Respuestas a RFP – Parte 1: Por qué los hoteles deberían responder a cada RFP

Si es usted hotelero, sabrá lo importante que es el negocio del grupo para el resultado final. Necesita llenar sus habitaciones y espacio de forma regular y rentable con los mejores negocios.

La mejor manera de lograr estos objetivos es evaluar y responder a la afluencia constante de RFP digitales, cada una de ellas.

Pero la industria hotelera tiene un problema grave y de larga data: las tasas de respuesta a las solicitudes de propuestas son pésimas.

Según un análisis reciente de la industria de Groups360, la tasa de respuesta promedio es de alrededor del 45%.

De cada 100 RFP que planean enviar a los hoteles, 55 son completamente ignoradas.

La falta de respuesta no sólo es perjudicial para los ingresos del hotel sino también para la reputación de la marca entre los organizadores de reuniones y eventos que buscan reservar habitaciones y espacio. Hoy en día, los planificadores tienen que incorporar entre un 10% y un 20% más de propiedades para garantizar suficientes respuestas entre las que elegir.

Como ejecutivos hoteleros desde hace mucho tiempo, creemos que cada pista es una buena pista. Cada RFP es una oportunidad para construir relaciones y generar ingresos. Esta es una mentalidad esencial que los ejecutivos deben fomentar en sus equipos de ventas.

Al responder a todas las RFP que recibe, aumenta significativamente las oportunidades de ingresos de su hotel, puede ser más estratégico a la hora de asegurar los mejores negocios y mantener la buena voluntad con los organizadores de reuniones y los eventos que esperan su respuesta a tiempo. .

Los clientes potenciales son dinero sobre la mesa

Imagine que alguien le presenta a un planificador, quien le dice que está interesado en conocer su propiedad y posiblemente reservar un grupo. ¿Los ignoras? ¿Los retiras de tu oficina?

No es obvio que no. Entonces, ¿por qué se ignoran los clientes potenciales? Un cliente potencial es un planificador que seleccionó cuidadosamente su propiedad y le pidió que oferte en su programa.

La mayoría de los proveedores afirman que, de hecho, responden a cada cliente potencial que recibe su hotel a través de los distintos canales: captadores de clientes potenciales de hotel o GSO, plataformas e-RFP, sistemas de distribución de clientes potenciales como MeetingBroker y comunicación directa con el planificador.

Pero las tasas de respuesta y los comentarios de los planificadores dicen lo contrario.

Tres razones comunes por las que los hoteles no responden y por las que usted debería hacerlo

1. Estamos demasiado ocupados

Digamos que hay una bolsa de dinero al lado de la carretera. ¿Demasiado ocupado para parar y recoger?

Ese montón de pistas es una potencial bolsa de dinero en efectivo. Si está buscando negocios, la llamada de ventas más fácil de realizar es contestar el teléfono que ya está sonando. Puede que le resulte difícil encontrar tiempo para responder a los clientes potenciales, pero tiene la garantía de perderlos si no lo hace.

Algunas pistas requieren más esfuerzo que otras. En nuestras carreras, hemos trabajado con vendedores que dejarían que un cliente potencial complejo envejeciera durante semanas o, peor aún, simplemente lo rechazarían porque era la respuesta más rápida.

Recuerde, el liderazgo de hoy es el negocio del mañana.

Si estás demasiado ocupado ahora, no lo estarás lo suficiente más adelante. Al responder a las RFP de forma continua, mantienes tu canal en marcha.

Entonces, reduzca el tiempo. O pase el liderazgo a alguien de su organización que pueda hacerlo. Su director de ventas o gerente general, que están muy comprometidos con el éxito del hotel, pueden (y deben) ayudar a crear o ajustar procesos para hacerlos más fáciles y eficientes para el equipo de ventas.

Los vendedores tienen la responsabilidad de responder a los clientes potenciales. Los gerentes de ventas tienen la responsabilidad de garantizar que el cliente potencial no se pierda.

Como directores de ventas, elaboramos informes para evaluar el estado de los clientes potenciales que ingresaban al hotel. Alentamos a nuestros vendedores a hacer un seguimiento rápido e investigamos cuando se rechazaba una buena oferta sin darse cuenta. Como ejecutivos de ventas corporativas, alentamos al DOS de nuestro hotel a hacer lo mismo.

No se trata de cuidar a su equipo, sino de hacerlos responsables de los KPI asociados con la entrega de respuestas.

Responder a las solicitudes de propuestas para reuniones más grandes requiere más esfuerzo, pero la cantidad de trabajo que pones en una oferta suele ser proporcional a la recompensa cuando la ganas.

