Un lugar para todo: organizar los datos del evento para el éxito futuro

Hogar » Blog » Un lugar para todo: organizar los datos del evento para el éxito futuro

Finalmente termina enero y, con él, la liberación que viene a realizarse a lo largo del primer mes del año. Como planificador de eventos, ahora su atención se centra firmemente en los próximos meses y, aunque ya tiene mucho entre manos, una buena gestión de datos puede ayudarle a hacer su vida mucho más fácil. En nuestra última publicación, le recordamos exactamente por qué vale la pena preocuparse por la gestión de datos y ahora, a medida que avanzamos hacia febrero, es hora de explorar exactamente cómo (organizando cuidadosamente sus eventos de datos) puede despejar su camino hacia el éxito.

Paso 1: auditar activamente antes de organizar los datos del evento

Detrás de cada evento, detrás del piso de cada planificador talentoso, no hay más que datos concretos. En pocas palabras, la función del planificador es capturar y analizar los datos generados por todos y cada uno de sus esfuerzos, basándose en esa información para lograr el éxito del evento en el futuro. La gestión de datos es una parte inherente del trabajo y, como tal, saber exactamente cómo organizar mejor estos numerosos flujos de información es crucial para el trabajo de un planificador.

Pero con tanta información disponible, el desafío de organizar los datos de eventos es saber exactamente por dónde empezar. Como primer paso, usted, como planificador, debe considerar las siguientes preguntas:

1. 1. ¿Qué datos tengo? Puede ser cualquier cosa, desde nombres, correos electrónicos, estadísticas, cifras, etc. Pero en este punto, también vale la pena pensar dónde está almacenada actualmente su información (es decir, en una hoja de cálculo, en su sistema de gestión de eventos, aplicación, CRM, sistema financiero o incluso completamente fuera de línea, etc.) y, lo más importante, su edad. . Después de todo, no tiene sentido mantener y organizar datos si están desactualizados.

• ¿Qué datos necesito? Una vez que comience a verificar la información que ya tiene, probablemente encontrará que ha recopilado información que simplemente no necesita para ejecutar con éxito su próximo evento. La retención de datos extraños no solo está agotando su tiempo y recursos, sino que su retención continua puede violar las regulaciones GDPR, poniendo en peligro su organización y su reputación como planificador. Pero antes de considerar superflua cualquier información no utilizada, también es importante tener en cuenta cualquier detalle que pueda ayudarle a informar eficazmente a sus partes interesadas sobre sus actividades.

• ¿Son confiables mis fuentes de datos? ¿Puedo obtener información a partir de estos datos? ¿Confía en la información que tiene? ¿Está actualizada y cumple con las regulaciones de datos relevantes? De lo contrario, será imposible obtener el conocimiento necesario para crear eventos futuros. Y (quizás más concretamente) si no puedes entender y dar sentido a los datos que has recopilado, es imposible utilizar esa información para planificar el éxito del evento.

Paso 2: organizar datos de eventos en tiempo real

Una vez que se sienta bien con los datos que ya obtuvo, los datos que necesita y, por supuesto, la integridad general de la información que tiene actualmente, puede comenzar a organizar los datos del evento de una manera que tenga sentido. para ti Este es un punto clave porque usted (y sus colegas más cercanos) serán quienes accedan y utilicen los datos que capture más. Como planificador, además de gestionar los datos que ya tiene, tiene el desafío adicional de capturar y organizar los datos del evento en tiempo real, a medida que se desarrolla el evento. Para ello, piense en todos los sistemas, herramientas y puntos de contacto que utiliza durante cada evento; hay que considerar sistemas de registro, check-in y pago, así como aplicaciones, encuestas y plataformas sociales, sin mencionar las herramientas en las que confía para la participación de la audiencia, la creación de redes, el análisis web, etc.

Incluso en el mejor de los casos, usted es responsable de múltiples conjuntos y flujos de datos. Siendo este el caso, es lógico intentar capturar esta información a través de sistemas que estén conectados y compartan información automáticamente entre sí. Por ejemplo, si está planeando un evento para un grupo de tipo asociación, tiene sentido integrar su gestión de eventos y sus sistemas de membresía para que las verificaciones automáticas de membresía ya estén integradas en el proceso de su registro. Esto elimina la necesidad de realizar comprobaciones manuales, lo que le ahorra a usted y a su equipo un tiempo valioso.

Basándonos en este ejemplo, al integrar esta información, esto significa que los miembros de su equipo de membresía (en el caso de asociaciones más grandes) siempre verán datos precisos. Imagínese: si no hubiera sincronizado estos dos sistemas, habría tenido que informar manualmente los datos más recientes a su equipo de membresía. Como ventaja adicional, conectar estos sistemas también significa que las partes interesadas se mantienen actualizadas con las actividades de los miembros y no miembros en torno a sus eventos. Esto, a su vez, significa que pueden tomar decisiones expertas e informadas en términos de cómo sus actividades como planificador pueden tener un impacto y, con suerte, aumentar el compromiso general. Es sólo un ejemplo, pero muestra el nivel de conocimiento que se puede obtener -y de igual forma, los resultados que se pueden obtener- a través de una gestión inteligente de datos.

Felicitaciones, llegamos a febrero. Y ahora, con estos consejos para la organización de datos, el camino hacia el éxito de eventos futuros es mucho más fácil de recorrer.

¿Organiza eventos en vivo, virtuales o híbridos? ¿Tiene problemas para organizar los datos del evento? Ofrezca a sus asistentes una experiencia de evento inolvidable con tecnología en la que puede confiar. Descubra cómo Eventsforce puede hacer que su próximo evento sea fabuloso y exitoso. Reserva tu demostración personalizada ahora.