Los pros y los contras de la evaluación de eventos

La industria de eventos está creciendo, y no solo porque estamos emocionados de volver a las reuniones en persona, sino también porque los organizadores de eventos mejoran constantemente su oficio. Gracias a la evaluación de eventos, los organizadores mejoran continuamente sus habilidades, optimizan las experiencias del evento y redefinen lo que significa organizar un evento exitoso.

En este blog, lo guiaremos a través de los conceptos básicos de la evaluación de eventos y le explicaremos los pasos clave para medir el éxito de un evento de arriba a abajo.

¿Cuál es la valoración del evento?

La evaluación del evento consiste en determinar si ha organizado un evento exitoso. El proceso de evaluación cubre todo el ciclo de vida de la planificación de eventos, incluido antes, durante y después del evento. Implica mirar debajo de la superficie y comprender tanto las victorias como las derrotas, identificando así qué se puede repetir y qué se puede mejorar en un evento futuro.

Un organizador puede utilizar varios métodos para recopilar comentarios, como una encuesta de evento, una encuesta de salida o una evaluación de impacto. Estas técnicas de evaluación, entre muchas más, permiten a los profesionales de eventos recopilar dos tipos de información:

1. Comentarios cualitativos sobre el evento: Esto incluye información que no es necesariamente datos concretos, pero que aún puede evaluar las opiniones y experiencias personales de los asistentes y partes interesadas. Por ejemplo, una encuesta de satisfacción del cliente podría incluir una pregunta abierta en la que los encuestados reflexionen sobre el evento con sus propias palabras, tanto buenas como malas. La retroalimentación cualitativa proporciona un contexto adicional sobre el éxito o el fracaso del evento.
2. Comentarios cuantitativos del evento: Aquí encontrará números concretos y analíticos. Los resultados basados ​​en datos son importantes porque muestran claramente si una sesión o activación resuena entre los asistentes o fracasa. Por ejemplo, las métricas cuantitativas pueden incluir la cantidad de ventas de entradas, menciones en las redes sociales, visitas al stand de patrocinadores y resultados de encuestas.

¿Por qué es importante el proceso de evaluación?

La evaluación y la gestión de eventos van de la mano como la mantequilla de maní y la mermelada. ¿Por qué? Porque cuando evalúa los datos de un evento, puede tomar decisiones tangibles para mejorar la gestión de eventos en el futuro.

A su vez, todas las partes interesadas se benefician del proceso de evaluación. Si usted es un organizador de eventos, un patrocinador de eventos o un asistente, aquí le explicamos cómo se beneficiará:

• Organizador: Medir proactivamente el éxito de un evento permite al administrador de eventos ver cómo los resultados se comparan con su objetivo predeterminado. Esto les permite no sólo mejorar continuamente futuras reuniones y eventos, sino también fortalecer las relaciones con los patrocinadores al mostrar un retorno positivo de su inversión. Esto es particularmente significativo considerando que los patrocinadores son la principal fuente de ingresos para al menos el 23% de los organizadores de eventos.
• Patrocinador: Es igualmente importante que el patrocinador de un evento obtenga datos tangibles que muestren si el evento valió su tiempo y dinero. Ya sea que su objetivo sea aumentar el conocimiento de la marca o atraer a su público objetivo, los datos concretos de los eventos les ayudan a justificar futuros patrocinios.
• Invitado: El objetivo de la evaluación del evento es crear una experiencia mejor y más cautivadora para los invitados. Naturalmente, los asistentes se benefician de esta disposición, ya que el organizador del evento adapta el contenido para satisfacer sus intereses y necesidades específicas.

Cómo evaluar un evento

¿No estás seguro por dónde empezar? Estamos aquí para ayudar. Veamos el proceso de evaluación de principio a fin.

1. Establezca objetivos INTELIGENTES y KPI

Establecer una meta (normalmente varias) es fundamental porque define cómo medir el éxito del evento. A la hora de planificar los objetivos de tu evento, lo mejor es seguir la metodología SMART:

• S – Específico: El objetivo debe ser específico para que sea eficaz. Pregúntese qué necesita lograr y los pasos específicos necesarios para lograr sus objetivos.
• M – Se mide: Los objetivos también deben ser cuantificables. Esto hace que sea más fácil realizar un seguimiento del progreso y saber cuándo se ha dado en el blanco.
• A – Alcanzable: ¿Es realmente alcanzable el objetivo? Piense en esto como poner su visión en perspectiva para asegurarse de que sea realmente realista.
• R – Relevante: ¿El objetivo se alinea con los objetivos de su organización? ¿Impulsar su negocio?
• T – Con límite de tiempo: Todos los objetivos del evento necesitan una fecha límite para que puedas medir el éxito de manera efectiva.

