Reinvención de eventos: jugar de forma inteligente, no difícil

Por Jesse W. McDaniel

No existe un enfoque único para crear el evento perfecto. En lo que respecta a los estándares de la industria, un enfoque exitoso para una organización no siempre garantiza el éxito inmediato para otra. En Avveniment 360 entendemos que siempre hay margen de mejora. De temporada en temporada y de evento en evento, sabemos que la evolución nos mantiene en la cima de nuestro juego, a medida que encontramos formas progresivas de actuar de manera más eficiente y creativa. Mantenernos abiertos a nuevas ideas y enfoques fomenta la innovación, por eso vivimos los momentos que nos ofrecen la oportunidad de explorar e iterar.

Estamos orgullosos de estar en el negocio de las personas, pero en un mundo cada vez más cibernético, sabemos que las personas necesitan tecnología para hacer lo que hacen. Atrás quedaron los días en que el correo electrónico era suficiente para mantener todos los platos girando. Las auditorías del sistema nos permitieron descubrir herramientas digitales como MyMaps y Ride with GPS, que revolucionan la forma en que trazamos y rastreamos rutas, ya sea para un paseo de 5 km o en bicicleta.

Cuando se trata de gestión de proyectos, confiamos en el software, ya sea Smartsheet, Asana o Monday.com para mapear el progreso, organizar los siguientes pasos y asignar tareas. Esto ha demostrado ser invaluable a medida que nuestro equipo creció y nuestra cantidad de eventos aumentó. (Si te lo perdiste, consulta el blog de gestión de proyectos de Patrick aquí.!)

Para desarrollar y mantener conexiones con los clientes, establecer llamadas de afiliados ofrece simultáneamente a los clientes un asiento en la mesa de planificación de eventos, al mismo tiempo que establece un canal de comunicación claro y continuo. Y aunque los correos electrónicos pueden ser útiles cuando hay varias partes involucradas o para mantener un registro de las conversaciones, las llamadas telefónicas son efectivas a su manera y, a menudo, brindan un toque personal. La configuración de publicaciones de texto y publicaciones en Microsoft Teams también proporciona un espacio común para hacer preguntas, brindar recomendaciones y ofrecer ayuda.

Por muy grandes que sean todos los avances, los enfoques fuera de línea a menudo no son negociables. Incluso con el Google Street View más detallado, a veces no sabes cómo será realmente tu evento hasta que tengas las botas en el suelo. Tanto para los nuevos miembros de nuestro equipo de Event 360 como para aquellos que han estado aquí durante más de 20 años, tomarse un momento para investigar nuestros sitios puede marcar la diferencia a medida que tomamos nota de estructuras de parques no revelados, raíces de árboles problemáticas y otras sorpresas. Conocer la disposición del terreno como un estándar establecido no solo nos beneficia a medida que nos familiarizamos con los entornos en todo el país, sino que también nos brinda el conocimiento necesario para ayudar a todos, desde los vendedores hasta los participantes y los transeúntes en caso de que nos lo soliciten. para ayuda a la navegación.

A pesar de A pesar de nuestros meticulosos instintos de planificación, los profesionales de eventos saben que las necesidades de último momento a menudo llaman a la puerta, lo que significa que la preparación de la psique es otra necesidad. Al final de un largo día, en pocas palabras teniendo en cuenta la posibilidad de una visita más a Walmart o a Home Depot puede ahorrarle agotamiento mental cuando su calendario para esa ducha caliente o esa cama blanda se retrasa un poco. Esta preparación se extiende más allá del almacenamiento de inventario hasta cambios programáticos, solicitudes de los participantes y emergencias. Esperar lo mejor pero prepararse para lo peor es una filosofía sólida en el evento que ciertamente ha suavizado uno o dos golpes. (Lea más sobre esto aquí.)

En última instancia, fortalecer su enfoque laboral es un viaje individual. Usar su arsenal personalizado significa saber qué funciona para usted específicamente. Para algunos, la prisa de marcar una lista física de cosas por hacer se adapta a sus necesidades. Otros terminan su jornada laboral enviando artículos a su dirección a primera hora de la mañana siguiente. Para algunas personas, el conjunto de ofertas de Microsoft es todo lo que necesitan para alcanzar su máximo potencial. Otros están constantemente hambrientos de probar las últimas y mejores tendencias (ChatGPT, ¿alguien?)

No tener miedo de probar cosas nuevas es imprescindible cuando se trata de traspasar límites. Pero el instinto de detenerse y preguntar: «¿Por qué arreglar lo que no está roto?» también es una forma de sabiduría. Cualquiera que sea su progreso, haga una pausa y evalúe qué no funciona, qué funciona y qué podría funcionar mejor. Y como nadie es una isla, consulta con tus colegas a medida que avanzas. Puede ser difícil adaptarse a nuevas formas de hacer las cosas, pero si eres como nosotros, eventualmente podrás mirar atrás con ojo entendido y preguntarte por qué no empezaste a jugar más inteligentemente, no más duro, antes.

Jesse McDaniel

Jesse se unió al equipo de Event 360 en 2021 después de una carrera en el mundo de la edición, el desarrollo y la recaudación de fondos. Como Coordinador de Servicios Creativos se encarga de todo. desde el tráfico de comunicaciones y la gestión de proyectos, para escribir y monitorear resultados de nicho. Experto en todos los oficios, maestro en nada (… ok, tal vez dos o tres), sus experiencias favoritas le permiten formar palabras o establecer conexiones significativas con nuestros increíbles participantes. Cuando él es Sin faltar a la ciudad durante la temporada de eventos, le gusta componer música, escribir no ficción, viajar y pasar tiempo con un buen libro.