Manejándolo todo: 3 estrategias para aliviar el estrés del personal de eventos

Desde asegurar un lugar con meses de anticipación hasta contratar entretenimiento y elegir la aplicación del evento para usar en el gran día, el personal del evento tiene que hacer malabarismos con muchas tareas para garantizar que sus eventos se desarrollen sin problemas. Sin embargo, la multitud de responsabilidades puede hacer que el puesto sea estresante.

Dado que casi 3 de cada 5 empleados informan sobre los impactos negativos del estrés relacionado con el trabajo, los organizadores de eventos como usted deben hacerse cargo de su salud mental y encontrar estrategias de alivio del estrés que funcionen para ellos.

¡Para eso es esta guía! Aquí, cubriremos las mejores estrategias para aliviar el estrés. Con ellos en mente, podrá administrar con confianza su salud mental y asegurarse de poder manejar sus responsabilidades diarias.

¿Por qué es importante aliviar el estrés para el personal de eventos?

Antes de explorar las estrategias, echemos un vistazo más de cerca a por qué el alivio del estrés es tan importante para los planificadores de eventos y el resto del personal de eventos. Según Swaim Strategies, planificar un evento requiere muchos pasos, como determinar el propósito de su evento, establecer los objetivos del evento, establecer su presupuesto, decidir los detalles del evento, promocionar el evento y hacer un seguimiento posterior con los asistentes. .

Como planificador de eventos, sabes que estos pasos se pueden dividir en docenas de tareas más pequeñas, lo que genera mucho trabajo por delante. Además de la carga de trabajo, existen muchos otros factores estresantes que puede encontrar, como problemas de comunicación, cumplimiento de las expectativas del cliente, plazos ajustados, largas horas de trabajo y más. De hecho, la planificación de eventos se considera el sexto trabajo más estresante.

A medida que aumenta el estrés, se producen varios efectos negativos, entre ellos una reducción de la motivación y la satisfacción laboral, problemas de salud física y mental, baja productividad, aumento del ausentismo y conflictos interpersonales. Todos estos efectos pueden crear un círculo vicioso que resulta en una reducción de la productividad e incluso más estrés, lo que eventualmente conduce al agotamiento.

Tres estrategias para aliviar el estrés para el personal y los organizadores de eventos

Sabes que la planificación de eventos es un trabajo duro. Debido a esto, debe tomar el control del estrés en sus propias manos e implementar prácticas que se adapten a sus necesidades específicas. Considere las siguientes tres estrategias de reducción del estrés y cómo pueden ayudarle a convertirse en un planificador de eventos más realizado y menos estresado.

1. Priorización de la gestión del tiempo

Cuando tienes una montaña de tareas que completar, es natural que no puedas terminarlas todas en un día laborable. Eso está totalmente bien, siempre y cuando aproveches al máximo tu tiempo en el trabajo con habilidades efectivas de administración del tiempo.

Aquí hay algunas maneras en que puede administrar mejor su tiempo en el trabajo:

• Elija una prioridad diaria. Cada día, identifique la tarea más importante o urgente. Comprométete a completar esta tarea antes del final de tu jornada laboral para asegurarte de estar al tanto de tus responsabilidades. Esta estrategia le permite abordar su trabajo de manera más consciente.
• Divida las tareas grandes en pequeñas. Cuando se enfrentan a una tarea grande y desalentadora, algunos profesionales se sentirán abrumados, lo que aumentará sus niveles de estrés. Para combatir esto, divida cualquier tarea grande en partes más pequeñas. Por ejemplo, si necesita reservar un servicio de catering para su próximo evento, puede dividir la tarea para investigar e identificar cinco opciones principales y solicitar una consulta o cotización de cada una.
• Elija un sistema de gestión del tiempo. Puede beneficiarse de tener un sistema de gestión del tiempo dedicado. Por ejemplo, puedes considerar el bloqueo de tiempo, donde dedicas ciertos «bloques» de tiempo para concentrarte en ciertas tareas sin dejar que otras te distraigan. Esto puede parecer como reservar dos horas por la mañana para buscar software de grabación de eventos y dedicar la hora después del almuerzo a responder y enviar correos electrónicos.

El aspecto más importante de la gestión del tiempo es ser realista acerca de sus capacidades. Dale a cada tarea el tiempo que merece y trata de no subestimar cuánto tiempo llevará; de lo contrario, puedes llegar al final de la jornada laboral sin completar todas las tareas que pretendías.

