Todo lo que siempre quisiste saber sobre las aplicaciones de eventos pero tenías miedo de preguntar

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A principios de este año, te dijo esto. No hay nada especial en las aplicaciones de eventos.. Si bien esta es una convicción que ciertamente todavía mantenemos aquí en Eventsforce, también reconocemos que esta visión absoluta no deja mucho espacio para la contemplación, la consideración o, lo que es más importante, la oportunidad de dar voz a algunas de las cuestiones fundamentales. Preguntas candentes que usted, como planificador de eventos, aún puede tener sobre las aplicaciones de eventos.

Seamos realistas: levantar la mano puede dar miedo, así que eliminemos un poco ese miedo. Por demanda popular, estamos dando un segundo paso en el tema, creando un espacio seguro en el que abordar absolutamente todo lo que siempre quiso saber sobre las aplicaciones de eventos (lo bueno, lo malo y lo francamente feo), pero tenía demasiado miedo para hacerlo. preguntar.

Pregunta 1: Todo el mundo parece tener uno hoy en día, pero yo todavía no lo entiendo. ¿Qué tienen de bueno las aplicaciones para eventos?

Una pregunta honesta, que igualmente merece una respuesta honesta:

Si piensa en su evento como una cadena larga, una en la que usted, el planificador, está estrechamente conectado tanto con sus participantes como con sus partes interesadas, una aplicación de evento cuidadosamente seleccionada ofrece algo positivo para todos los creados en esa cadena. Para los asistentes y delegados, una aplicación de evento puede significar muchas cosas maravillosas, ya sea la oportunidad de hacer conexiones, la oportunidad de organizar su tiempo de forma independiente durante un evento o incluso una forma de mantenerse informado y comprometido durante el evento, etc. .

Para los planificadores, el uso de una aplicación no sólo representa una forma de mejorar la experiencia de los asistentes antes, durante y después de un evento, sino que también sirve como el vehículo perfecto para alcanzar el nivel de personalización que los planificadores necesitan utilizar para interactuar con los planificadores. audiencia. Y en cuanto a las partes interesadas (aquellas partes que participan en su evento, pero que pueden estar lejos de sus detalles más finos), una aplicación para eventos responde directamente a la necesidad de reducir costos y recopilar y analizar datos, todo con miras a construir un evento futuro. . éxito.

Pregunta 2: Grandes sonidos. ¿Qué podría salir mal? Entrega las partes malas.

Además, desde la perspectiva de un planificador, agregar una aplicación no es simplemente otra forma de mejorar la ocasión, sino algo que poder agregue otra capa de complejidad a un evento que ya tiene múltiples partes móviles. Aquí hay algunos puntos a considerar:

Decidir con prisa, arrepentirse en el tiempo libre. Sabemos que operar a gran velocidad es una parte intrínseca de ser un planificador de eventos, pero en realidad, este es un ejemplo en el que una decisión demasiado apresurada puede resultar en una mala experiencia para sus asistentes y para usted. Disminuya la velocidad y considere lo que realmente necesita o desea de su aplicación antes de dar el paso.

Costo – en tiempo y dinero. Por supuesto, las aplicaciones pueden aportar mucho a un evento, pero no siempre son baratas ni rápidas de desarrollar. Este es especialmente el caso de una aplicación de eventos personalizada, que puede llevar meses de planificación, desarrollo y pruebas antes de que finalmente se implemente. Aparte de eso, también vale la pena señalar que las aplicaciones de eventos disponibles en el mercado, si bien inicialmente pueden parecer más rentables, pueden ofrecer menos opciones de personalización, pero aún requieren tarifas de suscripción o costos de licencia, lo que puede resultar prohibitivo si su presupuesto es ajustado.

Resolver los problemas exige toda tu atención (¡y más tiempo!). Después del desarrollo inicial y la implementación de su aplicación, también deberá asegurarse de probarla en una amplia variedad de dispositivos, teniendo mucho cuidado de solucionar cualquier error y falla, prestando especial atención a los tiempos de carga. a través de varios sistemas. Y finalmente, vale la pena considerar un punto muy obvio: si deseas realizar tu evento solo a través de una aplicación, asegúrate de que la ubicación elegida tenga suficientes estaciones de carga para acomodar la cantidad de personas que esperan en tu evento.

