Respuestas a una RFP: Parte 2: Cómo rechazar una RFP aún puede brindarle el negocio

Esta es una continuación de nuestra serie de artículos de dos partes sobre respuestas a RFP de hoteles. En este artículo, nos centramos en cómo responder a una RFP puede construir una relación con el planificador para negocios futuros. Para la parte 1, donde cubrimos por qué los hoteles deberían responder a cada RFP, hacer clic aquí.

Parte 2: Cómo rechazar una RFP aún puede conseguirle el negocio

No dejes colgados a los organizadores de reuniones

En 2020, Groups360 realizó un extenso estudio de investigación doble ciego sobre las necesidades y preferencias de los profesionales de eventos. Una de las frustraciones más comunes entre los organizadores de reuniones ha sido la falta de respuestas oportunas a sus RFP.

Cada RFP representa un planificador. Aquí hay otra forma de ver las bajas tasas de respuesta de la industria: por cada 100 planificadores que solicitan información a un hotel, 55 quedan colgados.

Si un planificador tiene que obligarlo a usted (y no a muchos de ellos), está dañando su reputación y reduciendo las posibilidades de que ese planificador consiga su hotel en el futuro.

En segundo lugar entre las frustraciones del planificador estuvo la falta de información en las respuestas que recibieron. Entre los hoteles que presentan una propuesta, a menudo no se toman el tiempo para responder a las preguntas específicas del planificador. Sin información suficiente, el planificador no puede tomar una decisión informada.

Es igualmente frustrante para los hoteleros tener que enviar y recibir correos electrónicos con los huéspedes sobre cada detalle. Puede optimizar sus comunicaciones prestando atención a los archivos adjuntos y respondiendo la RFP con detalles significativos desde el principio.

Invertir un poco más por adelantado le ahorrará tiempo a largo plazo y aumentará sus posibilidades de que el planificador le haga la oferta a su hotel.

Responda a cada pista. Tómese un momento para evaluar adecuadamente las solicitudes de los planificadores y proporcionar la información solicitada. Aumentará enormemente la visibilidad de su hotel en la lista de posibles hoteles de un planificador.

La verdadera diferencia entre ‘no’ y ‘tal vez’

‘No’ es una respuesta aceptable

Si está interesado en una pieza de negocio de planificación, propóngalo. Si no está interesado, rechace. Es una cortesía común agradecer a un planificador por la oportunidad, incluso si no puede acomodar a su grupo.

No es una respuesta útil. Los planificadores están esperando saber de usted. El declive del negocio les ayuda a avanzar hacia aquellos que pueden hacerlo. Lo tacharán de su lista por ahora, pero no para siempre, porque se le consideró suficiente para responder a su RFP.

No también es la respuesta más fácil. Asegúrese de que su no sea un no honesto y no sólo la salida fácil de una propuesta más exhaustiva.

‘Tal vez’ puedas iniciar un diálogo de ventas

Si no puede acomodar a un grupo durante las fechas específicas del planificador, sugiera un período de tiempo alternativo. Recuerde que esta persona ha recibido pocas respuestas de otros hoteles. Es posible que estén dispuestos a hacer ajustes para que su hotel albergue su programa.

Es posible que deba darle un rotundo no a un planificador que requiere 10,000 pies cuadrados de espacio para reuniones, pero su hotel solo tiene 5,000. Pero si tienes 8000 pies cuadrados, tienes espacio para negociar.

Tal vez sea una alternativa productiva a ninguna.

Lo mismo ocurre con un planificador que puede pedir más espacio del razonable debido al bloqueo de habitaciones. Es posible que usted se sienta inclinado a descartarlo. Pero ella puede estar especialmente interesada en su hotel y dispuesta a hacer ajustes para que funcione para ambos.

Siempre que sea posible, permita que su no sea un tal vez: un punto de partida para las negociaciones sobre el espacio, las tarifas y otras partes del programa que generen ingresos.

Sea estratégico en sus respuestas a la RFP

Es posible que esté ocupado y llenando los libros, pero ¿está reservando el negocio correcto?