2. De todos modos, rara vez ganamos el negocio

Un porcentaje aún peor que las tasas de respuesta son las tasas de conversión. En promedio, los hoteles tienen entre un 3% y un 7% de posibilidades de recibir un programa de planificación de reuniones.

Lo entendemos. ¿Por qué poner tanto esfuerzo por tan poca recompensa? Pero aquí está la cuestión.

No puedes ganar negocios si no pujas.

Si no responde a un cliente potencial, su probabilidad de conversión es del 0%. Perderá dinero en un hotel con más hambre.

Entre los hoteles que responden a los leads, la gran mayoría están rechazando negocios por falta de capacidad o disponibilidad. Si puede acomodar a un grupo, al ofrecer suficiente retroalimentación aumentará exponencialmente sus posibilidades de ganar el negocio.

Responda a todo, e idealmente dentro de una semana o menos. No sabes si eres uno de los 30 hoteles en competencia o uno de los 10. Teniendo en cuenta cuántos hoteles responden a las solicitudes de propuestas (y cuántas de esas respuestas rechazan negocios), aumentas la probabilidad de realizar la venta siendo uno de ellos. . de los que lo hacen.

Luego están las veces que pujas consistentemente y aún así no ganas. Digamos que el mismo planificador le envía una solicitud de propuesta todos los años. Respondes, pero nunca eres elegido, así que cuando llega la siguiente pregunta, simplemente la descartas.

Sin embargo, el mejor enfoque es comunicarse con el cliente para pedirle su opinión. ¿Por qué pide ofertas cuando siempre elige otro hotel? Se convierte en una oportunidad para invitarlos a visitarnos y que puedan vivir de primera mano los eventos de su propiedad.

3. Ya estamos alcanzando nuestras cifras

Según nuestra experiencia, hay vendedores que ofertarán por cualquier negocio porque llena el calendario y les ayuda a alcanzar sus objetivos de ventas.

Los líderes de ventas pueden verse tentados a encogerse de hombros ante la cuestión de si su equipo está limpiando la cola de solicitudes de propuestas o respondiendo con prontitud. ¿Que importa? Estamos alcanzando nuestros números. Pero ésta es una breve perspectiva.

Si tuviera dificultades para alcanzar sus cifras a fin de mes, estaría respondiendo a todas las pistas. El mejor enfoque para un éxito continuo es ver cada cliente potencial como si estuviera luchando por alcanzar su cuota.

Considere también la óptica del lado comprador. Percepción es realidad. Si no responde, el planificador puede asumir que no aprecia la oportunidad. No sólo perderá la oportunidad actual de ofertar, sino posiblemente también cualquier oportunidad futura.

Si responde a todas las RFP, es más probable que los planificadores se comuniquen con usted más adelante porque usted es uno de los pocos que atendió su solicitud.

Automatiza el proceso de reserva de tu grupo

Los bajos niveles de personal han sido otro problema de larga data en la industria hotelera, exacerbado por los efectos de la pandemia. Esto es especialmente un desafío para los hoteles más pequeños, los mismos que se ven inundados con las RFP de la mayoría de los planificadores.

Si es gerente general de un hotel de servicios limitados, es posible que esté dando vueltas a muchos platos. No solo atiende llamadas de ventas, sino que también registra a los huéspedes y tal vez incluso limpia las camas.

La mejor solución para hoteles más pequeños es automatizar las reservas de grupos.

Las plataformas de reserva de grupos en línea como GroupSync™ son una de las muchas formas en que la tecnología está llenando los vacíos en las operaciones hoteleras.

El proceso de reservar reuniones pequeñas es muy similar a recibir pedidos, con mucha comunicación desperdiciada sobre los detalles. Cuanto más hoteles muevan sus reservas de grupo en línea, más liberarán sus departamentos de ventas para manejar el volumen de solicitudes de propuestas y maximizar la efectividad de sus procesos de ventas.

Hoteles de todos los tamaños, desde marcas hoteleras globales hasta propiedades independientes, se están beneficiando de este enfoque revolucionario para las reservas de grupos. La reserva de grupos en línea permite a los hoteleros elegir qué y cuánto ofrecer a los planificadores para la compra inmediata.

Y con GroupSync, los planificadores finalmente pueden comprar habitaciones y espacio en línea de la misma manera que los viajeros han estado reservando habitaciones de hotel en las OTA durante años.

Esto completa la primera parte de nuestra serie de artículos de dos partes. Para obtener más información sobre GroupSync y cómo automatizar el proceso de reserva de su grupo hotelero, contáctenos aquí.

Haga clic aquí para leer la segunda parte de nuestra serie de artículos, ‘Cómo rechazar una RFP aún puede generar negocios’.