Patrimonio de eventos en un mundo híbrido

Cuando pensamos en la palabra «legado», inmediatamente nos vienen a la mente megaeventos como los Juegos Olímpicos y la Copa Mundial de la FIFA. Estos eventos son ampliamente conocidos y se destinan grandes cantidades de tiempo y dinero a su organización, con el objetivo de generar impactos positivos a largo plazo en la ciudad anfitriona a través del desarrollo de infraestructura, la atracción de eventos y el turismo. Pero ¿qué pasa con los eventos más pequeños? A menudo se los olvida, aunque pueden tener un legado igualmente poderoso. Se acabaron los días en que las reuniones eran sólo reuniones. El público espera experiencias más allá del acto de reunirse, compartir una comida y socializar. Lo que sucede en el evento es importante, pero el impacto y el legado son medidas importantes del éxito del evento.

En esta entrevista con Meg Strahle, directora de sostenibilidad de The Bulb Eco, analizamos el legado de los eventos en un mundo híbrido (que combina eventos en vivo y virtuales). Ambos hemos cosechado los beneficios del patrimonio de eventos y su poder en las asociaciones. De hecho, Meg y yo nos conocimos online y hemos colaborado en varias ocasiones. Meg me ayudó a lanzar y coordinar el hackathon Event Planners Talk en abril de 2020 y el Festival Digital Event Planners Talk en junio de 2020. Meg es una fuente de inspiración y una experta en gestión de eventos y sostenibilidad. Tiene una Maestría en Investigación en Futuros Sostenibles, una Maestría en Turismo en Hospitalidad y Eventos y una Licenciatura en Comunicación con Medios.

Al trabajar juntos en estos eventos virtuales como comunidad y aprender unos de otros, hemos encontrado relaciones duraderas que han dado lugar a nuevos proyectos comerciales. Escribimos juntos un libro electrónico y creamos planes de negocios, cuyos recursos están disponibles para cualquiera que los necesite. Además, a través del aprendizaje y la experiencia compartidos, descubrimos que los participantes de nuestros eventos han inspirado a otros a través de sus propios blogs, canales de redes sociales y eventos.

En esta entrevista con Meg presentamos elementos que los planificadores de eventos pueden incorporar para generar un impacto duradero en sus eventos, ya sean pequeños o grandes, en vivo o virtuales. Esta entrevista tuvo lugar en abril. Meg llegó desde Londres y yo estuve en Berna, en el Hotel Kreuz.

¿Qué es la herencia?

El legado es el impacto a largo plazo de un evento en el destino o las personas en el destino. El legado es algo que se debe considerar para cualquier evento, sea pequeño o grande, pero en términos académicos suele asociarse a megaeventos.

¿Cuál es la diferencia entre el legado y el impacto de un evento?

El impacto es instantáneo y ocurre inmediatamente después del evento, mientras que el legado son los cambios físicos, sociales, económicos y ambientales a largo plazo. El legado es un impacto continuo que puede continuar dentro de cinco, diez o cincuenta años.

¿Cómo se puede medir el legado de los acontecimientos?

Este es un tema difícil porque cuando se mide algo, se necesitan números tangibles. Pero el legado no siempre es tangible; son los intangibles los que puedes ver, pero no puedes medir. Por eso la herencia no se puede determinar de inmediato. Se necesita tiempo para medir realmente el impacto. Usando los Juegos Olímpicos como ejemplo, se puede examinar el valor comunitario de la infraestructura construida expresamente cinco años después. ¿Cuál es la cantidad de mantenimiento requerido para mantener los terrenos disponibles para uso comunitario? ¿Se está haciendo esto? ¿El período posterior al evento tuvo lugar en viviendas asequibles? ¿Cómo mejoramos la vida de los residentes? ¿Cómo está impactando el evento a la comunidad? Luego lo miras dentro de 10, 20, 50 años y en cada etapa, observas si está influyendo en la comunidad de manera positiva. Si es así, entonces sabrás que dejó un buen legado. Pero si el estadio se deja allí y nadie lo usa, sabrás que la planificación del legado no se ejecutó bien.

