Proceso de diseño de eventos de la NHL | Caso de estudio

Una vez más me he quedado atrás a la hora de escribir un blog. Esta vez, en su mayor parte, es porque afortunadamente hemos estado ocupados. (Vale, hasta finales de enero, el resto no tengo excusa!)

Acabamos de terminar de producir 2 eventos a gran escala para la NHL (uno en Ottawa y otro en Tampa) y un montón de eventos navideños locales en el mes de diciembre. Fue una locura, diversión, trabajo duro y un gran final y comienzo de año.

Me alegra decir que todos en Eventure se subirán al carro de los blogs pronto. Creo que sería bueno que la gente viera diferentes perspectivas de nuestras vidas aquí en Eventure y las opiniones de otras personas sobre la industria y sobre lo que hacemos aquí.

Viajaba a Fort Lauderdale y en el vuelo estaba redactando el diseño de nuestro próximo evento en Tampa. (Sigo pensando que 3 horas de vuelo fueron las 3 horas más productivas que he tenido en mi vida)

Esta mujer seguía mirando lo que estaba haciendo, pero en eso «no quiero ser grosera y no digo nada, pero sigo siendo grosera y no puedo evitar querer decir algo». «una especie de manera. Entonces, si me conoces, me volví hacia ella y le dije: Soy planificadora de eventos y estoy haciendo el diseño para el evento al que voy a volar. Lo cual ella dijo «Oh… no quise interrumpirte» Pero luego continuó con «¿Cómo haces eso?»

Quería decir: «Oh, sabes, es sólo la culminación de los últimos 25 años de mi vida que puedo hacer esto ahora, pero definitivamente puedo explicártelo en los próximos 7 minutos». Pero lo que dije fue: «Oh, no es nada». ¡El programa hace que sea realmente fácil de hacer! Luego recuerdo que puso una mesa de cóctel y preguntó: «¿Por qué pusiste eso ahí?» Quería decir alguna razón académica sobre el flujo de invitados, los requisitos de asientos, la proximidad a ciertos elementos del evento. Pero la verdad fue, y dije «Porque encaja»

Así que no creo que pueda resumir 25 años, pero me inspiró a pensar en cómo lo estamos haciendo.

Como sabes, soy un planificador de eventos técnico y logístico. No es un tipo de diseño de planificador de eventos, floral, de colores coordinados. Sin embargo, es lo que más disfruto de lo que hago. Eso toma la página en blanco y crea un evento.

Entonces lo primero es discutir qué tiene el evento, los deseos de los clientes, el presupuesto y la sede del evento. En este caso me referiré al primer evento de la NHL que hicimos en Ottawa para la fiesta NHL 100 en el estadio TD Place. En la reunión con el cliente en obra se nos ocurrió la idea de dividir el espacio por la mitad. Un lado es el de 1917, el otro es el de 2017, un homenaje a los 100 años. Eso significaba que estábamos haciendo un tema de prohibición de los años 20 frente a un tema de club moderno.

Una vez hemos comentado con el cliente la idea, conocemos la ubicación y el presupuesto. También discutimos ciertas necesidades que el cliente quería lograr, como requisitos de alimentos y bebidas, necesidades de mensajería y marca, y ciertos aspectos destacados de eventos anteriores y pasos en falso que se deben evitar.

Luego volvimos e hicimos una lluvia de ideas sobre diferentes ideas que se ajustaran a los requisitos y creamos un panel de estado de ánimo. El mood board destacó ciertas ideas temáticas, factores sorpresa, muebles, decoración, conceptos gastronómicos, etc.

Una vez que revisamos el moodboard con el cliente y obtenemos comentarios sobre elementos más detallados, ideas de menú, ideas de temas, etc. Ahora puedo empezar a determinar los detalles, el desglose y el presupuesto detallado.

Este evento pasó a estar muy centrado en la iluminación. No todos los eventos nos enfocamos en la luz, pero esto era una arena (por lo que la luz es importante para transformar una arena en una fiesta). Sabía que quería mantenerme fiel a todo el tema, así que también distribuí la luz en nuevos y viejo. En el lado de 1917 me quedé con iluminación estrictamente convencional, y en el lado de 2017 luces estrictamente móviles y LED.

