¿Realmente le protegen sus contratos de reuniones?

El evento se lleva a cabo sin condiciones y usted ya ha pagado miles de dólares a los proveedores de catering y otros proveedores. Pero esa última entrega nunca llega. Esto sucede y es entonces cuando necesitas un contrato sólido.

«Siempre hablamos de la industria de eventos como una industria de relaciones, pero también hay que protegerse y hacerlo con un contrato», dijo Jill Blood, vicepresidenta, asesora general adjunta y responsable de privacidad de Maritz. «Escribimos contratos para los peores escenarios».

Según Blood, el 80% de los detalles del contrato pueden ser los mismos para cada evento. Pero es necesario que haya detalles específicos sobre los términos del depósito, el pago y los resultados. «Describe realmente el trabajo que vas a hacer y mantenlo en su lugar antes de comenzar a hacerlo. Sé que es más fácil decirlo que hacerlo porque muchas reuniones se planifican con calendarios ajustados. Pero siempre digo que no hay contratos para cuando todo salga perfecto. Tienes contratos para cuando las cosas no salen exactamente como lo planeaste», dijo Blood. «Si están en disputa sobre si lo hicieron bien o no, los detalles del contrato servirán a ambas partes», añadió.

Actualizar contratos

Los contratos deben evolucionar de acuerdo con el entorno actual. Por ejemplo, la dotación de personal sigue siendo un problema. Por lo tanto, los contratos deben abordar al personal si se alinean con el éxito y la ejecución del evento. El contrato también puede incluir servicios específicos o expectativas de nivel de servicio. Un contrato puede incluir un compromiso con niveles mínimos de personal, especialmente si se trata de un evento de alto perfil que requiere registro. Algunos contratos incluso incluyen estándares específicos de servicio de mantenimiento.

Durante muchos años, las cláusulas de fuerza mayor y relacionadas con el Covid se encuentran entre las disposiciones más importantes y más negociadas en los contratos de eventos. «Más recientemente, hemos visto un mayor enfoque en disposiciones que abordan temas como DE&I, sostenibilidad e IA», dijo Blood. «Esa evolución continua puede ser un desafío con eventos que se planifican para mucho tiempo en el futuro, por lo que puede ser útil generar cierta flexibilidad en los contratos a largo plazo».

El Tribunal de Apelaciones de Estados Unidos se pronunció recientemente sobre las cláusulas contractuales de fuerza mayor que permiten rescindir un contrato basándose en una posible imposibilidad de cumplimiento. La cláusula ahora se aplica en el momento de la terminación del contrato, no cuando el evento estaba en funcionamiento.

Esto puede tener implicaciones importantes para los eventos. Por ejemplo, si se programa una reunión en un lugar tropical y el pronóstico del tiempo dentro de una semana dice que un huracán azotará durante las fechas del evento, un grupo puede reclamar una cancelación por fuerza mayor incluso si el huracán cambia de rumbo y hay cielos azules el día en que debía realizarse el evento.

Negociar para ganar-ganar

Gary Murakami, vicepresidente de ventas globales y relaciones industriales de Teneo Hospitality Group, ha negociado miles de contratos a lo largo de su carrera. “Todo depende de la forma en que inicias la conversación; hay que comprender las necesidades del negocio y del cliente para negociar de manera efectiva para ayudar a mitigar el riesgo, evitar obstáculos y ofrecer los mejores resultados para ambas partes”, dijo.

Compartió sus tres cosas a tener en cuenta al negociar un contrato.

• Relación – “Este es nuestro negocio y no somos adversarios. Queremos crear y ejecutar un programa memorable según sus especificaciones para que regrese», dijo Murakami.
• Hechos – Es fundamental entender qué es lo más importante, qué es flexible y no negociable.
• Flexibilidad – Murakami destaca la importancia de una buena comunicación por ambas partes, que permita un enfoque flexible.

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