Reclutamiento de voluntarios: conexión con voluntarios de la conferencia

Reclutar voluntarios para conferencias puede ser un desafío pero muy gratificante. Los voluntarios no sólo ayudan a que sus eventos se desarrollen sin problemas, sino que también aportan energía, entusiasmo y nuevas perspectivas. Aquellos que sean apasionados, confiables y comprometidos a hacer lo mejor que puedan el día del evento pueden ayudarlo a llevar a cabo su conferencia sin problemas.

Cuando se trata de gestión de conferencias, la contratación bien Los voluntarios marcan la diferencia. Sin embargo, encontrar y conectarse con estas personas requiere una estrategia de reclutamiento específica basada en una comunicación efectiva. Desde agilizar el proceso de solicitud hasta llegar a su red existente, cada paso desempeña un papel en la atracción de voluntarios.

Exploremos estrategias comprobadas para mejorar sus esfuerzos de reclutamiento de voluntarios para su próxima conferencia.

Mejorar el proceso de registro de voluntarios

Un proceso de solicitud simplificado y fácil de usar puede impulsar las inscripciones de voluntarios. Después de todo, cuanto más fácil sea registrarse para ser voluntario, más personas completarán el proceso. Haga que el registro sea lo más fácil posible haciendo lo siguiente:

• Utilice una plataforma de registro en línea que permita a los voluntarios guardar su progreso y regresar para completar el formulario más tarde.
• Asegúrese de que el formulario de solicitud sea conciso, evite preguntas innecesarias y sea compatible con dispositivos móviles.
• Ofrezca opciones flexibles, como varios roles de voluntario con diferentes franjas horarias para adaptarse a los horarios y preferencias de las personas.
• Implementar emparejamiento basado en habilidades para emparejar a los voluntarios con roles basados ​​en sus habilidades e intereses.

Después de que un voluntario se registre, envíe mensajes de confirmación rápidos y manténgalo informado antes del evento. Además, invítelos a hacer cualquier pregunta previa a la conferencia para aclarar cualquier confusión o ambigüedad con suficiente antelación.

Para que las personas se inscriban en puestos de voluntariado, ¡primero deben conocerlos! Promocione sus funciones de voluntariado abiertas a través de múltiples canales para llegar a un amplio grupo de posibles seguidores. A continuación, se muestran algunas formas sencillas de utilizar diferentes plataformas para llamar la atención sobre sus oportunidades de voluntariado:

• Utilice el sitio web de su asociación y el micrositio de la conferencia para que sus oportunidades de voluntariado sean fáciles de encontrar. Las personas que quieran participar en su conferencia suelen consultar primero estos recursos. Enumere todas las oportunidades de voluntariado en una página dedicada. Luego, agregue un enlace destacado en su menú de navegación principal, así como botones de llamado a la acción en su página de inicio y secciones relevantes de su sitio.
• Publicar en las redes sociales para llamar la atención sobre su conferencia y su necesidad de voluntarios. Utilice imágenes llamativas de eventos anteriores, historias convincentes de voluntarios anteriores y llamados a la acción claros para inspirar las inscripciones. Luego, pide a tus seguidores que compartan tus publicaciones en sus redes para ampliar aún más tu alcance.
• Aprovecha las funciones de tu aplicación comunitaria como anuncios de eventos, notificaciones automáticas y grupos de discusión para mantener informados a los miembros. Puede alentar a los usuarios que se ofrecen como voluntarios a unirse a un grupo de voluntarios dedicado en su aplicación para recibir actualizaciones, acceder a recursos y conectarse con otros voluntarios. ¡Discutiremos el papel de su aplicación de eventos más adelante!
• Envía invitaciones personalizadas online a voluntarios anteriores o asistentes al evento. Personalice el mensaje para recordarles el impacto positivo que tuvieron e invítelos a ser parte de la próxima conferencia. Enfatice cómo su participación continua puede ayudar a garantizar el éxito futuro de su conferencia.