Los gerentes de ventas tienen la responsabilidad de garantizar que se prioricen las partes del negocio más rentables. Los mejores líderes de ventas adoptan un enfoque estratégico y analítico para evaluar clientes potenciales y reservar negocios grupales, y capacitan a su gente para hacer lo mismo.

He aquí un ejemplo extremo de este principio. Groups360 trabajó con un cliente que tenía un programa que compraría un hotel completo, sin mencionar todos los ingresos por alimentos y bebidas, equipos y otros ingresos auxiliares.

Sin embargo, mientras las negociaciones estaban en curso, el hotel vendió dos pequeños bloques de habitaciones a otros clientes en las mismas fechas. Lo que es peor: no iban a corregir este error astronómicamente costoso.

Si responde a cada cliente potencial que recibe, incluso aquellos dentro del mismo conjunto de fechas, tiene la oportunidad de elegir entre los que gane cuál beneficiará más a su hotel.

La gestión de ingresos es fundamental para el éxito del hotel

La gestión de ingresos aporta el tan necesario ojo analítico a las piezas comerciales en competencia. ¿Vale más uno que el otro? ¿Las fechas de llegada y salida permiten negocios adicionales de entrada y salida?

Digamos que tienes dos grupos que buscan reservar en el mismo conjunto de fechas. Una es una corporación por 500 noches de alojamiento, mientras que la otra es una asociación por 1.000. A primera vista, 1.000 noches de alojamiento parece la mejor opción.

Mientras tanto, el valor del programa corporativo es de $1 millón, mientras que el de la asociación es de $750.000. Sin mencionar que una propiedad tan grande puede albergar fácilmente dos de esos tipos de grupos corporativos al mismo tiempo. Aún puedes pujar por ambos, pero cuando llega el momento de elegir, hay un claro ganador.

El tiempo que lleva tener una reunión de revisión empresarial y evaluar este tipo de resultados vale la pena a largo plazo.

Sea un jugador de equipo

Los vendedores con objetivos miopes presentan un desafío para este enfoque estratégico. Algunos prefieren reservar sus negocios particulares en lugar de colaborar en lo que es mejor para el hotel.

Las reuniones de revisión empresarial pueden prevenir esta tendencia porque, francamente, a la gestión de ingresos no le importan los sentimientos de nadie. Se trata del resultado final.

Un equipo de ventas exitoso hace lo necesario para conseguir el mejor negocio para el hotel.

Cuando cada uno de los colegas de ventas tiene grupos rivales, el enfoque estratégico es utilizar el interés de uno para impulsar la decisión del otro. En otras palabras, tiene el Planificador A con un programa más valioso que el Planificador B, pero el Planificador A aún no ha firmado el contrato.

Los llamas y les haces saber que tienes otro grupo interesado en el mismo conjunto de fechas, lo que puede acelerar las negociaciones.

Esta situación también presenta una oportunidad para aumentar el valor del negocio más pequeño del Planificador B. Les hace saber que hay otro grupo que los supera, pero probablemente pueda ampliar su programa aumentando la tarifa de la habitación en otros $20.

La gestión de ingresos puede dar el visto bueno hasta que estén listos para firmar el contrato.

Sea creativo con reservas consecutivas

No necesariamente tienes que elegir entre dos buenos negocios si eres estratégico en cuanto al flujo de tu grupo.

Puedes mantener tu hotel lleno de forma continua jugando un poco al Tetris con los bloques de habitaciones.

La clave para acomodar a la mayoría de los grupos es organizar sus fechas de tal manera que pueda ejecutarlas consecutivamente. Mientras hace ofertas por grupos con conjuntos de fechas competitivos, puede llamar al planificador y ofrecerles un conjunto de fechas ajustado, y hacer que valga la pena haciéndoles un trato.

Encuentra formas de llenar los bloques de tu habitación. Ajuste los horarios de llegada y salida, los bloques de habitaciones y el espacio para reuniones a su favor. Esta es una forma estratégica de capitalizar tantos grupos como sea posible.