Este evento se dividió en diferentes categorías en mi mente:

La idea de los dos escenarios en las zonas de anotación de la arena:

1. El hielo central dividido de muebles de estilo nuevo y antiguo.

2. Los bares y puestos de comida también en el exterior de los tableros del foso de la arena. Ser antiguo y nuevo (barras de madera versus plexi) También desarrollar el menú para que sea comida al estilo de los años 20 (carne Wellington versus poke bowls)

3. Entretenimiento en cada escenario (¡estilo posmoderno de los años veinte y Magic 2017! con un DJ) Lo que luego significó que la primera mitad de la fiesta se llevará a cabo en el lado de 1917, mientras que 2017 estaba oscuro, para luego trasladarlo a lo moderno. El lado y el lado de 1917 se oscurecen.

4. El muro de video en el centro que muestra imágenes antiguas luego pasa a imágenes modernas (metraje con temática de hockey, imágenes de partidos, cámara en vivo, etc.)

5. El diseño de iluminación antiguo y el nuevo diseño de iluminación interior con las necesidades técnicas y de audio del evento. (Iluminación de zonas de asientos, localización de estaciones y bares, iluminación de escenarios, iluminación de pistas de baile)

6. Elementos temáticos y de decoración (centro de mesa, muebles reales como carruajes antiguos versus salones de cuero modernos)

7. Otro entretenimiento (en este caso, un fotomatón sepia de estilo antiguo y un fotomatón moderno)

Entonces el diseño toma forma. Sé que tengo que poner los escenarios en las zonas de anotación. Conozco los requisitos técnicos del entretenimiento (no sabía que era Magic! en ese momento, pero me anticipé a una banda conocida y pondré un escenario de 40′ x 24′ y trabajaré desde allí)

Hay diferentes capas del CAD en las que trabajo (escenografía y drapeado, muebles, diseño de truss e iluminación, alimentos y bebidas y lugares). Normalmente coloco los muebles y las estaciones primero. Sé qué muebles estamos proponiendo y ahora es cuestión de cuál es la mejor ubicación. Los escenarios ya están colocados, por lo que a continuación vienen las barras, las estaciones de comida y luego los muebles para sentarse. Una vez que decido cómo está posicionado todo, puedo hacer un soporte y una luz para asegurarme de que toda la luz tenga una posición para que pueda hacer su trabajo. También quiero crear efectos de iluminación geniales, así que hacemos accesorios circulares, accesorios de caja, etc. (En este caso lo más destacado fue una lámpara de araña hecha de 3 accesorios circulares de diferentes tamaños) Finalmente terminando, colocando un fotomatón, diseños de escenario, iluminación de efectos. (iluminación genial del escenario)

Mientras tanto, sin embargo, debo tener en cuenta que los invitados deben entrar fácilmente, teniendo en cuenta el jefe de bomberos y el código de seguridad contra incendios, el acceso al baño, al que podrán ir de un lado a otro. otros sin ningún atraso (por ejemplo si hay cola en el bar, tengo suficiente espacio para dejar pasar a la gente y no me quedo atascado porque pongo los muebles en el camino)

También tenemos que pensar en la entrada de los artistas, la distribución detrás del escenario, la distribución de seguridad y venta de entradas, las paradas de autobús o las necesidades de aparcamiento, accesibilidad para discapacitados. Luego, en el aspecto técnico, saber dónde está la energía, cómo estamos colocando los cables para que no estorben, el montaje (aunque el diseño de mi truss es genial, puedo colgarlo, es seguro, pesa menos). ¿Que la carga máxima?), requisitos de video (proyección frontal/posterior, distancia suficiente para ello o qué lentes podrían ser necesarios, paredes y andamios LED versus proximidad a los invitados, ubicación de la cámara, contenido de video, etc.)

Puedo seguir con los detalles, pero el punto es cómo pasar del AutoCAD en blanco del lugar a un diseño completo. Creo que así es como lo hago. Hay mucho en qué pensar, pero cuanto más lo haces, más se vuelve algo natural. Luego, por supuesto, están las revisiones 2 a 13, dependiendo del cliente, la ubicación, el jefe de bomberos, la policía y otros factores que surgen en el proceso de planificación.

Si han logrado leer hasta aquí en mi blog (creo que hay alrededor de 8 de ustedes en total), envíenme cualquier idea que les gustaría que yo o uno de nosotros escribamos en el futuro.

¡Nos vemos!