Debida diligencia con los datos. Todos esos datos generados por tu aplicación son geniales, ¿verdad? ¡Absolutamente! Sólo recuerde que todos los asistentes no sólo esperan que sus datos personales estén protegidos, sino que usted, como planificador, tiene la obligación legal de hacerlo. No proteger esta información podría provocar una violación de datos. Estos no sólo tienen el potencial de dañar la reputación de su evento a corto plazo, sino que también pueden tener graves consecuencias legales para su organización a largo plazo. Como responsable de la aplicación de su evento, debe asegurarse de que sea segura, esté cifrada y cumpla con cualquier marco de protección de datos.

Pregunta 3: Bien, ya terminé. ¿Qué pasa con Las cosas feas?

Allá vamos: las partes feas. Comencemos esta parte de la discusión evocando la peor pesadilla de un organizador de eventos: una audiencia desconectada.

“Tengo una aplicación para el evento; Estoy bien”, te escuchamos decir. No queremos ser demasiado precisos, pero esto, después de todo, es una discusión abierta, así que terminemos con esto:

Escenario 1: tienes una aplicación, pero tus asistentes no pueden (o no quieren) usarla.

Este primer escenario es un verdadero caleidoscopio de frustración, en el que cada iteración del tema desencadena un dolor de cabeza tras otro. Entonces, digamos que ha creado (o elegido) una buena aplicación, pero no tuvo en cuenta el siguiente hecho simple: no todos los asistentes tienen acceso a la última tecnología de teléfonos inteligentes, lo que respalda la funcionalidad de la aplicación del evento elegido. Básicamente, estos asistentes quedan excluidos de su evento, lo que los deja (y a usted) completamente desconectados y frustrados.

En otro giro de este escenario, ha abrumado a sus asistentes con una aplicación de evento que está tan repleta de características y funcionalidades excesivas que simplemente no quieren usarla. La lección aquí es mantener las cosas simples y ceñirse únicamente al nivel de funcionalidad que utilizarán sus asistentes. Quiere una aplicación que priorice la información clave, ofrezca navegación intuitiva y promueva la participación sin esfuerzo.

Finalmente, tienes la situación «lleva un caballo al agua». Lo ha hecho todo: ha implementado una aplicación a la que pueden acceder todos los asistentes, una que es fácil de usar y, sin embargo, la gente simplemente no la descarga ni la usa. ¿Por qué? No lo sabemos, pero estamos de acuerdo: es difícil interactuar con una audiencia a través de una aplicación de eventos si simplemente no la usan. Esto sucede. Sin embargo, puede considerar ayudar a sus asistentes creando un breve vídeo de instrucciones, algo que los guiará muy rápidamente a través de la descarga y el uso de su aplicación. Como ejemplo, aquí un breve vídeo que creamos para la aplicación Simpleview EMEA Summit, impulsada por Eventsforce.

Escenario 2: tienes una aplicación, pero no un plan de respaldo.

Si una aplicación puede generar un evento, entonces ciertamente tiene la capacidad de disminuirlo. Estamos hablando de lo tácito: colisiones y apagones. Suceden, ciertamente pueden descarrilar el compromiso que tanto ha trabajado para fomentar y, por lo tanto, deben planificarse, especialmente si organiza su evento únicamente a través de una aplicación. Sí, se necesita tiempo para crear un plan de respaldo analógico (piense en los horarios impresos de la vieja escuela o en los anuncios a través de sistemas de megafonía (¡qué retro!), pero al hacerlo, se asegura de poder aliviar el caos con comunicación básica). incluso ante un fallo técnico importante.

Escenario 3: No tienes una aplicación.

Sí, esto todavía sucede. “¿Sin aplicación? No es gran cosa”, podrías estar pensando. Pero considere esto: hoy en día, es muy difícil interactuar de manera eficiente con sus participantes sin una aplicación. Como mencionamos anteriormente, se puede hacer, pero seamos honestos: no se hará con el tipo de elegancia en la que usted, como planificador, confía para mejorar la experiencia de su evento. En palabras simples: al descuidar tener una aplicación para tu evento, solo estás ofreciendo una experiencia parcial, contando parte de la historia de tu evento, un punto que existe en detrimento tuyo y de tus asistentes.

Así que no permita que el miedo (de escenarios imaginados, de preguntas sin respuesta) frene su evento. Con una cuidadosa consideración e implementación, las aplicaciones de eventos le permiten ofrecer la experiencia más completa posible, al mismo tiempo que crece y mejora su conexión con sus asistentes. Pero si estás interesado en llevar tus eventos al siguiente nivel este otoño, ¿por qué no intentarlo? Aplicación móvil Eventsforce? Redes fluidas, conexiones sin esfuerzo, todo en la palma de tu mano.

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