Cuando utilizamos este enfoque en Gaylord Opryland en Nashville, Tennessee, vendimos entre 750.000 y 1 millón de habitaciones en dos años, la mayor cantidad de habitaciones consecutivas jamás registrada en la industria por un hotel individual.

Este nivel de éxito depende en gran medida de cómo encajan las piezas del rompecabezas. Pero no puedes jugar al Tetris si no estás mirando todas las piezas, lo que significa evaluar y responder a cada pista que recibes.

Pequeñas reuniones llenan el espacio

La gran mayoría de los RFP son planificadores de reuniones que organizan reuniones pequeñas, generalmente de 20 a 25 personas. Desafortunadamente, es tan probable que estas pistas se retrasen o se ignoren como cualquier otra.

Una razón por la que esto sucede es porque muchos hoteles utilizan sus equipos de ventas según el tamaño del grupo. Los ejecutivos de ventas más experimentados y exitosos se encargan de las reservas de grupos más grandes y complejas.

Las RFP para reuniones más pequeñas (el mayor volumen de clientes potenciales en toda la industria) se asignan a los proveedores más ecológicos. Los directores de conferencias que recién comienzan sus carreras tienen menos experiencia y necesitan más orientación sobre la mejor manera de responder. Esto crea un retraso prolongado en las respuestas y dificulta la conversión de estas piezas comerciales esenciales.

Los eventos más grandes y complejos generalmente se reservan con meses, incluso años de anticipación. Mientras tanto, los negocios más a corto plazo que ofrecen reuniones más sencillas pueden ayudar a llenar su calendario.

Es posible que estos programas más simples no sean los más rentables para su hotel, pero reuniones como estas aún llenan el espacio, a menudo cuando más lo necesita.

Es tiempo de un cambio

Como hoteleros, conocemos los tipos de presiones a las que se enfrentan los líderes de ventas y sus equipos a diario. Hay mejores formas de hacer negocios.

El primer paso del proceso de venta es reconocer a los planificadores que preguntan sobre su propiedad. Envíe una respuesta a cada RFP que reciba.

Cuando evalúa y responde adecuadamente a los clientes potenciales, aumenta sus posibilidades de lograr más y mejores negocios. Al mismo tiempo, la cortesía que muestre a los organizadores de reuniones y eventos demuestra que es un hotel al que querrán volver cuando se celebre el próximo evento.

Estamos luchando por la solución.

Después de décadas en hotelería, ahora somos parte de una solución para toda la industria al anticuado proceso de búsqueda, abastecimiento y reserva de grupos.

Diseñamos GroupSync, el mercado líder para grupos, para brindar a los planificadores una mejor experiencia de abastecimiento y a los hoteleros clientes potenciales de mayor calidad. Durante la búsqueda del planificador, los algoritmos de la plataforma muestran solo los hoteles que pueden acomodar físicamente el bloque de habitaciones del planificador y el mayor espacio para reuniones requerido.

Tampoco existen ubicaciones pagas, lo que a menudo resulta en clientes potenciales indiscriminados a hoteles que no son los más adecuados.

Cuando un hotel recibe un cliente potencial de GroupSync, no es uno de los 40 hoteles. Suelen ser uno entre siete y diez, lo que puede aumentar tus posibilidades de ganar, siempre y cuando, por supuesto, respondas.

Y GroupSync hace que sea más rápido completar una respuesta con disponibilidad básica o respuestas más detalladas a cualquier archivo adjunto que el planificador haya incluido en su RFP.

Amplíe el alcance de su hotel en el mercado de hoteles para grupos de rápido crecimiento. Conozca más sobre nuestras soluciones hoteleras aquí.

Esto completa nuestra serie de artículos. Para obtener más información sobre GroupSync y cómo automatizar el proceso de reserva de su grupo hotelero, contáctenos aquí.

Haga clic a continuación para leer la Parte 1 de nuestra serie de artículos, ‘Por qué los hoteles deberían responder a todas las RFP’