Cómo los datos permiten que las empresas de eventos prosperen en todas las estaciones

¿Las fluctuaciones en la demanda hacen que su negocio de eventos gire con el viento como una veleta desechada? Los profesionales de eventos de hoy están muy familiarizados con el ciclo de fiesta o hambruna.

Pero aquí está la buena noticia: puede utilizar los datos empresariales no sólo para sobrevivir e incluso crecer durante los períodos lentos, sino también para aprovechar las temporadas altas para un crecimiento explosivo. Y estamos aquí para ayudar.

Este artículo profundiza en el poder transformador del análisis de datos para las empresas de eventos. Le mostraremos cómo detectar temporadas lentas recurrentes aprovechando la mina de oro de información oculta en sus datos históricos de reservas. Y lo equiparemos con estrategias prácticas para aliviar esos períodos lentos y aumentar su éxito durante las temporadas altas.

Si mantiene registros de reservas con notas adhesivas y Google Docs y le preocupa el trabajo adicional que implicará recopilar e informar sus datos, Planning Pod puede ayudarle con informes y paneles personalizables para obtener información de un vistazo.

Documente los datos correctos para su negocio de eventos

Antes de poder informar de manera efectiva sobre los datos para descubrir tendencias y oportunidades comerciales, es imperativo asegurarse de que está recopilando la información correcta. En caso de duda, nuestro consejo es siempre reunir más de lo que crees que necesitas.

Pero los datos que más se pasan por alto a menudo provienen de esta categoría: la demografía de los clientes. No podemos enfatizar esto lo suficiente: ¡SIEMPRE vale la pena recopilar esta información! ¿Por qué? Porque si no conoces a tus clientes, no conoces tu negocio.

Si puede identificar a sus clientes anteriores en función de aspectos como la ubicación, el presupuesto y la estética, puede utilizar esa información para impulsar el crecimiento. Pero sólo si sigues la fecha.

Le sugerimos que recopile esta información detallada de sus clientes después de que envíen una consulta de reserva y durante el proceso de calificación clave. Como su profesional de eventos de confianza, es probable que usted los conozca en profundidad y conozca sus necesidades; solo es cuestión de implementar sistemas para documentar ese conocimiento. Herramientas como las encuestas a clientes pueden resultar realmente útiles para documentar los datos demográficos a medida que califica a sus clientes potenciales.

Se lograron temporadas lentas con datos históricos de reservas

Los datos históricos de reservas son una mina de oro para cualquier negocio de eventos. Al analizar estos datos, puede identificar períodos lentos recurrentes y planificar contraestrategias.

Recuerde, los datos de las reservas solo se pueden aprovechar si están realmente documentados; incluso mejor si están centralizados y se pueden informar en un solo lugar, como un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) para la gestión de eventos.

A continuación se explica cómo aprovechar estos conocimientos:

• Identificar métricas relevantes. Las métricas específicas que realice un seguimiento deben reflejar directamente sus objetivos comerciales. ¿Está intentando atraer más reservas para un tipo específico de evento o más clientes de un grupo demográfico determinado? Si es así, estas dos son métricas cruciales que debes seguir. A continuación se muestran algunas métricas estándar que la mayoría de las empresas de eventos se beneficiarían del seguimiento:
  • Reservas diarias/semanales/mensuales/anuales
  • Ingresos generados
  • Desglose por tipo de evento (conferencias, talleres, etc.)
  • Datos demográficos del cliente (si se capturan)
• Limpie y formatee los datos si es necesario. Es muy importante garantizar la precisión y coherencia de los datos antes de que se pueda realizar cualquier análisis. Por ejemplo, si está informando sobre los datos demográficos de los clientes pero no ha capturado información demográfica para todas sus reservas anteriores, es posible que deba enviar una encuesta demográfica rápida a los clientes anteriores o agregar esa información a los clientes potenciales cerrados de memoria.

• Análisis de series temporales: Este es un término elegante para trazar las reservas a lo largo del tiempo (comience con mensual, trimestral o anual si aún no está familiarizado con las tendencias de reservas para su negocio). Visualizar estas tendencias en lugar de mirar una hoja de cálculo ayuda a identificar períodos con una actividad de reservas significativamente menor en comparación con otros.
• Análisis estacional: En la industria de eventos, muchos patrones son estacionales: el clima y los días festivos tienen un gran impacto en los patrones de reserva. Esto hace que sea de suma importancia investigar si existen patrones estacionales en sus datos. ¿Las reservas se cancelan durante meses específicos, como vacaciones de verano o invierno? Saber esto puede revelar tendencias específicas de su ubicación e industria.

Bonificación: técnicas avanzadas para una visión más profunda

• Análisis de segmentación: Segmentar sus datos históricos de reservas por datos demográficos del cliente (edad, ubicación) o tipo de evento puede revelar temporadas lentas específicas para ciertos grupos de clientes o tipos de eventos.
• Análisis estadístico: También puedes utilizar herramientas como la desviación estándar o los promedios móviles para identificar períodos con reservas consistentemente más bajas en comparación con el promedio, si realmente deseas aumentar tus estadísticas. Sin embargo, con los gráficos y elementos visuales que vienen con un sistema de informes avanzado (como el que hemos integrado en Planning Pod), es posible que este nivel de análisis no sea necesario para su negocio.

