Simplificando las comunicaciones internas – Velvet Chainsaw

A continuación se presenta una sencilla herramienta de gestión de proyectos que puede ayudar a agilizar las comunicaciones internas (y aclarar la responsabilidad) para las reuniones anuales.

Algunos componentes de la planificación de la reunión anual de una asociación involucran múltiples departamentos y prioridades en competencia. Los miembros quieren una cosa; capítulos de publicaciones, marketing y relaciones, otro. Tener demasiados cocineros en la cocina y ningún dueño claro conduce a una pérdida de tiempo, energía y frustración.

Como gerente de productos y proyectos para su reunión anual, puede abordar este desafío liderando un proceso colaborativo para definir claramente los roles y responsabilidades individuales y de equipo. Aquí tienes una herramienta útil para guiarte.

Matriz RACI

La matriz RACI es una herramienta visual de gestión de proyectos que se utiliza para aclarar y definir roles y responsabilidades del proyecto. La matriz se crea utilizando una hoja de cálculo con las tareas o resultados del proyecto en la columna de la izquierda y los equipos o individuos como encabezados en las columnas adyacentes. Las funciones y responsabilidades se asignan utilizando esta definición de RACI:

(R)responsable — Una o dos personas que completarán la tarea o el resultado.

(Un contador — La única persona que tiene la tarea y es responsable de aprobar el trabajo.

(C) consultado — Personas (pueden ser hasta 10) que se comunicarán y brindarán información u orientación a las personas responsables. Trate de evitar tener demasiados miembros del equipo en esta categoría.

(Informé — Número ilimitado de personas que se mantendrán en fila. No se les pide aportes ni comentarios; básicamente están en la lista de distribución.

RACI aplicado

Las grandes reuniones anuales suelen incluir un stand de la asociación y un área de participación de los miembros. Una tendencia creciente es ubicarlos en una ubicación central. Este es un excelente ejemplo de dónde puede haber múltiples puntos de vista y prioridades contrapuestas. La siguiente matriz proporciona un punto de partida sobre cómo se puede aplicar RACI para optimizar las comunicaciones y la toma de decisiones.

1. El equipo directivo tiene la estrategia, el propósito y el presupuesto. Se les mantiene informados sobre el progreso de todas las tareas.
2. La membresía puede ser propietaria del diseño creativo, mientras que el marketing es responsable del diseño creativo. Se consulta el equipo del evento y las publicaciones.
3. El vicepresidente de eventos se encarga del diseño, las comunicaciones con los proveedores y la implementación en el sitio y los administradores de reuniones y eventos son responsables de completar esos entregables. Se consulta a los miembros, el marketing y las publicaciones, que proporcionan información para una implementación exitosa.

¿De arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba?

Hacer que los miembros del equipo acepten las funciones y responsabilidades del proyecto es fundamental para el éxito del proceso de planificación. He visto casos en los que RACI lo completan los líderes en lugar de las personas que hacen el trabajo. En esos casos, quienes hacían el trabajo despreciaban las herramientas. Realizar un esfuerzo colaborativo compartido para crear el RACI puede ser más valioso que la herramienta en sí. Una buena matriz RACI será una herramienta de incorporación eficaz para los nuevos miembros del equipo. También ayudará a guiar y facilitar las reuniones de equipos multifuncionales.

Adaptado de la columna Forward Thinking de Dave en Reuniones del PCMA. Reimpreso con autorización de convocar, la revista de la Asociación Profesional de Gestión de Convenciones. ©2024.