La importancia de la gestión de riesgos en la planificación de eventos

La planificación de un evento requiere meses de trabajo de preparación y la presión aumenta todos los días. Los organizadores de eventos tienen mucho que hacer, desde comunicarse con los proveedores hasta organizar la lista de invitados. Todo este trabajo significa que un evento fallido conduce inevitablemente a la decepción.

Desafortunadamente, con tantas partes móviles, un evento fallido es siempre un resultado potencial. Por lo tanto, la decepción da paso a la dura realidad de lo que sucede cuando un evento no alcanza los objetivos: la empresa pierde ingresos y las relaciones con proveedores clave pueden estar en riesgo.

Estas consideraciones legales tienden a quedar en el camino, especialmente si nadie en el equipo de planificación tiene capacitación jurídica. Por eso la gestión de riesgos es crucial para los planificadores de eventos.

PREPARACIÓN DE UN PLAN

Las sesiones de planificación de riesgos siempre deben tener lugar en las primeras etapas de la planificación, añadiendo nuevas ideas y conocimientos a medida que se acerca el evento. Un estudio de 2015 rastrea la planificación detrás de eventos como los Juegos Olímpicos y la Copa del Mundo, señalando que estos megaeventos a menudo son propensos a errores de procedimiento desde la planificación hasta la ejecución. Si bien la mayoría de los eventos no requieren la transformación de una ciudad entera como cuando se trata de construir un estadio deportivo, el estudio muestra que una mala planificación tiene un efecto dominó. Un evento fallido no solo da una mala imagen de sus invitados, sino que también afecta las operaciones de todas las empresas involucradas.

Es fundamental que estas sesiones de planificación se realicen en equipo, para que todos conozcan el protocolo el día del evento. Cada miembro del equipo debe ser asignado como persona de contacto para cada caso, lo que aumenta el sentido de propiedad y distribuye la responsabilidad en todo el equipo. Codificar las sesiones de planificación y los informes el día del evento puede crear un registro interno al que consultar en eventos futuros.

FACTORES DE RIESGO A CONSIDERAR

La gestión de riesgos implica muchos aspectos. Algunos factores de riesgo incluyen:

• Compensación para socios, desde organizaciones asociadas hasta proveedores
• Seguridad de los invitados, trabajada junto con el evento.
• Difusión de información, especialmente sobre detalles del evento para invitados y protocolo para el personal.
• Formación de ponentes y artistas, si es necesario.
• Divulgación de relaciones públicas, ya que dicha divulgación puede estar estipulada en los contratos de oradores y socios.

· Disponibilidad de proveedores, desde el lugar del evento hasta el catering.

Esta lista no es exhaustiva y probablemente cambiará según los detalles específicos de su evento. Una buena manera de empezar a pensar en los factores de riesgo es identificar a todas las partes interesadas involucradas en el evento y pensar en los posibles problemas que podrían afectar a cada uno de ellos.

LA IMPORTANCIA DE LA ESPECIALIZACIÓN

La naturaleza de la planificación de eventos significa que cada miembro del equipo desempeña funciones diferentes. Si bien esta estrategia puede funcionar cuando se trata del equipo de planificación en sí, no se puede decir lo mismo cuando se trata de cuestiones legales. Investopedia señala que los riesgos operativos son uno de los grandes problemas que enfrentan las empresas y cita las demandas como resultado común de errores operativos.

Estos riesgos son demasiado grandes para dejarlos en manos de los miembros del equipo que tal vez ya sientan que están demasiado presionados. Por lo tanto, es importante implementar medidas para abordar y planificar cualquier posible problema legal. El Asesor Especial detalla que las empresas que se ocupan de riesgos deberían buscar contratar un equipo legal interno, lo que la convierte en una opción potencial para las empresas de gestión de eventos. Un equipo interno también podrá establecer una buena relación con los clientes, lo que luego puede ayudar a convencer a las asociaciones de que cualquier evento futuro se manejará de manera muy profesional y exhaustiva.

Como muestra nuestra publicación Event Insight sobre prevención de riesgos, incluso los planificadores de eventos experimentados se enfrentan al riesgo. Comprender que el riesgo es una parte integral de la planificación de eventos y es un primer paso crucial para minimizarlo.

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