Planificación de eventos híbridos: un evento, dos experiencias – Ticketbud | Vender entradas para eventos en línea

Si bien los eventos virtuales han demostrado el poder de la tecnología para unir a personas dispersas a raíz del COVID-19, también han demostrado el valor incomparable de las interacciones en persona. Afortunadamente, los eventos híbridos combinan lo mejor de ambos mundos, proporcionando un evento inclusivo y sostenible, rico en datos y dinámico tanto para los organizadores como para los participantes.

La planificación de eventos híbrida crea una ventaja única para los organizadores de eventos que buscan aumentar la venta de entradas, al poder expandir sus eventos para llegar a una audiencia global más amplia. Sin embargo, organizar eventos híbridos requiere crear dos experiencias de eventos distintas, pero sincronizadas, bajo la apariencia de un evento cohesivo.

Características de los eventos híbridos

Los eventos híbridos han existido durante décadas: deportes televisados, entregas de premios, eventos políticos o conciertos. Pero más recientemente, el formato se ha ampliado para incluir seminarios, ferias comerciales, ferias profesionales, conferencias y más.

Los eventos híbridos combinan aspectos de los eventos físicos tradicionales con componentes virtuales para crear una experiencia coordinada e inclusiva para audiencias presenciales y en línea. La parte presencial del evento incluye un lugar físico donde la gente se reúne para realizar talleres, presentaciones, actividades de networking, etc. Y el aspecto virtual del evento incluye plataformas de transmisión, aplicaciones de eventos o software que permiten la participación desde cualquier lugar del evento. mundo.

Si bien los eventos híbridos ofrecen dos experiencias distintas, deben verse y sentirse como un evento que brinde a cada asistente una experiencia valiosa. Lograr esto requiere una integración tecnológica adecuada, agendas sincronizadas y contenido atractivo.

Beneficios de los eventos híbridos

Existen muchos beneficios al organizar un evento híbrido. Primero, eventos híbridos eliminar barreras de entrada permitiendo a los asistentes participar física o virtualmente. Esta flexibilidad ayuda a superar los desafíos geográficos, financieros y logísticos de asistir a un evento. Amplía el alcance del evento a nuevas audiencias y presentadores y puede generar ingresos adicionales por entradas.

Los eventos híbridos también ayudan a los organizadores de eventos alcanzar objetivos de sostenibilidad. Al ofrecer opciones virtuales, los organizadores pueden limitar el desperdicio de alimentos y viajes, y reducir la huella de carbono del evento al tiempo que atienden a audiencias más amplias.

Además, estos eventos brindan a los organizadores de eventos acceso a una una gran cantidad de datos. Debido a los componentes de gamificación necesarios para atraer a ambas audiencias, los organizadores pueden capturar análisis importantes de detalles de clics, inicios de sesión, tiempos de visualización, respuestas a encuestas y más. Estos datos se vuelven extremadamente valiosos para demostrar el retorno de la inversión del evento a las partes interesadas.

De esta forma también se desbloquean los eventos híbridos. nuevas oportunidades de patrocinio. Funciones como stands virtuales, banners en los que se puede hacer clic o sesiones en línea permiten a los patrocinadores recopilar datos valiosos sobre los asistentes y la participación para demostrar el retorno de la inversión en financiación. Los organizadores de eventos también pueden utilizar los datos recopilados de las actividades para justificar el cobro más por futuros paquetes de patrocinio.

Un valor final añadido a través de los eventos híbridos es su capacidad para extenderse más allá del evento. Se puede acceder a contenidos como sesiones grabadas, recursos descargables o plataformas interactivas después del evento. Los organizadores de eventos pueden incluso optar por reutilizar parte del contenido para utilizarlo en otras iniciativas de marketing y comunicaciones.

Planificación de contenido para eventos híbridos

Un desafío clave en la organización de un evento híbrido exitoso radica en crear contenido atractivo e inclusivo que atraiga a todos los participantes. Este puede ser un proceso que requiere mucho tiempo.

Los eventos híbridos requieren diferentes formatos de contenido que se adapten a diferentes preferencias de aprendizaje y participación. Los organizadores de eventos deberían considerar incorporar una combinación de conferencias, paneles, talleres interactivos, contenido pregrabado, sesiones de preguntas y respuestas, encuestas y oportunidades de networking en plataformas físicas y virtuales.

La planificación y el uso adecuado de la tecnología desempeñan un papel central a la hora de mejorar las interacciones fluidas y sincronizadas entre audiencias presenciales y remotas. Se requiere el uso de tecnologías interactivas que permitan la retroalimentación y la correspondencia en vivo. Además, los oradores y presentadores deben estar preparados para atraer al público de manera efectiva en todas las plataformas.

Más allá de la planificación de contenidos, la conexión humana es la base del éxito de cualquier evento. En persona, esto es algo natural por la cercanía que tienen los asistentes entre sí. Pero virtualmente debería ser más deliberado. Por lo tanto, los planificadores deben integrar sesiones de networking virtuales y foros de discusión para que los asistentes en línea forjen conexiones.

Mejores prácticas para la gestión de eventos híbridos

Con una planificación adecuada y una ejecución cuidadosa, los organizadores de eventos pueden crear eventos híbridos fluidos, interactivos e inclusivos. En resumen, algunas mejores prácticas incluyen:

1. Considere los costos y requisitos necesarios para dos ubicaciones: una física y otra virtual.
2. Tenga en cuenta las diferencias de zona horaria entre los participantes en persona y en línea.
3. Aclarar las características de las experiencias de eventos en línea frente a las presenciales dentro del marketing y las comunicaciones de eventos. De esta forma, los asistentes podrán evaluar qué experiencia es la adecuada para ellos.
4. Elija las soluciones tecnológicas adecuadas. Elija un software para eventos virtuales que permita la transmisión en vivo, debates interactivos, presentaciones en línea y sesiones de trabajo o networking. Asegúrese de contratar y capacitar personal para ofrecer soporte técnico durante el evento.
5. Prepárese para problemas técnicos. Pruebe la tecnología antes del evento y establezca planes de contingencia en caso de que algo salga mal durante el evento.
6. Cree oportunidades de participación para ambas audiencias a través de encuestas en vivo, preguntas y respuestas y sesiones de trabajo. Y realice un seguimiento de los datos de participación.
7. Proporcione acceso a sesiones grabadas, materiales de presentación y recursos a los asistentes después del evento. Luego, reutiliza el contenido en otras iniciativas de marketing y comunicación.