Lista de verificación de producción audiovisual para presentaciones impecables: una guía para presentadores y administradores de eventos

Como le dirá cualquier profesional de eventos con experiencia, tener el contenido adecuado es sólo la mitad de la batalla. La forma en que se presenta marca una gran diferencia en la forma en que se recibe. Como todo lo demás hoy en día, se trata de la experiencia que tenga su audiencia mientras sus oradores transmiten ese contenido. Necesitan poder ver las imágenes, escuchar al orador y captar el mensaje sin interrupción (es decir, dificultades técnicas), para obtener el impacto total del mensaje que se transmite.

Afortunadamente, con una preparación bastante sencilla, puedes asegurar una presentación impecable en todo momento.

audiovisuales

• Instale monitores de piso a techo para que los oradores vean sus diapositivas y notas al mismo tiempo.
• Utilice un reloj de cuenta regresiva para mantener a los oradores a tiempo. Asegúrese de que sea claramente visible para ellos y de que estén dispuestos a prestarle atención.
• Evalúe a sus oradores para detectar necesidades especiales (puntero láser, conexión a Internet para demostraciones, audio, video, etc.)
• Trabaje con su equipo de producción audiovisual para determinar:
  • El tipo correcto de micrófonos para sus parlantes (de solapa, micrófono de podio, de mano inalámbrico, etc.)
  • El tipo, número y ubicación de los parlantes de audio para garantizar que todos los miembros de la audiencia tengan la misma experiencia.
  • El tamaño, tipo, número y ubicación de las pantallas que se colocarán alrededor del lugar para lograr la máxima visibilidad de la audiencia.
• Asegúrate de tener un avance de diapositivas (también conocido como ‘clicker’) y una copia de seguridad en caso de que uno se pierda o deje de funcionar.

Configuración y logística

• Decide por dónde entrarán y saldrán los ponentes del escenario.
• Determinar dónde estarán los oradores «en cubierta» cuando estén esperando para hablar.
  • Una sala verde o sala ‘lista para oradores’ con un monitor que tiene una transmisión en vivo de la reunión y una conexión de audio para que sus presentadores sepan lo que sucede en el escenario principal mientras se preparan.
  • Un área no intrusiva para recibir micrófonos, en el escenario a la izquierda, a la derecha o al fondo de la sala.
• Realiza un ensayo obligatorio con tus ponentes. Su socio audiovisual puede informar a los oradores sobre las mejores prácticas en este momento (técnica del micrófono, uso del clicker, permanecer en el área definida en el escenario)
  • Considere pedirle al administrador de contenido que llegue entre 15 y 30 minutos antes para revisar cualquier contenido actualizado con el equipo de producción.
  • Pídele a tu equipo de producción audiovisual que pruebe TODOS los equipos.*
• Agregue un controlador/enlace de orador para brindar una experiencia de «guante blanco» a sus presentadores. Esta persona ayudará en los ensayos y guiará a los presentadores mientras se mueven desde la sala verde hasta la estación de micrófonos y el escenario.
  • Comparta la siguiente lista de verificación de ‘Consejos para presentadores’ con sus oradores, una vez que su participación esté asegurada

Lista de verificación del presentador

• Si está utilizando una Mac para crear sus diapositivas de PowerPoint, pruebe sus diapositivas en una PC antes del evento. Las transiciones, los gráficos y los archivos multimedia a veces tienen problemas de compatibilidad que debes solucionar antes de renderizar en una PC. Traiga una copia de su presentación lista para PC y Mac. Antes de usar Keynote para hacer sus diapositivas, consulte con su administrador de oradores para asegurarse de que puede presentar desde una Mac; Si avisa con suficiente antelación, deberían poder coordinarse con su socio audiovisual para traerle una computadora portátil adecuada.
• Considere la relación de aspecto de sus diapositivas. Si no se ha comunicado ¡pregunta! Una presentación con una proporción de 16:9 (el estándar actual) llena todo el espacio y tiene un efecto más agradable a la vista. Una presentación con una relación de aspecto de 3:4 tendrá «espacios muertos» (barras negras) a ambos lados si la pantalla está en formato panorámico.
• Si desea utilizar audio en su presentación, asegúrese de notificar a los organizadores de su conferencia que necesita una conexión de audio.
• Si crea una presentación con video o audio en PPT, asegúrese de insertar los archivos en el archivo. Pruebe el archivo incrustado para asegurarse de que funciona. Recuerde que un archivo .mov probablemente NO se reproducirá en PowerPoint en una PC y un .wmv NO se reproducirá en una Mac.
• Organice sus notas de conversación en viñetas y puntos de conversación simples
  • Su monitor de confianza se colocará cerca de usted en el campo y, dependiendo del tamaño, puede resultar difícil leerlo desde su punto de vista, así que kMantenga sus notas simples.
  • Trate de evitar mirar demasiado las notas y controle su confianza. Esto debe usarse únicamente como referencia rápida.
  • Considere crear sus notas con un fondo oscuro y texto claro. Un fondo blanco en la pantalla a veces puede crear una sombra luminosa en el presentador.
• Utilice únicamente contenido sin conexión. Si depende del contenido web en vivo, puede llevarse una sorpresa desagradable si surgen problemas con el ancho de banda. Si desea utilizar contenido en línea, asegúrese de coordinarlo con su equipo de oradores.
• Cuando envíe sus diapositivas por correo electrónico, incluya copia en copia para asegurarse de que el archivo adjunto se envíe correctamente.
• Tenga siempre una copia de seguridad de su presentación en la nube (Box, Dropbox u otro sitio de almacenamiento en la nube), en caso de que la presentación que envió al equipo del evento (o que trajo en un USB) se pierda o se dañe.

* Las pruebas de equipos y de tecnología son estándar con AVT, pero no todas las empresas audiovisuales lo son. lo mismo. Asegúrese de tener todas las bases cubiertas para que no haya problemas de resolución de problemas durante la reunión.

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