En el espacio virtual, tomemos el ejemplo de #eventprofstalk chat de Twitter, una reunión semanal de una hora celebrada en Twitter para conectar a planificadores de eventos internacionales e intercambiar información sobre un tema de la industria. El chat de Twitter continúa teniendo impactos en los eventos heredados, enviando ondas a través de la comunidad de planificación de eventos porque las empresas ahora existen como resultado de las relaciones establecidas en el chat de Twitter dos años antes.

¿Cuáles son los aspectos no tan obvios del patrimonio?

Los aspectos obvios incluyen alojamiento, infraestructura y que los participantes adquieran nuevas habilidades, mientras que los no obvios son darles una oportunidad a los pequeños proveedores, ayudarlos con la estabilidad económica durante el evento y tener en cuenta la estacionalidad y comprarles durante la temporada baja. Al considerar las fechas de los eventos, los planificadores de eventos pueden ayudar al legado económico de un evento reservando sus eventos durante la temporada baja. Piense en quién se beneficia de la infraestructura: ¿los lugareños o los turistas?

Como organizadores de eventos, usted tiene la posibilidad de elegir qué proveedores desea utilizar. Para crear impactos heredados positivos, puede utilizar proveedores locales o pequeñas empresas.

¿Cómo ha impactado la pandemia en el patrimonio? ¿Hay algún aspecto que deba considerarse ahora específicamente y que no se considerara antes de la pandemia?

Creo que la pandemia ha impactado a todos de una forma u otra. Pero cuando pensamos en sostenibilidad, tenemos que pensar en cómo apoyamos a las pequeñas empresas y considerar sus prácticas comerciales, que pueden ofrecer opciones más personalizadas. Y como organizadores de eventos que trabajamos con pequeñas empresas, podemos elegir a nuestros proveedores y controlar nuestras prácticas de sostenibilidad (por ejemplo, especificar que no queremos envoltorios de plástico), mientras que una gran empresa puede decir: ‘No, tenemos muchos otros clientes, no queremos’. realmente lo quiero. debe atender a las prácticas de sostenibilidad”. Creo que lo que veremos en el futuro es que las pequeñas empresas estarán más dispuestas a cumplir con los requisitos de sostenibilidad. Y de esta forma, es más probable que gastes más con ellos.

¿Por qué debemos tener cuidado al utilizar la palabra «legado» para que no se convierta en una palabra común?

Creo que muchos organizadores de eventos quieren ser vistos y descritos como «Todos lo estamos haciendo muy bien», pero tenemos que dar un paso atrás y mirar qué De hecho, lo estamos haciendo y nos aseguramos de no utilizar terminología como sostenibilidad o inclusión, porque ese simbolismo es realmente vergonzoso para su organización.

Entonces tienes que dar un paso atrás y decir: ‘¿Qué estamos haciendo realmente? ¿Estamos haciendo algo que produce un legado o un impacto o es en realidad un lavado de cara verde?’ Si damos servicio a la sostenibilidad y la inclusión, esto puede extenderse rápidamente a través de las redes sociales, donde la gente puede ser dura. Por lo tanto, es importante ser más consciente de la terminología que está utilizando y comprender lo que realmente significa antes de usarla.

¿Cuáles son algunos ejemplos de herencia de eventos?

• Juegos Olímpicos de Londres 2012: Hubo nueva infraestructura, nuevas casas, se limpiaron algunas áreas. Ahora, si bien la mayor parte está muy bien hecha, parte no es tan buena porque trasladaron a algunos residentes. El panorama general fue que se hizo bien.
• Los planificadores de eventos hablan del ‘mercado’ de Twitter Chat: al comienzo de la pandemia, comenzamos a crear un chat de Twitter semanal donde la gente viene y habla sobre en qué están trabajando, qué nuevas habilidades están desarrollando, algunas ideas que ellos quizás tengan. Y este año, casi exactamente dos años después, podremos recordar el legado de ese microevento. Las personas que se conocieron a través de ese chat de Twitter ahora tienen sus propios negocios. Tienen esas colaboraciones. Tienen nuevas amistades. Por eso no puedes verlo de inmediato. Esto sucedió porque todos estábamos en línea. No es necesario que sea una persona física para tener un impacto.
• Cuando organiza un evento corporativo en un destino mediano a pequeño que tiene una granja comunitaria, puede llevar al grupo a un recorrido, utilizar productores locales para sus eventos y comprar recuerdos de los agricultores locales. Trabajar con empresas sociales en el destino. Piensa pequeno.

