Cuenta atrás para la planificación de la gala de 90 días

Es julio, ya sabes lo que eso significa, ¡las galas de otoño se acercan rápidamente! Hemos compartido los últimos 90 días antes de la gala para que no olvides nada de tu lista.

Cuenta regresiva de 90 días

• Comunicaciones
  • Redactar y distribuir un comunicado de prensa si es necesario.
  • Enviar Guardar las fechas
• Subasta
  • Comience a agregar artículos de subasta silenciosa y una descripción a sus documentos de seguimiento y software de eventos/sitio de ofertas móviles
    • Esto le ayudará a ver si hay categorías que no están representadas en sus ofertas.
• Logística
  • Revisar el presupuesto para abordar las preocupaciones
    • Con la mayoría de sus gastos confirmados, esta debería ser una imagen precisa del alcance total de su presupuesto. Algunas cosas cambiarán, pero la mayoría (catering, lugar, proveedores, etc.) deberían estar listas.
  • Revisar la ejecución del espectáculo
    • A medida que se finalizan el programa y el día del evento, asegúrese de mantener una pantalla actualizada para su equipo.
    • También puede asignar al personal diferentes roles dentro de la ejecución del programa para que conozcan su cronograma y expectativas.
  • Crear un horario de personal y voluntarios
    • A medida que el desarrollo del programa se vuelve más claro, también puede comenzar a crear su cronograma de personal y voluntarios.
    • Las principales categorías a considerar suelen ser las establecidas, el registro, los saludadores, los observadores, la salida de la subasta, el director de escena y el desmontaje.
  • Determinar señalización/impresión
    • Esta lista debería crecer a medida que se determinan los elementos, pero asegúrese de recordar cualquier señal de un día de búsqueda, que pueda ayudar a la experiencia de sus huéspedes.
• Vendedores
  • Finalizar los vendedores de decoración, realizar pedidos.

Cuenta regresiva de 60 días

• Comunicaciones
  • Enviar invitación final
    • El cronograma típico es de 6 a 8 semanas, pero esto puede variar según el evento y la audiencia.
  • Borrador de presentación de diapositivas
    • Confirmar las necesidades e indicaciones de la tecnología en su interior.
  • Borrador de guión
    • Recopile biografías de oradores y maestros de ceremonias para presentaciones.
  • Preparar el personal del evento y los materiales para voluntarios.
    • Tener información general para los voluntarios y el personal con anticipación es una excelente manera de darle la bienvenida a su equipo antes del evento. Su objetivo es conectarse con ellos entre 1 y 2 semanas antes y luego con 48 horas nuevamente.
    • Crear hojas de información para cada tarea para guiar a los voluntarios.
  • Cree encuestas de eventos para asistentes y grupos clave
    • Tener incluso una encuesta básica para invitados y patrocinadores puede ser una excelente manera de obtener comentarios y formas de mejorar el próximo año. Consultar dudas sobre la ubicación, aparcamiento, comunicaciones, comida, etc.
• Subasta
  • Identificar artículos populares para promociones.
    • Las redes sociales y enviar correos electrónicos a los invitados con anticipación son una excelente manera de generar entusiasmo por su subasta.
• Logística
  • Diseñar un programa impreso.
  • Confirmar que se han cumplido los incentivos de patrocinio
    • Asegúrese de verificar que se cumplan todos los logotipos y otros incentivos para todos los patrocinadores en cada nivel ofrecido.
• Vendedores
  • Crear una lista de tomas fotográficas
    • Si tiene un evento complicado o necesita imágenes específicas, considere asignar a un miembro del personal para que acompañe al fotógrafo durante el evento. Pueden guiarlos sobre qué imágenes deben capturarse y facilitarles las tomas grupales de ciertos patrocinadores y otros VIPS.
  • Discutir los suministros del evento con el comité.

