Planifica tu evento para 2022

Qué anticipar al planificar eventos pospandémicos

Desde el inicio de la pandemia, la industria de eventos ha experimentado un cambio rápido y considerable a la hora de organizar eventos. Para cumplir con las medidas de respuesta a la pandemia, muchos eventos se han visto obligados a pasar a ser virtuales, mientras que los eventos personales se han convertido en una rareza. Los eventos híbridos que combinan elementos tanto presenciales como virtuales son cada vez más comunes.

Ahora, a medida que aumentan las tasas de vacunación en todo el mundo y las autoridades comienzan a abrir las ciudades a reuniones públicas, los organizadores están planificando qué pueden hacer para garantizar la salud y la seguridad y al mismo tiempo restablecer la confianza en los eventos cara a cara.

Definir por qué

El inicio de cualquier evento comienza con la definición del propósito del evento. En las circunstancias actuales, también es necesario comprender por qué se prefiere la opción de una reunión cara a cara a una reunión virtual. Ciertamente, existe una mayor oportunidad para establecer contactos y disfrutar más de los eventos en persona que de las opciones virtuales e híbridas más impersonales. ¿Qué espera lograr a través de la interacción personal y qué estrategias necesitará asegurarse de que existan para que el evento sea exitoso y seguro contra el COVID?

También es necesario evaluar y determinar quiénes serán sus participantes. ¿Es un evento de networking para profesionales o el lanzamiento de un producto para posibles compradores? Comprender a su audiencia ayudará a planificar el evento para cumplir con las expectativas de su audiencia de manera efectiva y eficiente. Podrás planificar mejor las actividades para el tiempo asignado y el formato del evento.

Esto plantea la cuestión de cuál es la mejor elección de ubicación. Como medio para facilitar la transición de reuniones híbridas o virtuales a eventos presenciales, es posible que su audiencia prefiera un lugar al aire libre (si el clima lo permite). Un evento al aire libre puede resultar más cómodo para quienes todavía temen la transmisión del virus y puede ser una experiencia más interesante para quienes han estado trabajando desde casa durante un período prolongado de tiempo. Los espacios interiores siguen siendo una buena opción, pero se debe considerar su tamaño en relación con el número de asistentes. Querrá un espacio generoso que permita a los asistentes moverse fácilmente sin sentirse abarrotados.

hacer la investigación

Al planificar su evento, puede resultar útil buscar opiniones de los asistentes y empleados. Es probable que haya cierta preocupación sobre el regreso a los eventos presenciales, así que asegúrese de que usted y otros planificadores estén accesibles para recibir comentarios y responder inquietudes. Es probable que las personas quieran llamar o enviar un correo electrónico para obtener más información sobre las medidas de salud y seguridad que se implementarán. Es posible que incluso quieran compartir sus propias sugerencias sobre cómo mejorar el evento.

Esta es una oportunidad para explorar formas creativas de organizar su evento, ya sea completamente presencial o híbrido. Dado que muchas empresas hoteleras están ansiosas por reabrir, usted debería tener acceso a una gama más amplia de opciones. A muchos lugares más pequeños se les ha dado la oportunidad de solicitar subvenciones para expandirse a áreas al aire libre como jardines y estacionamientos, ofreciendo espacios al aire libre más grandes y más buscados para el entretenimiento. Ahora es una excelente oportunidad para investigar un poco y explorar cómo puede hacer un mejor uso de su presupuesto para crear un evento verdaderamente memorable.

Haga de los eventos en persona su preferencia

Cuando comenzó la pandemia, la mayoría de los eventos pasaron directamente a ser virtuales. Esto luego evolucionó hacia eventos híbridos y ahora es probable que comencemos a ver un mayor regreso a los eventos presenciales. Con tanta gente cansada de trabajar desde casa, con interacción social limitada, el deseo de volver a establecer contactos con otros, aunque sea por unas pocas horas, es fuerte.

