Métricas de la conferencia que importan – Velvet Chainsaw

«Lo que se mide, se gestiona», es una frase acuñada por el gurú de la gestión Peter Drucker. Para las conferencias anuales, esto se logra mejor identificando y adoptando una combinación de medidas de desempeño adelantadas y retrasadas.

No todas las métricas pueden brindarle la información que necesita en este momento. Los indicadores rezagados miran al pasado (los resultados finales de sus esfuerzos), mientras que los indicadores adelantados miran hacia adelante e intentan predecir resultados futuros. A continuación le mostramos cómo centrarse en los consejos clave que le ayudarán a alcanzar sus objetivos.

Participación es el indicador principal más importante. La gente generalmente vota primero con los pies y luego con la billetera. Algunos ejemplos valiosos de objetivos de desempeño de participación incluyen:

• Jugadores claves. Jugadores principales — Número de inscritos de dos o tres segmentos principales de asistentes. Identifíquelos preguntando qué segmentos están abordando los mayores desafíos o impulsando el mayor cambio. Priorícelos aún más identificando cuál de estos segmentos les gustaría ver más a nuestros patrocinadores o expositores.
• Expositores ancla — Si tiene un piso de exhibición, su sostenibilidad futura será un resultado directo del mantenimiento de expositores ancla. Establezca objetivos para la cantidad de expositores con stands de 400 pies cuadrados o más. Conseguir nuevos expositores con stands más pequeños suele ser una curita a corto plazo.
• Asistencia a la sesión — Al menos la mitad de los asistentes elegibles deben presentarse a conferencias magistrales o a un bloque de sesiones simultáneas. Esto parece una métrica fácil de pasar por alto, pero le sorprendería saber cuántas conferencias anuales caen por debajo de este punto de referencia.

Financiero es el área principal donde se necesita una buena combinación de indicadores adelantados y rezagados. Los indicadores rezagados pueden incluir elementos como ingresos brutos o ganancias brutas. Los indicadores clave a considerar incluyen:

• Diversificación de ingresos — Si al menos el 30 por ciento de sus ingresos proviene de la inscripción y el 30 por ciento o más proviene de la exposición y el patrocinio, tiene una buena diversificación de ingresos. Si regala al menos $1 de patrocinio por cada $3 de ventas de stands de exhibición, tiene una buena diversificación de ingresos. Si su conferencia anual no alcanza estos puntos de referencia, debe identificar una métrica de desempeño para lograr cambios.
• Propuesta de valor del asistente — Al menos el 60 por ciento de los costos directos de las reuniones deben asignarse a categorías que se sumen a la experiencia de los asistentes, un punto de referencia que proviene de convocarÚltima encuesta sobre el mercado de reuniones. Esto incluye inversiones en alimentación y bebidas, producción/AV, oradores/entretenimiento, WiFi, desarrollo de aplicaciones y gestión de transporte/destinos.
• Anexo de exposición/patrocinador — Para cada uno de estos grupos de ingresos, identifique a los expositores y patrocinadores que invirtieron este año y el año pasado. Si al menos las tres cuartas partes de los ingresos de este año provienen de los expositores y/o patrocinadores del año pasado, está en un buen lugar.

Satisfacción — Es mejor hacerlo simple. La única métrica que recomendaríamos utilizar es Net Promoter Score (NPS). Haga la pregunta: en una escala de 0 a 10, ¿qué probabilidades hay de que recomiende este evento a un amigo o colega de nuestra industria? A menudo comenzamos con un objetivo de NPS de +45.

Asistencia por lealtad

La métrica de desempeño más importante para medir la fortaleza de la reunión anual es la lealtad de asistencia. Para esta medición, identifique el porcentaje de asistentes a la reunión de este año que también asistieron a una o más de sus dos reuniones anuales anteriores. Si al menos la mitad de sus participantes son fieles o habituales, normalmente tendrá un producto muy sólido. Asegúrese de no incluir categorías de registro como expositores, estudiantes, personal, prensa e invitados en esta medición. (Eso sería hacer trampa).