Cuenta regresiva de 30 días

• Comunicaciones
  • Envíe al personal y a los voluntarios una nota detallando el turno de una semana
  • Comunicarse con los huéspedes sobre los detalles (una semana y 48 horas)
    • Asegúrese de incluir los detalles generales de Quién, Qué, Dónde, Por qué en Cómo antes de ir. También es muy importante abordar el estacionamiento, los requisitos dietéticos y la accesibilidad.
    • Asegúrese de tener una persona de contacto/correo electrónico en la lista para cualquier persona que tenga preguntas.
  • Impresión final
    • Mantenga una lista de lo que debe imprimirse para el día de. Esto generalmente incluye:
      • Etiquetas de nombres
      • Documentos dietéticos
      • Guión físico con punteros.
      • Señales en el sitio
• Subasta
  • Finalice la subasta en vivo, recoja un pedido del subastador
    • Si trabaja con un subastador, normalmente él liderará esta conversación. Contamos con algunos socios increíbles que guían los artículos de la subasta en vivo y los cargan, así como también la dirección para cualquier momento de donación.
  • Finalizar la subasta silenciosa
    • Prepárese para abrir y promocionar la subasta silenciosa con anticipación para brindarles a los invitados un adelanto y comenzar a ofertar antes del día del evento.
• Logística
  • Confirmar el día de la lista de empaque, realizar pedidos finales
  • Programe una reunión de reunión para después del evento
    • Esto es algo que se olvida fácilmente con el ajetreo de los últimos 30 días. Programar algo entre 1 y 2 semanas después del evento les da a todos tiempo suficiente para relajarse y los números finales también se solidifican.
  • Finalizar un programa impreso
  • Confirmar el transporte
    • Pueden ser autobuses, códigos de viajes compartidos o cualquier recogida VIP en el aeropuerto.
    • Esto también puede ser coordinar el estacionamiento para invitados VIP o políticos que pueden estar haciendo una aparición pero luego se van antes del final del evento.
  • Revisar las asignaciones del personal para el día del evento y anotarlas en el ROS.
  • Finalizar el plano de planta/cuadro de asientos
    • Este es siempre un proceso fluido, pero tener a la mayoría de sus invitados sentados y algunos cambios puede permitirle imprimir sus etiquetas de nombre.
  • Finalizar la presentación de diapositivas/presentación de PowerPoint
    • Guarde la presentación final de PowerPoint en una unidad flash, ¡por si acaso!
  • Actualizar el documento presupuestario.
  • Coordinar las necesidades especiales de los asistentes: sillas de ruedas, subtítulos, etc.
  • Ejecute una verificación del estado del evento en el software de registro: verifique si hay duplicados, errores, etc.
    • La mayoría de los sistemas de software de licitaciones y eventos tienen una función que analiza todo y le brinda ideas sobre cualquier inquietud que observe.
• Vendedores
  • Finalizar detalles con proveedores
    • Envíe a sus proveedores un correo electrónico tipo Know Before You Go con detalles de envío y cronogramas, así como su información de contacto para preguntas del día.
  • Determinar planes de pago para proveedores en el sitio
    • Algunos vendedores, generalmente los que reservaron en el último minuto y algunos artistas, exigen pagos en el acto. Asegúrese de tener un plan para estos proveedores.
  • Confirmar con el orden del evento AV y la configuración/ataque
    • Comparta los documentos y vídeos de la presentación con antelación, lo que permitirá a su equipo audiovisual solucionar e identificar cualquier problema antes del día del evento.
  • Presentar el recuento final de proveedores de catering y solicitudes de alimentos.
    • Esta fecha varía, pero figura en su contrato de catering. Puede variar desde 2 semanas antes del evento hasta 72 horas antes, así que asegúrese de tener esto en cuenta y planificar en consecuencia.

La cuenta regresiva final de cada uno será diferente, pero el consejo más importante que tenemos, Agárralo mientras puedes! Los eventos tienen tanta logística, cambios y obstáculos de última hora que siempre te vendrá bien empezar temprano.