¿Cómo podemos planificar un legado? ¿Puedes planificarlo o es simplemente algo que sucede naturalmente debido a la interacción de las personas en el evento y la infraestructura que se está construyendo?

Debe ser intencional. Cuando piensa en eventos físicos, debe planificarlos. Debe considerar el entorno local del evento. Dependiendo del tamaño del evento, pregunte a los lugareños qué necesitan (más espacios verdes, más alojamiento, más espacio para que la comunidad se reúna). Como no vives en los destinos, no adivines, ¡pregunta! Cuando sea un evento pequeño, involucrar a los proveedores locales y fomentar el legado económico acortando la cadena de suministro.

Nos falta una forma de conectarnos con los proveedores locales y la comunidad local como hemos visto durante la pandemia. Todos estábamos atrapados adentro y solo hacíamos eventos virtuales pero los realizábamos en persona. Queremos esas conexiones sociales y queremos conexiones genuinas que duren mucho tiempo. Pequeñas acciones pueden crear grandes impactos. Creamos valor trabajando con proveedores locales y construyendo intencionalmente un legado de cómo trabajamos e invirtiendo en sostenibilidad ambiental, sostenibilidad social y sostenibilidad económica. Cuando planificas estas cosas, no tiene por qué ser nada realmente elaborado, especialmente si no tienes mucho tiempo o dinero. Puedes hacer simplemente una pequeña cosa y luego hacer otra pequeña cosa en el próximo evento. Sólo da un paso a la vez.

Para concluir

La comprensión del legado del evento está evolucionando rápidamente. Este concepto alguna vez estuvo reservado para megaeventos, pero ahora cualquier evento y formato de tamaño tiene el poder de impactar a la audiencia, la comunidad y el destino. Los asistentes esperan más de los eventos que nunca antes. Los eventos cada vez tienen un mayor significado y propósito, marcar una diferencia positiva en el mundo y dejar un destino mejor que antes del evento. Debe planificar intencionalmente el legado y el impacto que desea que deje su evento.

Mi conclusión personal de esta entrevista es ser más intencional a la hora de crear un legado. Fue una coincidencia que las conexiones creadas en nuestros eventos virtuales crearan un legado e impacto, pero ¿qué se podría haber logrado si lo hubiéramos planeado con anticipación?

Me encantó cómo Meg sugirió empezar poco a poco. Es fácil sentirse abrumado e intentar alcanzar el mayor número y las mayores ambiciones. Pero cuando comienzas y no sabes cómo planificar un legado, agregar algo nuevo a un evento cada vez puede eliminar el estrés y la confusión y puede implementarse y monitorearse muy fácilmente.

Desafortunadamente, veo la palabra «legado» un día después de que termina el evento como un ejercicio de marketing. Pero Meg enfatizó que sólo podrá verse dentro de cinco, diez, veinte o cincuenta años. Deberíamos tener mucho cuidado en cómo comunicamos esto. Creo que el legado de los eventos virtuales se puede medir antes que el de los eventos en vivo porque no hay ningún elemento de infraestructura. Ahora más que nunca, en un mundo donde la tecnología digital está indisolublemente ligada a nuestras actividades y experiencias físicas, crear un evento con un impacto y un legado significativos requiere una nueva forma de pensar que tome todas las lecciones que aprendimos durante los dos años de la pandemia y Trabajo remoto: opte por lo local, piense en su audiencia virtual y en cómo su evento está creando un legado social, económico y ambiental.

Los eventos tienen un gran impacto en el mundo y ¡depende de nosotros hacerlo lo más positivo posible!

Contenido patrocinado. En colaboración con el Bern Convention Bureau.

Ubicación: Hotel Kreuz.