Los planificadores de eventos deben abordar primero las cuestiones de salud y seguridad. Desde adherirse a las instrucciones gubernamentales hasta aceptar sugerencias de los propietarios del lugar y de los asistentes, se debe hacer todo lo posible para garantizar que los participantes se sientan seguros. También debe hacerse un esfuerzo para garantizar que las personas sientan que su tiempo asistiendo a su evento está bien invertido. Dependiendo de la naturaleza del evento, el programa puede incluir actividades o tener lugar en un lugar que agrega algo diferente e incluye un divertido «cambio de ritmo». Esto puede incluir cualquier cosa, desde un orador principal especial, organizar subastas en vivo, presentaciones en vivo o una publicación qwerky. Agregar elementos de mayor interés o diversión a la ocasión puede mejorar incluso los eventos más serios, además de ser un atractivo para atraer a los asistentes.

Asegúrese de registrar su evento

Reproducir clips del evento es una buena manera de mostrarle a la gente que la vida está «volviendo a la normalidad» y que deben aceptar la próxima invitación que se les presente. Ver a otros divirtiéndose y disfrutando cómodamente de un día o una noche de fiesta, de una manera segura contra el COVID, puede tranquilizar a las personas de que es hora de volver a la asistencia presencial.

Se Flexible

En los últimos años, el gobierno ha ido y venido en cuanto a medidas pandémicas. Tan pronto como se alivian las restricciones, se produce un brote en algún lugar y volvemos a estar encerrados. Era una situación inestable que dificultaba a las empresas hacer frente a la situación, así como planificar eventos. Los que sobrevivieron se dieron cuenta de la necesidad de ser flexibles y contar con contingencias en su lugar. Al iniciar un nuevo año con la esperanza de que la pandemia termine pronto, debemos estar preparados para posibles problemas en el camino.

Utilizar espacios más grandes es una buena manera de asegurarse de poder acomodar cómodamente a los asistentes sin preocuparse por los requisitos de espacio. Considere trabajar con lugares que estén más dispuestos a negociar cancelaciones con poca antelación en caso de que entren en juego nuevas medidas que obliguen a posponer o cancelar el evento.

Únase a las actualizaciones gubernamentales

Consulte siempre las últimas actualizaciones gubernamentales de COVID para conocer los eventos y tenga en cuenta que cambian con frecuencia. Asegúrese de cumplir con todos los requisitos e incluso compartir las pautas pertinentes con los asistentes al enviar invitaciones.

Debido a problemas de responsabilidad, es posible que también desee considerar la posibilidad de que los asistentes firmen exenciones. Consulte con un abogado para averiguar si puede hacer esto y cómo hacerlo para evitar ser considerado responsable de una posible propagación de la infección, aunque tome todas las medidas razonables para prevenirla.

Seguridad primero

Los eventos cara a cara conllevan inherentemente mayores riesgos. Es importante garantizar una experiencia segura no sólo para los asistentes, sino también para los organizadores y el personal del lugar. Interactúe con el equipo de eventos del lugar para comprender la Política COVID segura que tienen implementada para eventos y qué esperan de los organizadores.

La higiene debe ser una prioridad absoluta y se deben implementar medidas para garantizar que las personas puedan acceder fácilmente a las instalaciones que necesitan. Los pasos pueden incluir un oficial de seguridad de COVID que dirija a sus delegados, escaneo de códigos QR del evento, estaciones de desinfección de manos, etiquetas de nombre autoimpresas, asientos socialmente distanciados y alimentos empaquetados individualmente para todos los descansos de catering. El tamaño del lugar debe ser adecuado para satisfacer las necesidades de los participantes, con espacio suficiente para que el personal se mueva y ofrezca instrucciones.

Consulta a los expertos

Los planificadores profesionales de eventos y conferencias han trabajado incansablemente durante la pandemia, asegurándose de que se hayan atendido todas las necesidades y requisitos legales de sus clientes, dentro del alcance de las instrucciones gubernamentales en cada momento. Relacionarse con un profesional que sea capaz de navegar en el siempre cambiante panorama de COVID simplificará todo el proceso de planificación de eventos (ya sea un evento virtual, híbrido o presencial) para usted.