Si está buscando formas de reducir el tiempo necesario para completar sus tareas, puede solicitar que su empresa compre software que le ayude a hacerlo. Esta es una práctica común para empresas y organizaciones sin fines de lucro. Por ejemplo, una empresa de masajes puede comprar software de terapia de masajes para agilizar las reservas y una organización sin fines de lucro puede comprar un sistema de gestión de constituyentes (CRM) para ayudar a realizar un seguimiento de todos sus seguidores.

Como planificador de eventos, probablemente usted se beneficiará al máximo del software de gestión de eventos. La solución adecuada lo ayudará a organizar eventos memorables, optimizar sus esfuerzos promocionales para aumentar la venta de entradas, administrar los datos de los asistentes, medir el retorno de la inversión (ROI) de su evento y más.

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2. Fomentar el equilibrio entre la vida personal y laboral

Además de gestionar estratégicamente su tiempo en el trabajo, también debe fomentar un equilibrio entre la vida laboral y personal que respalde sus prioridades y necesidades. Si bien es inevitable que tengas largas jornadas como planificador de eventos, eso no significa que debas sacrificar el equilibrio entre tu vida personal y laboral todos los días.

Considere estas ideas para encontrar un equilibrio entre su vida personal y profesional:

• Tome descansos cuando sea necesario. Durante la jornada laboral, no dudes en hacer descansos si los necesitas. De hecho, pueden mejorar su productividad al aumentar la creatividad y la capacidad de toma de decisiones, lo que resulta en un trabajo de mayor calidad. Si se siente estresado, realice una caminata rápida de 10 minutos para aclarar su mente y reenfocarse.
• Establece límites con el trabajo. Permítete desconectarte completamente de tu trabajo cuando estés en casa o tómate un tiempo personal. Para hacer esto, establezca límites razonables en el trabajo, como no trabajar durante la hora del almuerzo, no revisar sus correos electrónicos ni atender llamadas de trabajo cuando esté fuera de la oficina y limitar las horas extra a lo que sea absolutamente necesario para su función.
• Tómate tu tiempo de vacaciones. La mejor manera de recargar energías es tomarse un tiempo alejado de su ambiente de trabajo estresante, lo que significa tomarse sus vacaciones. Incluso si te preocupa tu carga de trabajo, los estudios demuestran que por cada 10 horas adicionales de vacaciones que se toman los empleados, su rendimiento al final del año mejora un 8%. Al menos, ¡piense en ello como una forma de trabajar mejor en el futuro!

Cuando se trata de encontrar el equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida privada, el primer paso debe ser prestar atención a sus necesidades. Evalúe continuamente su desempeño laboral y sus niveles de estrés y ajuste su enfoque si descubre que el nivel de su trabajo está disminuyendo o su estrés está aumentando.

3. Reservar tiempo para relajarse

Superficialmente, esta estrategia puede parecer muy similar a la anterior. Sin embargo, existe una diferencia entre equilibrar su vida personal y profesional y dedicar tiempo a relajarse.

Haz espacio para que puedas vincularte con tus amigos y participar en cualquier pasatiempo que te ayude a reducir el estrés y sentirte más positivo. Esto podría significar cenar con amigos, bailar salsa, ver una película en casa o cualquier otra actividad que le resulte relajante.

Incluso puede buscar fuentes externas que le ayuden a relajarse, dándose un capricho con una terapia de masaje o programando una cita con un consejero de salud mental. Estas actividades pueden incluso estar cubiertas por su seguro médico (según MassageBook, ¡algunos masajistas aceptarán un seguro para que sus servicios sean más asequibles!), lo que le facilitará aún más participar en ellas.

En última instancia, la forma en que te relajes depende totalmente de ti. Lo que debes hacer es identificar qué te ayuda a relajarte y desconectarte completamente del estrés del trabajo.

Su salud mental importa

Desde preocuparse por los proveedores hasta ludificar su evento para los asistentes, usted tiene muchas responsabilidades que cumplir como planificador de eventos. Sin embargo, para asegurarse de ofrecer eventos que cumplan sus objetivos y generen el impacto que desea, debe ocuparse de ellos. tú mismo. Con estas estrategias para aliviar el estrés, estará en camino de desarrollar una mayor concentración y productividad en la planificación de su evento, ¡y al mismo tiempo podrá relajarse!