En sus mensajes de reclutamiento, promueva los beneficios del voluntariado en su conferencia. Estos pueden incluir conectarse con otros profesionales, desarrollar nuevas habilidades o marcar la diferencia en su industria. En algunos casos, el voluntariado también puede ser un excelente currículum. ¡Esfuércese por hacer que su conferencia parezca un evento imperdible!

Comuníquese con su red existente

Su red existente es una mina de oro para reclutar voluntarios. Interactúe con miembros actuales, voluntarios de eventos anteriores y otros simpatizantes que ya estén familiarizados con su asociación.

¡Cualquiera que participe activamente en las actividades de su asociación es genial! Es probable que estas personas dediquen su tiempo a ayudar a su evento e incluso requieran menos preparación para comprender completamente sus funciones que los nuevos voluntarios.

Para crear propuestas efectivas de reclutamiento de voluntarios, comuníquese con los voluntarios que repiten y pregúnteles qué los motiva a participar. Recopile información sobre qué actividades serán más atractivas para otras personas que estén considerando unirse a su asociación.

Envíe correos electrónicos y mensajes personalizados a su red sobre sus oportunidades de voluntariado. Anime a las personas a invitar también a sus amigos, familiares y colegas a ser voluntarios. Después de todo, el boca a boca es una de las estrategias de marketing de mayor impacto: el 88% de las personas confía en las recomendaciones de sus seres queridos por encima de cualquier otro tipo de marketing.

La guía de marketing para organizaciones sin fines de lucro de Getting Attention recomienda brindar a las personas invitaciones a eventos digitales gratuitas. Los seguidores pueden personalizar estas tarjetas de felicitación digitales y enviarlas a personas que crean que estarían interesadas en ser voluntarias en su evento.

Habla con empresas locales

Más que nunca, las empresas sienten la responsabilidad de apoyar causas valiosas. Como parte de sus estrategias de RSE, las empresas modernas implementan programas de voluntariado que alientan a los empleados a salir a sus comunidades y hacer algo bueno.

¡Esas son buenas noticias para su asociación! Comuníquese con las empresas locales, particularmente aquellas con las que ya tiene relaciones, para preguntarles si promoverán sus oportunidades de voluntariado entre sus empleados. Envíe cartas que aborden los siguientes puntos:

• Descripción general de su asociación: Presente su organización, misión e impacto en su industria.
• Detalles del evento: Proporcione información sobre la conferencia, como la fecha, la ubicación y el impacto potencial en la comunidad o la industria.
• Solicitud de Voluntarios: Explique que su asociación necesita voluntarios para su conferencia y especifique la cantidad de voluntarios y las funciones, tareas o habilidades específicas necesarias.
• Beneficios para la empresa: Enfatice el impacto potencial en la empresa, como publicidad positiva y oportunidades de formación de equipos. Si la empresa opera en la misma industria, asegúrese de resaltarlo.
• Detalles de contacto: Incluya el nombre, la dirección, el número de teléfono y otros datos de contacto relevantes de su organización para que la empresa pueda responder a su solicitud.

Antes de comunicarse, asegúrese de saber exactamente para qué necesita ayuda voluntaria, de modo que pueda promover oportunidades relevantes y calificadas que atraigan a las empresas a seguirlas.

Para ir más allá, haga un seguimiento con una llamada telefónica. Esto hará que la solicitud sea más personal y le mostrará a la empresa que usted realmente cree que pueden ayudar.

