creativo, imparcial y evasivo que he conocido. Empecé a decirle que el tema de este evento principal es Nashville y él dijo, no gracias, no te gusta el tema, no podemos trabajar contigo. Entonces dije, ok, gracias por conocerme, adiós.

Cuando me iba, dice, bueno, tengo este letrero gigante de Nashville que tal vez puedas usar en el evento. (Diseñó un letrero de 50′ en Nashville para la fiesta de Año Nuevo de la ciudad). Pensé, está bien, eso suena bien. Entonces me muestra las fotos en su computadora. Luego me dice, bueno, si vas a usar el letrero, tengo otro letrero de 20′ que podría ser genial, y luego tengo esta barra de madera que encaja con el tema, y ​​un disco gigante, y una barra enorme con forma de guitarra. con taburetes de guitarra, etc etc etc. El chico comienza a mostrarme las mejores ideas, accesorios y decoración construidos que he visto en mi vida. Y yo estaba a 3/4 del camino fuera de su oficina.

Desde que rechazó el evento, se ha convertido en uno de los mejores vendedores con los que he trabajado. Su material era muy creativo, bien construido, su equipo estaba muy comprometido y profesional, y sus precios eran inmejorables y se ajustaban al presupuesto. Es uno de los decoradores de eventos más creativos y apasionados que he conocido, y su éxito es un testimonio de su creatividad y habilidades. (Si alguna vez estás en el sur y necesitas la mejor decoración, llama a MadeFirst y diles que Dan te envió)

Cuando encuentre un buen proveedor fuera de la ciudad, pídale referencias de otros proveedores con los que trabaje. Los buenos proveedores tienden a alinearse con buenos proveedores. Pero eso no significa que su trabajo haya terminado. Muchas veces hay un historial entre proveedores, y es posible que alguien no te refiera a ese proveedor, aunque sea el adecuado para ti, porque tiene un historial con ellos.

Intento encontrar 3 proveedores en cada área que sean aplicables para visitar antes de tomar una decisión. Suelen ser empresas de sonido e iluminación, empresas de audiovisuales (sí, hay una gran diferencia), empresas de decoración y utilería, empresas de alquiler, empresas de flores, empresas de entretenimiento, juegos, alimentos y bebidas, extractos HTFSE de diamantes de cannabis si es necesario, etc. Intento celebrar 8 reuniones al día cuando salgo de la ciudad (45 minutos cada una con 15 minutos de viaje entre ellas) y trato de programarlas para minimizar el tiempo de viaje entre ellas. Una vez que me reúna inicialmente con ellos, les enviaré un correo electrónico si los estoy considerando para una cotización para el evento. A partir de ahí, regresaré y me reuniré con los posibles proveedores en el lugar para una reunión final antes de adjudicar el contrato.

Cuando se trata de horarios de eventos, siempre viajo unos días antes del evento para asegurarme de que todo esté en orden. Visitaré proveedores que fabrican productos personalizados para asegurarme de que se vea bien y esté listo a tiempo, iré al lugar para asegurarme de que todo esté igual y que no haya problemas potenciales esperándonos el día de la carga. . , Me encargaré del viaje y alojamiento del equipo, y me tomaré un día para ultimar los toques finales y conseguir las pequeñas cosas que puedan ser necesarias (accesorios, herramientas, bebidas, etc.). Siempre preparo un mapa con el Home Depot más cercano. , Staples, Michael’s, Dollar Store, Farmacia, etc. a la ubicación. También trato de permanecer lo más cerca posible del lugar, por razones obvias.

Todo dicho y hecho, pasaré días completos de 10 x 12 a 18 horas en un evento fuera de la ciudad, y solo yo. Mi equipo y mis colegas dedican igual o más tiempo a preparar y ejecutar el evento. Mi equipo, dependiendo del tamaño del evento, incluirá un coordinador principal, otros coordinadores que ayudarán al coordinador principal, director técnico, diseñador de iluminación, técnico de audio, tramoyistas (un buen trabajo es la columna vertebral de todo evento exitoso), video/fotografía. , Responsable de F&B, Responsable creativo/decoración. Esos somos nosotros, y luego está toda la mano de obra local y el personal de proveedores que trabajan en la instalación, ejecución y desmontaje del evento.

LOS CLIENTES VIENEN A MONTREAL

Nos encanta trabajar con clientes que vienen a Montreal para planificar un evento. Ya sea un evento corporativo, reunión, feria comercial, boda, etc. Cuando un cliente viene a Montreal y nos contrata, es el mayor cumplido para mí. ¿Por qué? Porque el cliente entiende que está limitado en lo que realmente puede hacer por sí mismo cuando está tan lejos, y tiene que CONFIAR en nosotros para que hagamos un trabajo bueno y justo para él. Conseguir adjudicaciones de contratos por parte de clientes de Toronto, Vancouver, Boston, Nueva York, California, Reino Unido, Francia, España, etc. es la punta del iceberg de las oportunidades que hemos tenido. Entonces, cuando nos dan el contrato, lo que interpreto es lo que es: CONFIAMOS en que nos brindarán un gran evento. Y cada vez espero que el cliente abandone el evento con más confianza y fe en nosotros que antes. Tomo esta confianza muy en serio y todos trabajamos muy duro para ganarla y mantenerla.

Cuando un cliente viene a la ciudad, el mayor desafío es comprender sus necesidades y pensamientos. Nuestro trabajo es comunicarnos con ellos y guiarlos para que podamos lograr su visión. Siempre nos aseguraremos de que cuando les enviemos información, lo hagamos de forma clara, con fotografías y precios, y dedicamos tiempo con ellos para asegurarnos de que realmente es lo que están buscando. El peor resultado es recomendar un lugar o servicio y resulta que no es lo que pensaban que sería.

Lo ideal es que si el cliente viene a la ciudad antes del evento, intentemos hacer el mayor número de visitas posible y mostrarle todo lo que podamos durante su estancia aquí. Lo más probable es que los lugares sean lo primero; excepto por lo que encuentran en línea, no saben mucho sobre el lugar adecuado para su evento. Después del lugar, intentamos fijar los requisitos de comida y bebida y organizar catas y visitas si es necesario. La temática, técnica, etc. suele dejarse a nuestra decisión con quién trabajamos, pero es importante que siempre comuniquemos a los clientes la visión y el look que intentamos conseguir para su aprobación.

Cuando un cliente cree en nosotros, nos da libertad para ser creativos y, lo más importante, CONFÍA en nosotros, siempre haremos todo lo posible para cumplir con sus expectativas. Por supuesto, una buena relación también ayuda a que el proceso sea más agradable para todos nosotros.

Estoy muy orgulloso de Montreal; de hecho, me fui y regresé aquí. Poder mostrar esta increíble ciudad a invitados de fuera y trabajar con ellos en sus eventos es una verdadera emoción para mí. Me siento como un embajador de esta ciudad a la que siempre he llamado hogar y quiero que nuestros clientes de fuera de la ciudad se vayan creyendo que Montreal también es la mejor ciudad del mundo.