5 pasos para conseguir patrocinio para tus eventos

A menos que sea una empresa Fortune 500, probablemente no tenga el presupuesto para un evento a gran escala. Esto significa que necesitará patrocinadores de su lado. Por supuesto, conseguir un patrocinador es más fácil de decir que de hacer. Después de todo, ¿por qué otra empresa elegiría patrocinar su evento cuando recibe docenas de solicitudes similares casi todos los días? Acercarse a los patrocinadores de la manera correcta es la clave para inclinar las probabilidades a su favor.

1. IDENTIFICA TUS ACTIVOS ANTE UN PATROCINADOR

Los patrocinadores aprovechan su patrocinio como estrategia de marketing. Obviamente quieren algo de ello; de lo contrario no patrocinarían a nadie y gastarían miles de dólares. ¿Qué puedes ofrecerle al patrocinador que esté directamente relacionado con su estrategia de campaña? Debería ser algo más que ojos y clics adicionales en su sitio web.

Si comparte una audiencia demográfica similar, entonces quizás pueda proporcionarles su informe detallado de extracción de datos, completo con análisis predictivos y psicografía. Quizás pueda ofrecer valor a sus clientes ofreciéndoles una membresía VIP gratuita como parte de una promoción cruzada. En cualquier caso, debes identificar incentivos únicos que te diferencien de la competencia.

2. EL TIEMPO ES IMPORTANTE

Muchas empresas sólo patrocinan eventos en determinadas épocas del año. El presupuesto de su evento suele formularse el año anterior. La mejor época del año varía según factores como la economía, la industria y el rendimiento del ROI de la empresa.

Otras empresas pueden patrocinar eventos durante todo el año pero tienen un presupuesto más limitado durante determinadas temporadas. Las empresas suelen organizar más eventos durante las temporadas de verano y otoño. Es posible que algunos no patrocinen en esta época del año, ya que están reservando su presupuesto para sus propios eventos. Pueden comenzar a patrocinar durante los meses más lentos del invierno, cuando la actividad de sus propios clientes es lenta.

Sepa cuándo son los momentos pico de patrocinio para cada empresa a la que se dirige. Esto puede significar que deba programar sus eventos en torno a estas horas pico.

3. SE DETALLADO EN TU PROPUESTA

Los patrocinadores ven su evento como una forma de publicidad para su propia empresa. Como tal, quieren ver números que predigan un evento exitoso. Su propuesta debe incluir una hoja de cálculo y datos visuales sólidos que describan la asistencia prevista, las cifras de asistencia a eventos anteriores, la participación en las redes sociales, etc.

Otras formas de datos para compartir incluyen la tasa de clics o CTR para anuncios de eventos específicos. Incluya números generados por el análisis predictivo de su sistema de inteligencia empresarial.

Los datos sin procesar son más importantes para los patrocinadores que las métricas no cuantificables como los testimonios. Mantenga sus datos actualizados y presente solo datos que cumplan con los puntos de referencia de su propia empresa.

4. PROPONER DIFERENTES NIVELES DE PAQUETES

Su propuesta no debe incluir sólo la suma monetaria deseada. Proporcione a los patrocinadores varios niveles de opciones de patrocinio y qué hará a cambio en cada nivel. Quizás necesites $20 000 para organizar el evento, pero debes informarle al patrocinador que estás dispuesto a aceptar una cantidad menor de financiación. Un paquete de patrocinador escalonado debe incluir una lista de opciones y lo que ofrecerá en cada nivel, como lo siguiente:

• $20,000: logotipo del patrocinador en todos sus artículos promocionales, promoción cruzada del último producto del patrocinador durante la presentación principal, anuncio del patrocinador en su señalización digital;
• $10,000: dos de los tres incentivos por debajo del nivel de $20,000;
• $5,000: cualquiera de los tres incentivos por debajo del nivel de $20,000;

Por supuesto, esto puede significar que tengas que adquirir múltiples patrocinios para obtener la financiación completa. Sin embargo, debería tener una relación continua con varios patrocinadores. Después de todo, ¿los atletas, músicos y políticos famosos alguna vez tienen un solo patrocinador?

5. SOBRE EL PATROCINADOR

Tu empresa es la que busca financiación para eventos; por lo tanto, la pelota está en el tejado del patrocinador. Además de proponer múltiples opciones de patrocinador, también puedes ser directo y preguntarle al patrocinador qué quiere a cambio. De esta manera, podrá personalizar un paquete adecuado a las necesidades específicas del patrocinador. ¿Quiere el patrocinador que los defensores de su propia marca promocionen sus productos? ¿Quieres montar tu propio stand o taller en tu evento?

Sepa lo que quiere el patrocinador y haga todo lo posible para cumplir con la solicitud. Al mismo tiempo, sin embargo, no tenga miedo de negociar para que lo que obtenga sea justo para usted.

Ahí lo tienes, una guía para conseguir patrocinadores de tu lado. Estas estrategias no son de ninguna manera sostenibles y aún así se debe esperar que muchas propuestas enviadas queden sin respuesta. Sin embargo, estos pasos harán que su propuesta se destaque del montón de otras solicitudes de patrocinio similares.

BLOGERO INVITADO:

Dan McCarthy es director de eventos en Venueseeker, una empresa de gestión de eventos con sede en el Reino Unido. Dan tiene 5 años de gestión de proyectos de eventos en su haber. Ha trabajado en muchos eventos exitosos y actualmente comparte sus conocimientos escribiendo en el blog de la empresa. Síguelo en Twitter@DanCarthy2.

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