Manténgase conectado usando una aplicación de eventos

Una vez que haya convencido a los voluntarios para que se registren en su conferencia, manténgase conectado con ellos para mantenerlos actualizados y asegurarse de que asistan. Con una aplicación de eventos como EventMobi, puede mejorar la experiencia de los voluntarios preparándolos para su conferencia. A continuación se explica cómo y por qué una aplicación de eventos puede ayudar:

• Una aplicación de eventos sirve como centro centralizado donde los voluntarios pueden acceder a información esencial. Desde horarios y mapas hasta pautas para voluntarios y preguntas frecuentes, tener todo en un solo lugar elimina la confusión y facilita que los voluntarios encuentren rápidamente lo que necesitan.
• Las actualizaciones en tiempo real mantienen a sus voluntarios informados. Ya sea que haya cambios de horario de último momento o nuevas tareas por asignar, una aplicación de eventos le permite comunicar estas actualizaciones al instante. Las notificaciones automáticas y las alertas dentro de la aplicación enviadas a los voluntarios garantizan que estén al tanto de todas las actualizaciones.
• Agendas de eventos únicos e interactivos para voluntarios. Los horarios personalizados pueden ayudarlos a ver los turnos asignados, asegurando que todos estén en el lugar correcto en el momento correcto.
• Recursos de formación que crean una experiencia de voluntariado perfecta. Utilice la aplicación de su evento para cargar materiales de capacitación, videos instructivos y otros recursos a los que los voluntarios puedan acceder.

Al utilizar una aplicación de eventos, puede mantener informados a los voluntarios y reducir los niveles de estrés antes y durante la conferencia. Esto mejorará tu experiencia de voluntariado. y ¡Haz que el evento se desarrolle mejor!

Recompense a los voluntarios por sus esfuerzos

Brinde a sus voluntarios el cuidado y la atención que merecen brindándoles capacitación previa a la conferencia y reconocimiento posterior al evento. ¡Esto resultará en una experiencia de voluntariado gratificante, por lo que se inscribirán nuevamente la próxima vez!

A continuación se muestran algunas formas sencillas de brindarles a los voluntarios todo lo que necesitan para sentirse valorados:

• Entrenamiento practico: Proporcione sesiones de capacitación práctica integrales que cubran instrucciones específicas de cada función, procedimientos de emergencia y habilidades de servicio al cliente. La formación garantiza que los voluntarios se sientan seguros y capaces.
• Reconocimiento en toda la industria: Reconozca a los voluntarios que van más allá reconociendo sus contribuciones en el boletín informativo de su asociación, en su sitio web o en publicaciones en las redes sociales. Esto no sólo hará que los voluntarios se sientan valorados, sino que el reconocimiento público mejorará su reputación en la industria.
• Oportunidades de establecer contactos: Facilite oportunidades de networking durante o después de la conferencia. Organice eventos especiales, sesiones de bienvenida o reuniones exclusivas para voluntarios donde puedan conectarse con profesionales de la industria, oradores y otros voluntarios. La creación de redes puede ser un incentivo importante que proporcione a los voluntarios contactos valiosos y oportunidades profesionales.
• Notas de agradecimiento: Exprese su gratitud enviando notas de agradecimiento personalizadas. Para facilitar la entrega, diseñe divertidas tarjetas electrónicas con la marca para su asociación y agregue un sincero mensaje de agradecimiento a cada una. La guía eCardWidget para correos electrónicos de agradecimiento explica que enviar tarjetas electrónicas de agradecimiento eleva el correo electrónico tradicional al agregar imágenes divertidas. ¡Asegúrese de mencionar las contribuciones específicas y el impacto de los esfuerzos de los voluntarios!

Tus voluntarios apoyan a tu asociación, ¡así que apóyalos también! Si los hace sentir preparados y les hace saber cómo su participación ha ayudado a su asociación, será más probable que los vuelva a ver.

¡Empieza a reclutar voluntarios!

El reclutamiento eficaz de voluntarios es la columna vertebral de un evento exitoso. Si bien requiere esfuerzo, los voluntarios adecuados enriquecerán su conferencia con su energía y entusiasmo. Después de todo, son la cara visible de su evento y dan forma a la experiencia de los asistentes.

Entonces, comience a construir su proceso de reclutamiento y en poco tiempo formará un equipo de voluntarios comprometidos y capaces.