Un modelo simple para crear sesiones de conferencias virtuales más involuntarias y rentables

Muchos planificadores todavía luchan por crear conferencias virtuales que sean atractivas y rentables. El problema principal es que los planificadores a menudo intentan poner una clavija cuadrada en un agujero redondo: simplemente elevan la programación cara a cara a una plataforma virtual. Desafortunadamente, este pensamiento a menudo conduce a resultados nefastos.

El otro problema es que los planificadores a menudo eliminan el modelo de patrocinio/expositor de la feria comercial clásica y también introducen un producto virtual. Esto también provocó que muchos vendedores se sintieran insatisfechos.

La clave para producir eventos virtuales exitosos es aprovechar las posibilidades de lo virtual. Un modelo simple para obtener buenos resultados es dotar de personal y patrocinar las sesiones de una manera que aproveche el mundo virtual. Este enfoque es simple y naturalmente se presta a mejores resultados. Funcionará particularmente bien cuando se utilicen herramientas de videoconferencia como Zoom.

Anfitrión/Productor

Uno de los clientes de EventRebels estaba organizando un seminario web por su cuenta cuando llegó la crisis de COVID. Habló durante unos 45 minutos y luego analizó la sesión de preguntas y respuestas de Zoom para ver si los asistentes tenían alguna pregunta. El primer comentario fue «¿cuándo vas a mostrar tu pantalla?»

Si permite que sus altavoces se autohospeden, es probable que se produzca este problema. Los oradores están demasiado preocupados por su contenido como para comprobar aspectos como la calidad del vídeo.

La mayoría de las herramientas de videoconferencia utilizarán el término anfitrión para designar a la persona que programa, inicia y controla la reunión. NO debe ser un participante en la pantalla, sino alguien dedicado a la tarea. De hecho, desempeñan el papel de productores: se aseguran de que la transmisión esté en vivo, administran la grabación, ejecutan funciones de participación de la audiencia como la votación o controlan las diapositivas y otros elementos visuales.

Para reuniones más grandes, es una buena práctica tener disponible un coanfitrión que tenga una copia de todos los materiales de la presentación. Pueden iniciar sesión si el host no funciona, experimenta problemas técnicos o pierde la conexión a Internet.

Moderador/Facilitador

Se habla mucho de que los asistentes no participan en sesiones virtuales. Afortunadamente, las herramientas de videoconferencia como Zoom brindan excelentes formas para que los asistentes interactúen entre sí y con los panelistas. Las principales herramientas son las encuestas, el chat y la sesión de preguntas y respuestas. Para que los dos últimos funcionen de manera efectiva, es mejor tener un moderador dedicado (también conocido como facilitador) que busque las publicaciones de los asistentes y les responda cuando sea apropiado.

En el caso del chat, una buena sesión tiene un flujo continuo de actividad. Un buen moderador incluso publicará comentarios en el chat relevantes para la discusión para generar respuestas.

Una sesión de preguntas y respuestas es otra área donde el moderador realmente puede mejorar la conversación. Cuando lo virtual no está bien pensado, las presentaciones se parecen más a una «retransmisión», como la televisión. La mayoría de las sesiones esperan hasta el final para repasar las preguntas, pero existe un enfoque mejor. Una forma es crear períodos de preguntas a lo largo de la discusión en transiciones específicas. La forma más audaz es involucrar al moderador en la discusión y permitirle intervenir en la discusión cuando se hace una buena pregunta. Para hacer un virtual realmente convincente, no pienses que las interrupciones de los asistentes son malas, sino como una oportunidad para vivir la discusión.

$$$ Patrocinador de la sesión como moderador

Los planificadores están luchando por crear paquetes atractivos para los patrocinadores de eventos virtuales. Si su organización lo permite, lo más fácil para los patrocinios virtuales es crear paquetes donde sus patrocinadores puedan participar en sesiones virtuales. Dicho paquete puede incluir:

• Patrocine un vídeo y un logotipo en las páginas de inicio de la sesión, si es suyo. software para eventos virtuales puede apoyar esto.
• Haga que el patrocinador haga una breve introducción (60-90 segundos) de él mismo y su empresa al comienzo de la sesión.
• Deje que el patrocinador sea el moderador de la sesión, manejando las preguntas y respuestas del chat y posando ante el panel.

Una razón por la que un paquete de este tipo puede funcionar bien es que los patrocinadores, que son vendedores, son sociables por naturaleza y, por tanto, pueden reactivar una sesión. Si esos patrocinadores tienen experiencia en las áreas que se están discutiendo, pueden incluso contribuir a la discusión.

Adaptación de Altavoces Virtuales

Muchos oradores han tardado en adaptarse al mundo virtual. Es importante que los planificadores y oradores sepan que sus presentaciones deben cambiar en el nuevo entorno. Algunas cosas que los presentadores deberían considerar para que su sesión virtual sea más atractiva incluyen:

Otro personal de apoyo

Gran parte del apoyo necesario durante una sesión virtual consiste en pequeñas tareas que pueden requerir poca o ninguna función dedicada. Estas tareas incluyen:

• Llegar a los asistentes que levantan la mano
• Silenciar a los participantes que no hablan.
• Deshabilitar los privilegios para compartir video/pantalla
• Asignar asistentes a salas de descanso

¿Qué tal un híbrido?

Este modelo puede ampliarse fácilmente a eventos híbridos. Los asistentes presenciales utilizarán aplicaciones de eventos móviles comprometidos, mientras que el resto trabajará con un una plataforma de eventos virtuales Estos dos deberían tener una herramienta para que los asistentes hagan preguntas. Al igual que en el caso puramente virtual, un moderador de la sesión podrá dirigir las preguntas al panel. Incluso podría considerar tener un moderador para los participantes móviles cara a cara y otro para los virtuales.

Conclusión

Es imperativo que los planificadores piensen en el contenido de su educación en términos de lo que funciona en el mundo virtual, en lugar de simplemente filmar lo que solía ser una sesión cara a cara. Esto requiere repensar cómo se llevan a cabo las sesiones, cómo los oradores interactúan con los asistentes y, lo más importante, generar más ingresos a través del patrocinio de sesiones.

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