Los objetivos pueden variar según el tipo de evento, formato y público objetivo. Por ejemplo, el 94% de los organizadores de eventos B2B utilizan la «canalización generada» como métrica clave de éxito. Por otro lado, el 85% de los especialistas en marketing consideran la satisfacción de los asistentes su objetivo más importante. Al final, lo único que importa es que sus objetivos SMART coincidan con usted y las necesidades específicas de su negocio.

2. Mide el éxito del evento

Ahora que sabes cuál es tu objetivo, es hora de realizar un seguimiento de tu progreso. Recuerde, la evaluación de eventos ocurre en todas las etapas del ciclo de vida de la gestión de eventos, por lo que los siguientes pasos pueden ocurrir antes, durante o después del evento (según la actividad).

1. Solicite comentarios de los asistentes: realice encuestas de eventos de su público objetivo, haciendo preguntas específicas sobre el contenido del evento, oportunidades de networking y más. Por ejemplo, una encuesta previa al evento es excelente para medir las expectativas, mientras que una encuesta posterior al evento evalúa si el evento cumplió con sus expectativas.
2. Complete la encuesta de salida del personal del evento: Una encuesta de salida es un formulario de evaluación que los miembros de su personal completan una vez finalizado el espectáculo. Esta es una forma eficaz de identificar los puntos débiles del equipo, las frustraciones o cualquier cosa que haya podido complicar la producción de los eventos.
3. Monitoreo de redes sociales: Esté atento y busque actividad en las redes sociales que mencione su evento. Si su evento es un éxito, es probable que sus asistentes lo aprecien en línea. Desafortunadamente, lo mismo puede ocurrir si sienten lo contrario. De cualquier manera, es esencial conocer la historia completa y comprender la conversación.
4. Cuantificar ingresos: Dado que los costos de los eventos son un 25 % más altos que en 2019, es importante obtener una lectura precisa de pérdidas y ganancias. Ya sea venta de entradas u otras fuentes de ingresos, revise sus estados financieros y cuantifique su impacto en los resultados, tanto para usted como para su patrocinador.
5. Comparar registros con check-ins: Dicho esto, la venta de entradas no es lo más importante. Es posible que haya vendido entradas a personas registradas que nunca se presentaron al evento, lo que podría indicar una debilidad en su estrategia de promoción.

¿Busca más información sobre encuestas de eventos? Consulte nuestro manual de estrategias de encuestas de eventos para conocer todas las preguntas que necesita hacer antes, durante y después de su próximo evento.

3. Revise los comentarios del evento e informe sus resultados.

Tómese el tiempo para revisar sus datos cuantitativos y cualitativos y asegúrese de completar una evaluación justa y objetiva de los resultados. Una vez completado, recopile sus conocimientos en un informe y compártalo con sus partes interesadas y patrocinadores.

Lo ideal es que el informe sea conciso y que sólo los datos importantes muestren el valor del evento. Generalmente, hay ocho secciones que deben incluir:

1. Resumen ejecutivo: ¿El evento fue un éxito o no?
2. Fines y objetivos: ¿Cuál fue el propósito del evento?
3. Reddit sobre inversiones: ¿Fue el evento un éxito financiero?
4. Devolver sobre los objetivos: ¿El evento cumplió con otras expectativas, como exposición en los medios o conocimiento de la marca?
5. La efectividad del evento: ¿Cómo se sintieron los asistentes al evento?
6. Presupuesto: ¿Cómo se comparan los costos con el presupuesto original?
7. Áreas de mejora: ¿Qué podrías hacer diferente en un evento futuro?
8. Conclusión: ¿Este evento fue más o menos exitoso que inversiones anteriores?

4.Hacer mejoras

Todo lo que queda es actuar según sus conocimientos. Cambie la respuesta en el programa de su evento y publique un evento mejor la próxima vez.

Simplifique la evaluación con Webex Events

El proceso de evaluación solo funciona si tienes las herramientas adecuadas para el trabajo. Desafortunadamente, los planificadores de eventos a menudo tienen dificultades para recopilar datos, retroalimentación y demostrar el retorno de la inversión a sus socios.

Buenas noticias: hay una solución para esto. Con una plataforma de gestión de eventos como Webex Events, puede obtener información perfecta sobre cada etapa del proceso de planificación de eventos. Desde la satisfacción de los asistentes hasta la participación de los oradores y los ingresos de los patrocinadores, no tendrá problemas para actuar según sus comentarios y mejorar las experiencias de eventos futuros.