Un día en la vida de un organizador de eventos estresado

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Tracy Ryan, directora de marketing de EMEA, Simpleview

¡La planificación de eventos es fácil!

¿No te encanta cuando todos te «dan consejos» sobre lo que puedes hacer mejor la próxima vez? Realmente me pregunto si la gente (no se menciona ningún departamento) realmente piensa que planificar eventos es fácil. El hecho es que, incluso en medio de la planificación de su último evento, probablemente ya tenga varios otros eventos en planificación, incluido su próximo evento a gran escala, y probablemente tenga un método probado para cubrir la planificación, organización y ejecución. Pero, con tantos platos girando, tantos aspectos variados que considerar y tan poco bajo tu control, cuando te preguntan «¿has pensado en esto?» puede llevar incluso al planificador más experimentado al límite.

Para mí, alguien que ha dirigido equipos de marketing internacionales, aunque todavía me considero el planificador de eventos de cualquier organización, debo decir que los eventos son absolutamente mi parte favorita del trabajo. Pero también admito que soy un fanático del control, y ahí es donde mi amor por la planificación de eventos y el control de las cosas están un poco desalineados. Después de todo, como mencioné, hay muchos aspectos de la planificación de eventos que no están bajo mi control.

Me interesa saber si usted puede identificarse con alguno de los siguientes:

Inscripciones

No importa cuán convincente sea mi invitación, cuán creativo sea el diseño de mi sitio web o cuán relevante sea mi agenda, lograr que la gente se comprometa a registrarse para un evento (ya sea gratuito o de pago) es una pesadilla. Seamos honestos, puedes crear la experiencia más increíble, con todo lo que crees que tus delegados están buscando, intentar mejorar año tras año y aún así no registrarte. Te dijo: «sí, todavía tengo al menos 25 clientes por registrar», pero no es así. Puede anunciar repetidamente el fin del registro anticipado a sus aves y aún así no se registrarán. Literalmente, no hay nada que puedas hacer, excepto llamarlos y registrarlos tú mismo, lo cual no es ideal cuando intentas calcular números precisos para tu evento. Sólo porque lo construyas no significa que vendrán.

La tarifa de reserva anticipada

¿Por qué fijarías una fecha límite para una tarifa reducida y aún así el personal y los delegados piensan que son de alguna manera una excepción a la regla? Establecemos fechas límite para reservas anticipadas porque los lugares y los proveedores de catering deben tener una buena idea de los números finales mucho antes del evento; de lo contrario, corre el riesgo de pedir muy poco o demasiado. Hay una fecha límite por una razón y no solo porque tengo ganas de presionar a la gente para que se registre (bueno, hay un poco de eso).

Patrocinio

Usted crea una agenda convincente, ofrece a los socios la oportunidad de involucrarse, ofrece una variedad de opciones de paquetes, algo para cada presupuesto y crea algo que cree que es valioso para los socios, así como para el personal, sus propios clientes y SLT, pero aún así no. uno quiere comprometerse a apoyar su evento. ¿Por qué la gente no querría comprometerse con algo que, si se aprovecha adecuadamente, podría generar un retorno de la inversión claro y demostrable? Cuando digo apalancado correctamente, quiero decir que no puedes simplemente sentarte en una mesa y esperar lo mejor. La creación de redes y el marketing antes del evento son esenciales y, sin embargo, muchas personas abandonan un evento quejándose de que no sacaron mucho provecho de él, cuando no estaban dispuestas a esforzarse. ¿Qué quieres obtener del evento? Si los paquetes no son exactamente adecuados, ¿podemos negociar? ¡Háblame! A veces, un no rápido es mejor que un sí prolongado.

¿Y por qué cuando aceptan verbalmente, parecen entusiasmados con la oportunidad, se toman una eternidad para devolver la documentación, dejándote preguntándote si están patrocinando o no? Es muy inútil desde una perspectiva de planificación, financiera y promocional. Si deja que sea demasiado tarde para confirmarlo, es muy poco lo que podremos hacer para ayudarle con el importante marketing previo al evento.

