Simplifique su proceso de registro – Eventsforce

Hogar » Blog » Cómo los asistentes y los planificadores pueden beneficiarse de un proceso de registro simplificado

Como profesión, la planificación de eventos es igualmente gratificante y estimulante, pero es una vocación que a menudo conlleva sus propios desafíos únicos. Por ejemplo, como le dirá cualquier planificador, un proceso de registro eficiente es uno de los aspectos más críticos de cualquier evento. Después de todo, un proceso de registro fluido no sólo genera una experiencia positiva para los asistentes, sino que también acelera la carga de trabajo del planificador. Pero lograr este escenario en el que todos ganan requiere mucha reflexión, por lo que en este blog consideraremos las herramientas y estrategias que los planificadores pueden usar para agilizar su proceso de inscripción, al mismo tiempo que aprovechamos los beneficios de un sistema más simplificado.

Utilice plataformas de registro en línea

Afortunadamente, los días de los formularios de registro en papel y la entrada manual de datos han quedado atrás y los planificadores de hoy ahora pueden elegir entre una amplia variedad de registros en línea. Esta transición ha garantizado que el registro sea casi seguro que será rápido y sin complicaciones. Además, estas plataformas permiten a los planificadores personalizar sus formularios de registro, enviar correos electrónicos de confirmación automatizados y también aceptar pagos en línea. Aún mejor, muchas de estas plataformas están diseñadas para integrarse con un conjunto más amplio de herramientas de gestión de eventos, lo que facilita a los planificadores el seguimiento y la recopilación de datos valiosos.

Simplifique sus formularios, diseñe sus preguntas, maximice su proceso de registro

Si bien las plataformas en línea han contribuido considerablemente a simplificar el proceso de registro más amplio, los planificadores aún deben abordar el diseño del formulario de registro con cuidado y consideración. Intente mantener su diseño simple y conciso y solo pida a sus delegados los detalles más esenciales (es decir, su nombre e información de contacto). Al crear su formulario, considere incorporar lógica condicional en su redacción para que los delegados solo vean preguntas relevantes para ellos.

Por ejemplo, como parte de su proceso de registro, puede preguntar a los delegados si necesitan alojamiento y vuelos. Si responden «no», el formulario simplemente pasa a la siguiente pregunta. Sin embargo, si responden «sí», se les harán preguntas pertinentes a sus requisitos de hotel y vuelo, preguntas que no serían de interés para los delegados que no requieren estos detalles.

Pero, sobre todo, al crear su formulario, cuanto más simple sea, más probabilidades habrá de que los delegados lo completen sin frustración.

Diferentes opciones de registro, diferentes delegados

Como planificador, también merece la pena ofrecer varias opciones de registro para adaptarse a las necesidades de los diferentes grupos de delegados durante el proceso de registro. Por ejemplo, querrá adaptar sus opciones de registro para tener en cuenta a los delegados que han aprovechado concesiones como precios por reserva anticipada, descuentos para grupos o diferentes tipos de entradas (VIP, entrada general, etc.). Ofrecer flexibilidad en el registro permite a los asistentes elegir la opción que mejor se adapte a sus necesidades como delegados.

Utilice el registro móvil sencillo para obtener la máxima tranquilidad

Usar una plataforma digital para el registro es una cosa, pero asegurarse de que el proceso de registro de su evento sea compatible con dispositivos móviles es otra muy distinta. Al utilizar un diseño responsivo para crear sus páginas de registro, tendrá la tranquilidad de que los asistentes podrán registrarse para su evento desde cualquier dispositivo.

Acepte e integre pagos en línea

La plataforma de registro que elijas puede ayudarte a aceptar el pago de tu evento y, al integrarla con pasarelas de pago seguras como PayPal, Stripe o Square, puedes ayudar a agilizar el proceso de pago. Al tener la previsión de incluir este tipo de instalación, los asistentes pueden pagar al instante, un punto que reduce la necesidad de procesamiento de pagos manual.

Utilice la automatización para lograr el máximo efecto en su proceso de registro

La automatización cambia las reglas del juego para los planificadores de eventos. Cuando se usa de manera eficiente, puede ayudar a liberar al planificador de algunas de sus tareas más mundanas. Por ejemplo, se pueden configurar correos electrónicos de confirmación automatizados para que se envíen a los delegados inmediatamente después de que se registren en su evento. Si es necesario, también puede programar recordatorios automáticos para que se envíen a los delegados cuando se acerque la fecha de su evento. Esta estrategia reduce la probabilidad de que no se presente y garantiza que los asistentes tengan toda la información necesaria antes del inicio de su evento.

Proporcionar soporte al cliente dedicado

Tenga en cuenta que, incluso con un proceso de registro simplificado, algunos de sus asistentes pueden encontrar problemas inesperados o tener preguntas adicionales. En estos casos, vale la pena asegurarse de poder dirigir a los delegados a un equipo de atención al cliente dedicado para ayudar a resolver cualquier consulta.

Analice los datos posteriores al evento para el futuro

Al igual que con cualquier otro elemento de su evento, tómese el tiempo para recopilar y analizar sus datos de registro junto con cualquier comentario que reciba sobre su proceso de registro. Incluso puedes considerar realizar una encuesta posterior al evento para recopilar información sobre los asistentes. Utilice estos datos para identificar áreas de mejora y perfeccionar el registro para eventos futuros.

Esencial tanto para los planificadores como para los asistentes, el registro es una de las partes más críticas de cualquier evento. Con previsión y cuidado, los planificadores pueden simplificar y agilizar el proceso, una medida que no sólo facilita su trabajo, sino que también ayuda a crear una experiencia de evento memorable, significativa y valiosa.

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