Estrategias para aliviar las temporadas lentas

Ahora que tiene una idea de las tendencias que afectan su negocio y sus causas, es hora de elaborar una estrategia. A continuación se presentan algunas tácticas que pueden utilizarse para aliviar las temporadas lentas y minimizar los cuellos de botella en sus ingresos.

• Promociones específicas: Utilice esos datos de segmentación de clientes que ha trabajado tan duro para documentar para lanzar campañas de correo electrónico o redes sociales dirigidas con ofertas especiales para períodos lentos. Esta es una gran oportunidad para descontar paquetes que son de bajo costo para su empresa o para apuntar a grupos demográficos que tienden a reservar tipos específicos de eventos de temporada con ofertas o descuentos atractivos.
• Nuevos formatos de eventos: Piense de manera innovadora en qué tipos de eventos puede organizar o reservar durante tiempos lentos e identifíquelos específicamente. Por ejemplo, un lugar o un organizador de conferencias pueden albergar talleres más pequeños o eventos de networking, o los restaurantes y lugares para celebrar bodas pueden ofrecer albergar eventos corporativos con un ambiente más íntimo (esta es una tendencia que actualmente está en aumento). Una vez que identifique estos tipos y formatos de eventos alternativos, utilice promociones para dirigirse estratégicamente a sus audiencias.
• Paquetes: Un poco de endulzamiento nunca está de más si estás tratando de aumentar las reservas durante tiempos lentos. Es aconsejable considerar agrupar sus servicios para crear paquetes y servicios aún más atractivos. Quizás todos los que reserven un determinado paquete de catering reciban también durante los meses de invierno un determinado paquete de flores a mitad de precio. Piense estratégicamente en dónde puede recortar ofreciendo un descuento sin canibalizar sus fuentes de ingresos.
• Marketing de contenidos: Si bien es fácil estresarse por el dinero durante las temporadas lentas, estos tiempos tienen más aspectos positivos de lo que podría pensar cuando se trata de establecer su marca. Puede utilizar esos momentos para crear publicaciones de blog o seminarios web informativos y de alto valor relacionados con su industria. O incluso mostrar videos detrás de escena de las renovaciones del lugar para generar expectación. Todo esto juega un papel importante para establecerte como líder intelectual y creador de tendencias, así como para mantener la visibilidad de tu marca… sin mencionar el impulso del SEO (optimización de motores de búsqueda) de tu sitio web, lo que contribuirá a llenar tu embudo de ventas en el futuro. .

Maximiza las mejores temporadas

¡Y ahora viene la parte divertida! Cuando hayas identificado tus mejores temporadas, es hora de pensar en estrategias para sacarles más provecho (lo cual es mucho más divertido que luchar contra temporadas lentas).

A continuación se presentan algunas formas inteligentes de aprovechar la ola de ingresos durante los picos:

• Prepárese con análisis predictivos: Cuando haya utilizado sus datos de reservas anteriores para predecir los períodos de máxima demanda, lo primero que debe hacer es asegurarse de contar con el personal adecuado y con todos los recursos necesarios. Esto elimina el estrés que conlleva las horas punta y le permite concentrarse más en iniciativas que pueden generar aún más ingresos.
• Venta adicional, venta cruzada y precios dinámicos: Estas estrategias están probadas y son verdaderas. Durante las horas pico, debería ofrecer servicios adicionales o incluso mercancías para aumentar el gasto de los clientes. Un lugar para conciertos o espectáculos puede ofrecer paquetes VIP o productos para eventos por un tiempo limitado. Un lugar para eventos privados con servicio completo puede ofrecer brindis con champán o una sesión de fotografía profesional adicional. Puntos de bonificación si revisa encuestas o comentarios de clientes anteriores para obtener ideas sobre lo que puede ofrecer para mejorar experiencias futuras. Y ajuste su estructura de precios en función de los aumentos de la demanda. Asegúrese de comunicar cualquier ajuste de precios de forma transparente para mantener la confianza y evitar confusión del cliente.
• Ofertas por tiempo limitado: Cuando todo lo demás falla, crear una sensación de urgencia es una excelente manera de generar ingresos. Considere ofrecer descuentos por tiempo limitado en ciertos paquetes (como reservar entre semana o partes del día que tienen menos demanda; esto en realidad funciona tanto en temporada alta como en temporada baja) o precios por reserva anticipada para reservar eventos en temporada alta. En cualquier material promocional, llame la atención sobre el tiempo limitado de su oferta y su audiencia se motivará a actuar.

Al implementar estas estrategias basadas en datos, las empresas de eventos pueden transformar las temporadas lentas en oportunidades de crecimiento y maximizar las ganancias durante los períodos pico. Recuerde, los datos son clave para comprender su base de clientes, optimizar sus ofertas y, en última instancia, lograr un éxito sostenible.

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