Artículos de última hora, inesperados y de alto precio

Lo que más me molesta es la factura inesperada, de algo que necesitas y planeaste, pero nunca te informaron que tendrías que pagar por ello. «¿Cómo puede pasar esto?» Te escucho preguntar, bueno, si el año anterior me lo entregaron gratis, ¿por qué lo pago este año? De repente, el ajustado presupuesto con el que ya estás intentando hacer milagros, se estira aún más.

La factura inesperada puede crear ruido en su evento y dejarlo incapaz de aportar esa delicadeza final a su evento, las cosas que dejan una marca memorable y, con suerte, les ayudarán a registrarse nuevamente el próximo año.

Enfermedad o la temida palabra «C»

No quiero mencionar la palabra que empieza con C: la hemos vivido y respirado durante bastante tiempo, pero seguramente la enfermedad sigue siendo un factor incontrolable. Oradores, delegados o, peor aún, ¡yo! Aquí es donde es fundamental asegurarse de tener total transparencia del evento. Saber que planeo al 100% estar allí, pero si no lo estoy, el espectáculo continuará, no tiene precio. Para los parlantes, si son parlantes internos, ¿alguien puede taparlos? – No quiero llegar al punto de crear suplentes, pero si la presentación ha sido escrita mucho antes del evento, con buenas notas, ojalá alguien pueda cubrirla.

Sin embargo, cuando se trata de que los altavoces externos no giren, este es un asunto completamente diferente. No hay mucho que puedas hacer, excepto estar preparado para hacer algunos cambios rápidos en la agenda y tener un sistema y una aplicación que pueda manejar todo en tiempo real, para que el daño sea limitado.

actos de dios

Bueno, aquí admito absolutamente la derrota: ¡está claro que no hay nada de lo que pueda quejarme cuando sucede algo que definitivamente nunca podré controlar!

Entonces, ¿cuál es la respuesta? Además, como planificador de eventos, necesito tener algo en mi caja de herramientas que pueda controlar. Eso que es fácil de usar, intuitivo y que realmente me permite tener todo lo que puedo controlar en un solo lugar: mi sistema de gestión de eventos. Puedo realizar un seguimiento de los ingresos que obtengo del evento (sí, esta es una de las cosas más importantes que miro), puedo cambiar agendas, presentadores y salas en tiempo real y, mejor aún, esto se sincroniza inmediatamente. con mi aplicación móvil, de modo que incluso cuando tuve que hacerlo en medio de un evento, el cambio fue perfecto. Puedo agregar y eliminar patrocinadores y, por supuesto, lo más importante, puedo enviar todas las comunicaciones desde un solo lugar: todo bajo mi control, en un solo lugar, en una plataforma, siempre accesible, la única constante en mi función de ‘gestión de eventos en constante cambio’. .

La planificación de eventos siempre será mi parte favorita del marketing y sí, nunca podré controlarlo todo, pero ten la seguridad de saber que al menos uno (un área bastante grande) está cubierto y siempre estable.

Tracy Ryan es una profesional del marketing con más de 30 años de experiencia en planificación estratégica de marketing, comunicaciones de marketing y gestión de campañas en funciones regionales, en EMEA e internacionales. Actualmente es jefa de marketing para EMEA en Simpleview, una empresa de software, creatividad y análisis de datos que se asocia con destinos y sus agencias para involucrar a las partes interesadas, atraer visitantes y ganar ofertas de convenciones y eventos. Desde que se unió a la empresa en enero de 2022, Tracy se ha centrado en aumentar el conocimiento de las marcas Simpleview y Eventsforce en toda EMEA, hacer crecer la función de marketing en EMEA y crear una estrategia de marketing convincente en EMEA que contribuya al crecimiento empresarial.

Antes de unirse a Simpleview, Tracy fue directora de marketing en Natterbox, una empresa de telefonía en crecimiento, donde aumentó el flujo de ventas en un 123 % y dirigió programas de marketing basados ​​en cuentas para crear defensores de los clientes firmes en sus cuentas internacionales. También ocupó puestos senior de marketing en Faethm AI, Telogis, Websense y BEA Systems.

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